L'autogestion : les meilleures méthodes de gestion du temps

La loi de Parkinson : pour les personnes ayant besoin d'un délai pour travailler de manière productive

Vous faites partie de ces personnes dont la productivité augmente tout à coup à l'approche du délai qui leur a été imposé ? Ou de celles qui ont besoin de travailler sous pression pour s'atteler à une tâche ? Dans ce cas, votre exemple est une illustration parfaite de la loi de Parkinson, selon laquelle on consacre davantage de temps et d'énergie à l'accomplissement d'une tâche au fur et à mesure que le délai imposé approche. D'après la loi de Parkinson, la charge de travail a tendance à se dilater avec le temps qui lui est imparti. Cela signifie que plus vous disposez de temps, plus vous avez besoin de temps. Moins vous disposez de temps, plus vous êtes stressé, et c'est là ce qu'il faut éviter. Si vous prenez conscience de ce principe, vous aurez déjà franchi un gros obstacle. Habituez-vous à pratiquer l'autodiscipline et utilisez des méthodes de gestion du temps et d'autogestion afin de ne jamais être confronté à ce problème.

La méthode SMART

Pour chaque projet, il faut mettre en place un objectif. C'est le point de départ de tous les autres projets ou tâches. Cependant, définir des objectifs adéquats n'est pas aussi simple que vous pourriez le penser. Nous sommes régulièrement confrontés à des objectifs qui nous semblent irréalisables et qui, par conséquent, nous démotivent au plus haut point. Parfois, ces objectifs sont en outre formulés de manière si floue que personne ne sait exactement ce qu'il faut précisément atteindre. Conséquence : les priorités fixées et la collaboration donnent lieu à des différends. Des ressources importantes sont gaspillées et cela peut aussi avoir des conséquences sur l'atmosphère de travail au sein de l'entreprise. Pour éviter cela, il convient de prendre plusieurs aspects en compte.

Vous souhaitez définir des objectifs appropriés et ainsi disposer d'une orientation claire dans votre quotidien professionnel ? La méthode d'autogestion SMART vous y aidera. Les étapes suivantes vous rapprocheront de votre objectif :

• S comme spécifique

  lorsque vous définissez votre objectif, soyez le plus clair possible afin d'éviter tout problème d'interprétation.



• M comme mesurable :

  déterminez des paramètres de mesure de nature quantitative ou qualitative afin que tout le monde puisse atteindre votre objectif.



• A comme atteignable :

  les objectifs doivent éveiller l'ambition et donner envie de les atteindre. Tous les participants travailleront alors d'arrache-pied.



• R comme réaliste :

  les objectifs irréalistes sont souvent source de frustration et ne servent pas vraiment à grand-chose. Gardez donc les pieds sur terre. En effet, les objectifs ne sont pas des visions.



• T comme temporellement défini :

  vous renforcez l'engagement en posant des délais. Il convient également de définir des lignes claires pour les objectifs partiels.

Le principe de Pareto

Lorsque vous ne savez plus où donner de la tête au bureau, vous risquez de vite perdre votre objectif de vue. Dans ce cas, vous allez peut-être aider le service ou les clients qui se font mieux entendre que les autres, mais pas forcément ceux qui sont les plus importants. Dans ce cas, l'essentiel peut être laissé pour compte, ce qui se ressentira sur l'atteinte de vos objectifs. Vous allez peut-être aussi compenser cette mauvaise gestion des priorités par des heures supplémentaires afin d'être en mesure de boucler ces tâches dans les temps. Dans les deux cas, c'est vous qui en souffrirez.

Il convient de choisir judicieusement l'utilisation des ressources limitées que nous avons à notre disposition, surtout dans les phases difficiles, mais pas seulement. Peu importe si l'on considère votre argent ou votre temps de travail. C'est exactement là qu'intervient le principe de Pareto, qui repose sur la règle des 80-20. Selon ce principe, 20 % du travail suffisent pour atteindre 80 % du succès escompté. Ces valeurs indicatives peuvent s'appliquer à toutes les situations possibles.

