Comment bien nettoyer des locaux de bureaux : conseils pour la propreté et l'hygiène
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Que vous possédiez un immense open-space ou disposiez d'un petit espace, un environnement de travail propre et ordonné est crucial pour vos employés. Un bureau bien entretenu se traduit par une augmentation de la productivité et une meilleure santé, car on limite la présence de germes et de poussières.
Mais quelle méthode permet de nettoyer efficacement des locaux de bureaux ? Éliminer occasionnellement une tache ou passer rapidement l'aspirateur ne pose généralement pas de problème. En revanche, un nettoyage de fond de la totalité des pièces et des surfaces, ainsi que le grand ménage régulier requièrent non seulement un équipement et des produits adéquats, mais aussi une planification minutieuse. Dans notre guide, nous vous montrons comment appréhender les opérations de nettoyage quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles selon un système, et comment vous y préparer au mieux.
Pourquoi est-il si important de nettoyer les bureaux régulièrement ?
La loi impose que les bureaux soient propres et régulièrement nettoyés. Au-delà des aspects sanitaires qui sont ici au centre des préoccupations, il existe d'autres bonnes raisons d'entretenir vos bureaux.
- Prévenir l'usure et la détérioration : Vos meubles et équipements électroniques restent intacts plus longtemps.
- Réduire le stress : Un bureau bien rangé met de l'ordre et du baume au moral du personnel.
- Améliorer la qualité de l'air : En limitant la poussière et les substances nocives, les espaces propres réduisent le risque d'allergies et de rhumes.
- Augmenter la sécurité : L'ordre réduit la probabilité d'accidents sur les lieux de travail.
- Stimuler l'esprit d'équipe : Un bureau propre motive le personnel et renforce la collaboration.
Les employés n'ont pas l'obligation de faire le ménage
Vous pouvez certes encourager votre équipe à faire place nette sur les bureaux et à désencombrer l'espace, mais la législation ne permet pas d'obliger les collaborateurs à faire le ménage dans les bureaux. Vous avez donc le choix entre engager du personnel dédié à l'entretien, ou bien faire appel à une entreprise de nettoyage professionnelle.
Employer votre propre personnel d'entretien requiert une bonne planification en amont. Assurez-vous de la disponibilité du matériel et des détergents nécessaires et définissez un planning pour le ménage quotidien, hebdomadaire et mensuel en gardant à l'esprit que l'entretien ne doit pas déranger vos collaborateurs dans leur travail.
En quoi consiste exactement l'entretien d'un bureau ?
Un ménage de fond du bureau ne consiste pas seulement à assurer la propreté des espaces les plus visibles. Vous devez tenir compte des exigences respectives de chaque pièce et de chaque surface, et mettre à disposition des appareils et des produits de nettoyage adéquats.
Postes de travail
Vos employés passent la plupart de leur temps à leur poste de travail. Or, un environnement sain favorise leur concentration et leur motivation. Notamment durant l'hiver, l'hygiène est cruciale afin que les bactéries et les virus ne se propagent pas.
A quoi faut-il être particulièrement attentif ?
- Maintenir propres les surfaces des bureaux. Elles doivent être exemptes de poussière et de salissures.
- Désinfecter les claviers et les ordinateurs, car ce sont des nids à germes.
- Nettoyer les écrans avec précaution pour éviter toutes traces et tous dommages.
- Nettoyer en profondeur les sièges, en particulier les accoudoirs et les assises.
Sols et fenêtres
Les sols et les tapis accumulent rapidement la poussière, la saleté et les bactéries. En l'absence de nettoyage, ces bactéries s'installent dans l'air et peuvent engendrer des problèmes respiratoires ou des allergies. Par ailleurs, des moisissures peuvent se former sur les fenêtres non nettoyées.
A quoi faut-il être particulièrement attentif ?
- Aspirer les tapis et nettoyer immédiatement les taches.
- Nettoyer les sols durs, en particulier dans les zones très fréquentées.