Qu'est-ce que cela signifie concrètement pour votre quotidien au travail ? Identifiez ces 20 % dans le cadre de votre travail et occupez-vous d'abord des tâches importantes. Vous pourrez ensuite vous atteler aux tâches restantes, qui elles contribueront de manière nettement moindre à votre succès ou à l'atteinte de vos objectifs.

La méthode ABC

La plupart du temps, il n'est pas facile de différencier ce qui est important et ce qui ne l'est pas. La méthode ABC, qui s'inspire de la méthode de Pareto, consiste à répartir les tâches selon trois catégories différentes. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches ou les projets ayant une importance significative pour l'entreprise et pour vous-même. Vous avez d'ailleurs peut-être déjà entendu parler du classement en trois catégories dans le cadre de la gestion du matériel ou de la distribution. En effet, ces secteurs utilisent régulièrement les analyses ABC afin de définir des classes efficaces pour les matériaux stockés et pour les clients. Le regroupement en classes ou en catégories est toujours efficace lorsque chacune d'entre elles doit être traitée spécifiquement. C'est d'ailleurs le cas lorsque vous répartissez vos tâches en plusieurs catégories. Vous pouvez prioriser des tâches, les confier ou les déléguer à une autre personne, les remettre à plus tard ou les supprimer définitivement de votre liste.
La méthode ABC est relativement simple et pourtant, elle est efficace. Rassemblez les tâches que vous devez effectuer et classez-les dans les catégories suivantes :

• Les tâches de catégorie A

  ont une priorité élevée, car elles sont essentielles à l'atteinte d'objectifs importants. C'est par exemple le cas si la livraison dans les délais à un client important est en jeu et que celle-ci dépend de ces tâches.



• Les tâches de la catégorie B

  ne doivent être effectuées qu'après les tâches de la catégorie A. Elles peuvent aussi être déléguées. Ce sont des tâches de priorité moyenne. Il peut s'agir par exemple d'expliquer quelque chose à un client de petite envergure, alors que vous êtes en train de vous occuper de la livraison que nous venons de mentionner. Un collègue ou le service d'assistance peut tout aussi bien s'acquitter de cette tâche. Dans certains cas, il est également possible de remettre cela au lendemain.



• Les tâches de catégorie C

  n'influencent en aucune façon l'atteinte de l'objectif que vous vous êtes fixé. Vous y êtes toutefois exposé régulièrement dans votre travail. Vous pouvez ne pas les effectuer ou les déléguer. Il peut par exemple s'agir de la participation à un événement d'entreprise n'ayant aucune influence directe sur l'atteinte de votre objectif.

Si vous travaillez depuis de nombreuses années, vous courez particulièrement le risque d'être aveuglé à cause de votre longue expérience et il se peut que vous soyez convaincu de savoir ce qui est important, alors que cela fait bien longtemps que vous n'avez plus remis vos priorités en question. Même si vous avez identifié les tâches les plus importantes, le fait de vous en tenir aux priorités peut parfois s'avérer difficile. Une fois écrites et visualisées, vous reconsidérerez les priorités initiales, prendrez plus conscience des tâches importantes et renforcerez votre engagement à les exécuter.

La matrice d'Eisenhower

Grâce à l'analyse ABC, vous connaissez maintenant l'enjeu de la différenciation de vos tâches. Toutefois, l'axe temporel, c'est-à-dire l'urgence des tâches, joue souvent un rôle important dans le quotidien professionnel. En effet, l'être humain a tendance à s'occuper tout de suite des tâches pressantes, sans se demander au préalable si ces tâches sont réellement importantes pour l'objectif en soi. On risque alors de vite oublier la liste de ses priorités. La matrice d'Eisenhower vous permet de différencier les tâches selon leur importance et leur urgence. Dessinez des quadrants en fonction des catégories répertoriées. Généralement, la matrice d'Eisenhower utilise un système de coordonnées dans lequel l'axe X correspond à l'importance et l'axe Y à l'urgence. Dessinez les quadrants en fonction des catégories répertoriées.