- Ne pas oublier les plinthes et les coins où la poussière s'amasse souvent.
Kitchenettes et salles de pause
Ce sont des zones restreintes où les employés se retrouvent régulièrement. Appliquez les normes d'hygiène à la lettre dans ces pièces afin d'éviter au maximum la propagation des germes.
A quoi faut-il être particulièrement attentif ?
- Nettoyer régulièrement les surfaces de travail pour éliminer les résidus alimentaires et les taches.
- Nettoyer minutieusement les micro-ondes, réfrigérateurs et lave-vaisselle.
- Vider régulièrement les poubelles.
- Mettre du liquide vaisselle et des chiffons à disposition du personnel afin qu'il prenne part activement au nettoyage. Veillez à réapprovisionner les consommables dès qu'il sont vides.
Installations sanitaires
Un nettoyage minutieux est ici indispensable pour réduire les germes et empêcher la prolifération d'agents pathogènes.
A quoi faut-il être particulièrement attentif ?
- Désinfecter régulièrement les toilettes, lavabos et urinoirs.
- Essuyer les sols et nettoyer les joints, où la saleté s'accumule souvent.
- Réapprovisionner régulièrement les produits d'hygiène, dont le papier toilette, le savon et les essuie-mains en papier.
- Fournir des distributeurs de savon et des distributeurs de désinfectant pour les utilisateurs.
Entrées et réceptions
Une entrée impeccable donne une image positive de votre société, surtout si des partenaires externes visitent vos bureaux.
A quoi faut-il être particulièrement attentif ?
- Nettoyer les paillassons pour réduire la saleté et l'humidité dans le bâtiment.
- Astiquer les portes vitrées et les comptoirs d'accueil, pour éliminer les traces de doigts.
- Nettoyer le mobilier, en particulier dans les zones d'attente très fréquentées.
- Prendre soin de la décoration, dont les plantes.
Cages d'escalier et couloirs
Les escaliers et les couloirs font souvent partie intégrante des espaces de bureau et doivent également être entretenus. Tout comme l'entrée, ils laissent une première impression importante aux visiteurs.
A quoi faut-il être particulièrement attentif ?
- Balayer et essuyer régulièrement les sols, surtout en cas d'intempéries telles que la pluie ou la neige.
- Désinfecter les rambardes, car elles font l'objet de contacts récurrents.
De quoi est composé l'arsenal d'entretien pour un bureau ?
En fonction de l'aménagement des bureaux de votre entreprise, vous aurez besoin de différents produits et appareils d'entretien. Tout l'équipement doit satisfaire aux exigences des surfaces concernées, à commencer par le matériel simple comme le balai, l'aspirateur et les chiffons en microfibres, jusqu'aux produits de nettoyage spéciaux pour le verre, le bois ou les tapis.
Produits de nettoyage
Optez pour des produits d'entretien adaptés aux surfaces et aux meubles de vos bureaux. Voici les plus courants :
- Le désinfectant contre les germes et les bactéries présents sur les surfaces.
- Le nettoyant à vitres pour les fenêtres, miroirs et surfaces en verre.
- Le nettoyant universel, utilisable pour les surfaces les plus diverses.
- Le nettoyant spécial pour les exigences particulières comme l'entretien du bois ou de la pierre.
- Le nettoyant moussant pour les chaises ou les fauteuils rembourrés.
- Selon la nature du sol, utilisez un nettoyant spécial ou un produit de rinçage pour effectuer un nettoyage de fond tout en préservant les matériaux.
- Le shampoing pour tapis.
- Le produit à récurer, contre la saleté tenace sur les surfaces dures.
Appareils de nettoyage
Choisissez des ustensiles et des appareils de nettoyage en fonction de vos besoins et du type de vos locaux. Voici quelques ustensiles courants :
- Le seau
- Les lingettes humides ou un chiffon pour l'essuyage humide.
- Le chiffon sec ou chiffon en microfibres pour enlever la poussière et polir les surfaces.
- Les éponges (douces et grossières) pour diverses surfaces.
- Le tampon de nettoyage ou les éponges à récurer pour la saleté tenace.
- Le balai-serpillère pour le nettoyage humide des sols durs.
- L'aspirateur avec ses accessoires spéciaux.
- La raclette pour les vitres pour nettoyer sans traces les surfaces en verre.
- Le plumeau pour les endroits difficiles à atteindre.
Matériel sanitaire
Il vous faut en outre des consommables et des chiffons d'essuyage adaptés :
- Les sacs poubelle en différentes tailles.
- Les gants jetables pour se protéger contre la saleté et les produits chimiques.
- Les lingettes hygiéniques pour les petits coups de nettoyage inopinés et rapides.
- Le désodorisant pour une odeur agréable.
Équipements et accessoires
S'armer des accessoires adéquats peut considérablement faciliter les travaux d'entretien. Par exemple :
- Les chariots de ménage pour transporter efficacement les produits d'entretien.
- Les sprays pour produits d'entretien sont pratiques pour cibler la surface à nettoyer.
- Les escabeaux et marchepieds pour les fenêtres ou les étagères difficiles à atteindre.
La préparation optimale pour l'entretien du bureau
Alors que pour un ménage quotidien, il suffit d'un simple protocole d'entretien qui s'installe avec le temps, le ménage de fond requiert une planification plus élaborée. Et peu importe si vous avez du personnel en interne ou si vous confiez l'entretien à un prestataire externe.
Les étapes suivantes aident à la préparation.
- Désencombrer : Faites place nette en enlevant tout ce qui est superflu. Un bureau ordonné facilite le nettoyage et permet d'accéder aux endroits difficiles d'accès comme les étagères ou les coins de tables.
- Se procurer les produits et le matériel d'entretien : Faites l'inventaire des surfaces et des matériaux présents dans vos bureaux, puis procurez-vous les produits et ustensiles adéquats. Ceci assurera non seulement une propreté optimale, mais évitera aussi d'éventuelles détériorations.
- Impliquer le personnel : Demandez au personnel de ranger les postes de travail (à la fin de la journée), afin de faciliter le nettoyage des surfaces. Communiquez la date du ménage à votre équipe suffisamment en amont.
- Planifier le déroulé des tâches : Établissez une vue d'ensemble montrant l'ordre dans lequel les différentes tâches doivent s'enchaîner. Nous vous recommandons de débuter par l'entretien grossier, de poursuivre avec le ménage de fond, puis de clore par le nettoyage des surfaces. Déterminez également l'ordre des pièces à nettoyer et prévoyez du temps pour l'aération.
Les techniques d'entretien efficaces : mode d'emploi étape par étape
Une fois la phase de préparation terminée, les opérations de nettoyage peuvent commencer. Nous faisons la distinction entre les tâches de ménage quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, et vous prodiguons ci-après des conseils pratiques pour une mise en œuvre efficace.
Check-list pour l'entretien quotidien du bureau
Intégrez les tâches de nettoyage suivantes, de préférence chaque jour.
- Nettoyer les espaces de travail : Les bureaux, les claviers et les téléphones devraient être désinfectés quotidiennement, car la poussière, les germes et les bactéries s'y accumulent très vite. Pour ce faire, un désinfectant doux suffit. Astuce : Pour réduire la présence des bactéries au bureau, pensez à utiliser les purificateurs d'air. Ils protègent des maladies, notamment dans les périodes propices aux rhumes.
- Vider les poubelles : Sortez une fois par jour les déchets accumulés dans les poubelles de bureau afin d'éviter les mauvaises odeurs et la formation de moisissures. Tenez compte du tri des déchets pour éliminer correctement les matériaux recyclables.
- Aspirer les sols : Passer l'aspirateur tous les jours permet d'évacuer la saleté et la poussière : un geste essentiel pour maintenir la propreté des sols des entrées et des moquettes.