• Catégorie A :

  Les tâches importantes et urgentes doivent être effectuées immédiatement et ne doivent pas être reportées. Ces tâches s'inscrivent dans la partie du système de coordonnées située en haut à gauche.



• Catégorie B :

  Les tâches importantes mais moins urgentes doivent certes être effectuées, mais elles se classent derrière les tâches appartenant à la catégorie A. Elles sont notées en bas à gauche.



• Catégorie C :

  Vous pouvez déléguer les tâches non importantes, mais urgentes. Les tâches de catégorie C se situent en haut à droite dans le système de coordonnées.



• Catégorie D :

  Vous n'avez pas besoin de vous charger des tâches qui sont ni importantes ni urgentes. Vous pouvez les supprimer. Toutes les tâches appartenant à cette catégorie s'inscrivent dans la partie située en bas à droite, puis atterrissent dans la corbeille à papier.

Si vous utilisez la matrice d'Eisenhower pour la première fois et que vous travaillez mieux en visualisant des illustrations, vous pouvez dessiner les quadrants sur des feuilles de format A4, puis les classer sur le sol en fonction de vos priorités. Notez également vos tâches sur plusieurs bouts de papier, puis posez-les sur les quadrants en fonction de la catégorie à laquelle elles appartiennent. Par la suite, et avec un peu d'exercice, vous pourrez recourir à la catégorisation de manière intuitive et spontanée.

La méthode ALPES

Vous escaladez quotidiennement une montagne de tâches dans le cadre de votre travail ? Dans ce cas, la « méthode ALPES » s'avérera très utile pour la mise en place d'un plan efficace. Cette méthode de gestion du temps vous permettra facilement de mieux structurer votre quotidien, de penser aux délais et d'éviter les heures supplémentaires sans fin. Voici comment procéder :

• A comme Activités :

  Nous vous conseillons de collecter toutes les tâches à effectuer dès le matin, et donc de vous y atteler dès votre arrivée au bureau. Réfléchissez soigneusement à toutes les tâches, sans en oublier une seule. Tenez également compte de celles qui sont susceptibles de ne pas prendre beaucoup de temps, comme le fait de répondre aux e-mails, les conversations téléphoniques ou l'arrosage de vos plantes. Pensez également à noter le temps nécessaire à la préparation et au suivi. Chaque tâche, aussi insignifiante soit-elle, doit être prise en compte puis notée.



• L comme Longueur :

  Une fois que vous avez collecté toutes les tâches à effectuer, réfléchissez à la durée de chacune d'elles. L'avantage : dès le matin, vous pouvez estimer si vous arriverez à tout faire en une journée de travail et vous pouvez vous fixer des limites de temps afin de vous motiver à fournir un travail efficace. Essayez d'être réaliste. Si par expérience, vous pouvez estimer qu'une réunion durera plus longtemps que prévu initialement, planifiez ce délai supplémentaire dans votre emploi du temps. Déterminez ensuite le temps dont vous aurez besoin pour réaliser toutes les tâches prévues. Peut-être que cette manière de faire vous aidera à prendre conscience du fait que vous n'arriverez pas à tout faire en une journée. Vous apprendrez ci-après comment faire face à ce genre de situation.



• P comme Plages :

  Planifiez également les imprévus. En effet, la journée ne se déroule pas toujours comme on l'imagine. En prévoyant des plages de réserve, vous êtes paré pour affronter les surprises. La règle d'or : accordez-vous une plage de 40 % et ne planifiez pas plus de 60 % de votre temps de travail.



• E comme Égrappage :

  Pour la plupart des employés, les journées au bureau ne sont jamais assez longues. En effet, ils sont confrontés à plus de tâches que ce qui est prévu initialement. Les modèles à horaires flexibles peuvent servir à effectuer occasionnellement du travail supplémentaire, mais rester au bureau au-delà de vos horaires réglementaires ne devrait pas devenir une habitude. Votre équilibre vie professionnelle/vie privée vous en remerciera. Qu'est-ce qui peut vous aider ici ? Déterminez les tâches réellement importantes et devant à tout prix être effectuées le jour même. La méthode ABC ou la matrice d'Eisenhower peuvent s'avérer utiles ici.



• S comme Surveillance :

  À la fin de votre journée de travail, faites un bilan des tâches effectuées et déterminez si le temps prévu était suffisant et quelles sont celles qui demeurent en suspens. Ne vous découragez pas si cette méthode ne vous permet pas d'atteindre immédiatement l'objectif que vous vous êtes fixé, à savoir une gestion du temps optimale. Persévérez et servez-vous de la méthode ALPES pendant plusieurs semaines. Lorsque vous la maîtriserez, vous aurez fait un pas de géant vers votre objectif d'autogestion.

Le principe GTD

Le principe « Getting Things Done », que l'on peut traduire par « mener à bien ses tâches », fournit un aperçu de l'ensemble des tâches et les range dans un système de classification individuel qui dépasse largement le stade de leur priorisation. Selon David Allen, toutes les tâches ont une influence sur la concentration au travail, même si leur importance n'est que mineure. En effet, le fait de déclarer qu'une tâche donnée n'a aucune incidence sur l'atteinte d'un objectif ne signifie pas que vous ne pensez plus à cette tâche. Ce trait de caractère est parfaitement humain, mais vous empêche de vous concentrer, et cela requiert des ressources. Vous pouvez utiliser le principe GTD comme méthode d'autogestion, dans votre vie professionnelle comme dans votre vie privée. Il vous permettra de gérer votre vie d'une manière plus efficace. Pour cela, vous devez respecter les cinq étapes suivantes :

Première étape : dès que quelque chose vous vient à l'esprit,

dès que quelque chose vous vient à l'esprit, notez-le, même s'il s'agit d'une idée on ne peut plus banale. Pour chaque tâche à effectuer, utilisez une feuille de papier séparée ou une fiche mémo. Collectez ensuite ces feuilles remplies d'idées, de rendez-vous et de tâches dans votre corbeille d'arrivée. Il peut par exemple s'agir d'une corbeille porte-produit ou d'un autre système de classement physique. Les solutions numériques peuvent également vous assister dans ce cadre. Quand vous utiliserez le principe GTD pour la première fois, nous vous conseillons de noter les tâches à effectuer sur des feuilles de papier et de les déposer dans la corbeille d'arrivée.

Deuxième étape : traitez vos notes

et videz entièrement votre corbeille d'arrivée. Ayez une vue d'ensemble des tâches à effectuer et répondez aux trois questions suivantes pour chaque tâche que vous avez notée. Vous pouvez répondre à la dernière question par « oui » ou par « non ». Rangez chaque note en fonction de votre réponse.

• De quel genre de tâche s'agit-il ?
• Quelle est la prochaine étape ?
• Puis-je la mettre en œuvre ?

Si vous répondez par la négative, vous pouvez traiter cette tâche en fonction de la raison invoquée, puis, par exemple :

• la ranger dans une liste dédiée aux tâches à effectuer ultérieurement, et vous en occuper plus tard ;
• prendre note de cette tâche à titre de rappel, au cas où elle serait pertinente à un autre moment, et la noter immédiatement dans votre agenda ;
• l'archiver, au cas où cette information serait pertinente plus tard ;
• l'éliminer, si cette tâche ne vous est d'aucune utilité.

Dans une troisième étape, vous apprendrez comment gérer les tâches dont vous vous occupez personnellement.

Troisième étape : créez des listes en fonction de vos besoins.