- Désinfecter les sanitaires : Les toilettes, les lavabos et les miroirs requièrent un nettoyage et une désinfection quotidiens avec des nettoyants pour salle de bain afin de limiter la présence de germes. N'oubliez pas de réapprovisionner les distributeurs de savon, de papier toilette et d'essuie-mains.
- Maintenir la cuisine et les salles de pause propres : Les plans de travail et la vaisselle requièrent un nettoyage quotidien, car il s'agit de zones très fréquentées. Vérifiez régulièrement dans les réfrigérateurs si des denrées sont périmées.
- Désinfecter les surfaces souvent sollicitées : Les poignées de porte, interrupteurs et rambardes sont de véritables clusters de germes. Utilisez des lingettes désinfectantes ou du spray nettoyant pour purifier quotidiennement ces surfaces.
Check-list pour l'entretien hebdomadaire du bureau
Certaines tâches de nettoyage se prêtent à un rythme hebdomadaire. Nous vous les listons ci-dessous.
- Nettoyer les fenêtres et les surfaces vitrées : Les fenêtres, portes vitrées et autres surfaces vitrées doivent être nettoyées au moins une fois par semaine. Éliminer les traces de doigts, la poussière et les salissures. Évitez les nettoyants agressifs qui endommagent particulièrement le verre à revêtement. Nettoyez de haut en bas pour éviter les traces de gouttes.
- Éliminer la poussière sur les surfaces : Pour nettoyer les surfaces telles que les bureaux et les étagères, privilégiez les chiffons à poussière antistatiques, car ils empêchent la poussière de virevolter, et préservent ainsi vos voies respiratoires.
- Nettoyer les appareils électroniques : Dépoussiérez également les appareils électroniques tels que les écrans, les ordinateurs, les imprimantes, sans oublier les purificateurs et les déshumidificateurs d'air. Essuyez ensuite les appareils avec un chiffon en microfibres légèrement humidifié et évitez tout contact direct entre les appareils électroniques et les produits d'entretien. La plus grande prudence est de mise notamment lors du nettoyage des PC. Pensez également à nettoyer les claviers régulièrement, car ils se salissent facilement et les germes peuvent s'y accumuler.
- Nettoyer l'électroménager : Éliminez les dépôts de graisse et de calcaire sur et dans les micro-ondes, bouilloires, cafetières, et autres équipements. Vérifiez également les égouttoirs ou les joints sur lesquels des dépôts peuvent se former. Et enfin, le réfrigérateur doit être nettoyé une fois par semaine.
- Réapprovisionner les fournitures de bureau : Contrôlez entre autres les stocks de papier pour imprimante et de cartouches d'encre, stylos à bille, enveloppes et autres fournitures de bureau. Réapprovisionnez-les afin d'éviter toute rupture de stock.
Check-list pour l'entretien mensuel du bureau
Les tâches de nettoyage suivantes sont à effectuer selon un rythme mensuel.
- Nettoyage en profondeur du sol : En plus de passer l'aspirateur tous les jours, vous devriez nettoyer les sols de manière approfondie chaque mois. Polissez les sols durs et utilisez des nettoyants spéciaux pour moquettes. Pour ces dernières, utilisez des machines de nettoyage comme pour les appareils de nettoyage humide.
- Nettoyer le mobilier : Tous les meubles doivent être nettoyés une fois par mois afin d'éliminer les taches et les odeurs. Cela comprend le nettoyage des sièges de bureau, des chaises dans les salles de réunion ou salles d'attente, ainsi que le canapé de la salle de pause. Utilisez pour ce faire des nettoyants pour meubles capitonnés ou des nettoyeurs vapeur appropriés.
- Nettoyer les luminaires : Le nettoyage des luminaires et ampoules contribue fortement à l'élimination des poussières au bureau. Pour cette mission, le plumeau ou les chiffons humides seront vos meilleurs alliés. Éteignez les lampes avant de procéder à leur nettoyage.