Si la tâche en question ne requiert qu'une seule action de moins de deux minutes, n'hésitez pas. Occupez-vous-en immédiatement. Pour tout le reste, faites des listes à votre gré. Les tâches plus importantes englobent en règle générale plusieurs étapes partielles. Selon le principe GTP, on parle alors d'un projet. Demandez-vous quelles sont les tâches nécessaires à l'accomplissement de ce projet et faites une liste de ces tâches. Procédez de la sorte pour toutes les tâches complexes, c'est-à-dire pour tous les projets. Faites une liste des tâches indépendantes du projet qui nécessitent plus de deux minutes et classez-les par catégories, par exemple « Embellir l'espace de travail » ou « Maintenir l'ordre au bureau ». Vous pouvez également faire une liste relative aux affaires privées, aux conversations téléphoniques ou aux achats d'équipement de bureau. Notez sur une liste d'attente toutes les tâches que vous comptez déléguer. Pour terminer, faites un aperçu comportant toutes les listes afin de pouvoir vous y retrouver. Parcourir régulièrement vos projets vous permettra de garder vos tâches à l'esprit.

Quatrième étape : déterminez la prochaine étape devant être effectuée.

Le contexte est important ici. Certaines tâches, comme les appels importants, ne peuvent pas être effectuées depuis n'importe où. Certaines tâches requièrent aussi beaucoup de temps. Vous devez impérativement tenir compte de la durée de la tâche. Sur la base de tous ces critères, déterminez quelle tâche vous êtes réellement en mesure d'aborder en ce moment. La quantité de travail exigée joue également un rôle ici. Si vous venez de passer une longue journée au bureau et que vous êtes fatigué, nous vous conseillons de vous atteler à une tâche ne demandant pas un grand travail de réflexion. Grâce à cette manière de procéder, vous vous débarrasserez automatiquement de certaines tâches, qui devront alors être traitées ultérieurement. Parmi les activités que vous n'auriez pas encore effectuées, commencez par la plus importante d'après les points susmentionnés.

Cinquième étape : actualisez votre système de listes

afin de garder une vue d'ensemble et de profiter de ce principe ingénieux. Nous vous conseillons de vider votre corbeille d'arrivée une fois par jour et de classer vos notes dans les listes correspondantes. À la fin de la semaine, prenez toujours un peu de temps pour vous occuper des aspects suivants :

• Ajouter de nouvelles idées à votre corbeille d'arrivée et trier immédiatement les tâches en fonction des différentes listes ;
• Actualiser votre agenda ;
• Visualiser toutes les listes et les actualiser ;
• En cas de besoin, classer toutes les tâches dans d'autres listes ou vous renseigner si elles ont été déléguées et que vous attendez une réponse

Au début, cette manière de procéder peut sembler très complexe. C'est pourquoi elle ne convient pas à tout le monde. Si toutefois vous faites partie des personnes auxquelles le principe GTP convient et que vous l'adoptez correctement et rigoureusement, vous acquerrez une toute nouvelle façon de travailler.

La méthode Pomodoro

Vous ne savez plus où donner de la tête, les heures passent et vous n'avez pas fait une seule pause ? Pas étonnant que vous vous sentiez fatigué et épuisé après une telle journée de travail ! Pour rester performant, créatif et innovant, vous devez faire des pauses régulièrement et laisser votre cerveau récupérer. Si vous ne le faites pas, vous risquez de souffrir d'un burn-out sur le long terme. La méthode Pomodoro vous permet de travailler en gardant vos capacités de concentration. C'est pourquoi il s'agit là d'une excellente technique d'autogestion. Voici comment faire :

Faites toujours 5 minutes de pause après avoir travaillé 25 minutes. Après deux heures, ce qui correspond à quatre sessions, prenez une pause de 30 minutes. Cette méthode simple peut s'avérer particulièrement efficace lorsque vous effectuez des tâches complexes. Réglez votre réveil pour réellement respecter ces pauses. Vous avez l'impression qu'il s'agit là de beaucoup de temps perdu à ne rien faire, que vous ne pouvez pas vous le permettre et que votre employeur n'autorisera jamais cela ? Sachez que vous pouvez tout à fait être productif pendant vos pauses. Vous apprendrez ici comment mettre à profit vos temps de pause tout en vous reposant.

La méthode Cendrillon

C'est justement lorsque vous voulez recourir à de nouvelles méthodes que vos habitudes risquent de poser problème. Un jour, vous mourez d'envie d'essayer une nouvelle technique de planification de vos journées de travail, et peu de temps après, vous échouez, car vous n'avez pas su tenir le coup. Pour remédier à ce schéma ainsi qu'à d'autres schémas peu efficaces, notez toutes vos habitudes sur des bouts de papier. Observez et tenez compte de toutes les notes, puis posez-les sur l'une des deux piles suivantes : celle des modèles utiles ou celle des comportements qui ne sont plus de mise.

Conséquence : rien que le fait de réfléchir aux comportements que vous souhaitez modifier peut avoir des effets bénéfiques. Après tout, pour se corriger, il faut d'abord reconnaître ses erreurs.

Maintenir la motivation dans le cadre de l'autogestion

Le succès repose sur la répétition, et ce, quelle que soit la stratégie d'autogestion que vous adopterez. C'est le seul moyen d'ancrer de nouveaux schémas comportementaux. Si vous persévérez, vous n'aurez plus besoin d'y penser et vous appliquerez la méthode automatiquement et de manière intuitive. D'ici là, toute nouvelle façon de travailler peut se révéler quelque peu éprouvante et mobiliser un certain nombre de ressources. Si vous manquez de motivation dans votre travail, commencez à appliquer une nouvelle méthode et s'y tenir devient plus compliqué, mais pas impossible. Les trois points ci-après vous aideront à garder votre niveau de motivation au travail ou à le redécouvrir.

• Reflétez les objectifs et les perspectives :

  les objectifs et les accords n'ont un caractère durable que s'ils constituent une situation « gagnant-gagnant » pour toutes les parties prenantes. Évidemment, agir en fonction des objectifs de votre employeur est une bonne chose. Il s'agit en quelque sorte du travail pour lequel vous êtes rémunéré. Si toutefois vous négligez durablement vos objectifs personnels au détriment de ceux de votre entreprise, le côté financier ne représente plus aucun attrait. Vous ne pourrez donc pas tenir le rythme très longtemps ou bien vous perdrez toute motivation ; travailler deviendra alors un véritable calvaire. Réfléchissez donc à vos propres objectifs ou définissez-les, par exemple, à l'aide de la méthode SMART. Si vos objectifs professionnels devaient toutefois empiéter sur vos objectifs personnels, aidez-vous en réfléchissant aux perspectives possibles. En effet, les lueurs d'espoir vous permettront de surmonter les périodes difficiles à court terme.




• Célébrez les objectifs atteints et les succès :

  de nos jours, les projets ne cessent de se succéder. Pour cette raison, nombreux sont ceux qui ne pensent même pas à terminer ces projets, ce qui constitue tout de même une étape importante. Et pourtant, terminer consciemment un projet constitue un jalon important pour votre motivation. Faites un bilan de votre travail et offrez une récompense à toutes les personnes impliquées, y compris vous-même. Cela resserrera vos liens et contribuera à un bon travail d'équipe pour les projets à venir. Cet aspect important participe à l'instauration d'une ambiance agréable au sein de l'entreprise, surtout en des périodes agitées.




• Trouvez une bonne approche en ce qui concerne la routine :

  lorsque votre travail devient une routine, cela signifie que vous savez ce que vous faites. C'est une bonne chose, mais cela peut s'avérer traître, surtout si votre manière de travailler n'est plus à la page et que les changements importants ne sont plus reconnus en tant que tels. En outre, l'aveuglement et l'ennui tuent la motivation. Si par contre vous observez certains points visant à venir à bout de cet aveuglement, vous pourrez briser les processus bien établis et apporter un air de renouveau dans l'entreprise. Vous serez ainsi plus motivé et reprendrez plaisir à travailler.