- Vérifier les filtres à air et les systèmes de ventilation : Examinez le fonctionnement des purificateurs d'air et des déshumidificateurs dans votre bureau. De nombreux modèles utilisent des filtres spéciaux (par exemple des filtres à charbon actif) pour éliminer les bactéries, les germes et autres particules de l'air. Il convient de les remplacer régulièrement.
- Nettoyer et ranger les archives et les réserves : Les zones d'archivage et d'entreposage doivent être nettoyées une fois par mois. Pas nécessairement tous les mois, mais régulièrement. Profitez-en pour vous débarrasser des documents superflus et gagner de la place.
- Nettoyer les encadrements de porte et les plinthes : On oublie souvent ces deux éléments discrets du mobilier, mais ils peuvent présenter à la longue des traces d'utilisation. Nettoyer les encadrements de porte et les plinthes une fois par mois avec un nettoyant universel. Pour les salissures tenaces, privilégiez un nettoyant spécial pour matières plastiques ou bois en fonction du matériau à nettoyer.
- Entretenir les extérieurs : Il peut s'agir d'allées piétonnes qui mènent à vos bureaux et que vous devez entretenir. Il faut également veiller à tailler les plantations et à en assurer l'arrosage.
Conseils pour un entretien écologique
Utilisez des produits d'entretien écologiques, car ils préservent non seulement l'environnement, mais aussi la santé de vos collaborateurs. Nombreux sont les produits de nettoyage courants qui contiennent des produits chimiques tels que l'ammoniac, le chlore ou le phosphate, et qui peuvent affecter les voies respiratoires. Certaines personnes déclenchent même des réactions allergiques.
En optant pour des alternatives respectueuses de l'environnement, vous simplifiez également l'élimination des produits, car ils sont souvent biodégradables et moins polluants pour les eaux usées. À cet égard, les conseils suivants peuvent aussi vous aider.
- Acheter des produits de nettoyage respectueux de l'environnement : Les certifications comme l'Écolabel européen ou l'Ange bleu donnent des repères et garantissent que les produits d'entretien ont été conçus dans le respect de l'environnement et de manière durable.
- Utiliser le vinaigre blanc et l'acide citrique : Au lieu d'utiliser des nettoyants chimiques pour la salle de bain et la cuisine, vous pouvez miser sur ces produits d'entretien naturels pour éliminer les germes et les dépôts de calcaire. Ces deux solutions biodégradables constituent une alternative efficace aux formules chimiques.
- Souvent, le nettoyant universel se suffit à lui seul : Un nettoyant universel écologique convient au nettoyage de quasiment toutes les surfaces et pièces. Mais les bureaux, étagères et surfaces de cuisine requièrent souvent un nettoyant spécial.
- Bien trier les déchets : Établissez un système de tri des déchets ui soit clairement compréhensible et qui puisse être facilement appliqué par tous les collaborateurs. Vous répondez ainsi aux exigences du décret sur les déchets industriels tout en contribuant à la protection du climat.
- Matériel de nettoyage réutilisable : Évitez les déchets et le gaspillage des ressources. Au lieu des brosses en plastique, privilégiez les brosses en bambou, qui sont biodégradables. Utilisez des produits de nettoyage conditionnés en sprays rechargeables plutôt qu'en emballages jetables et misez sur les systèmes à franges lavables pour remplacer les chiffons jetables.
Conclusion
Plus le local des bureaux est grand, plus le nettoyage est fastidieux, car les différentes surfaces, dont les bureaux, les moquettes, les fenêtres et les sanitaires nécessitent un entretien spécifique. Répartissez les tâches dans les programmes quotidiens, hebdomadaires et mensuels et utilisez nos listes de contrôle pour vous guider. Choisissez des produits d'entretien adaptés à chaque tâche et intégrez le planning de manière à ce qu'il devienne une routine. Vous créerez ainsi à long terme un environnement de travail propre, sain et productif pour vous et votre équipe.
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