Aménager une salle de réunion : quels sont les éléments à prendre en compte en matière d'équipements ?

Les réunions visent à rassembler différents participants pour mener des discussions stratégiques importantes, mettre tout le monde à jour et prendre des décisions dans le cadre d'une assemblée plus nombreuse. Il va de soi qu'une réunion mobilise une partie du temps de travail et représente un coût pour l'entreprise, mais la salle de réunion est avant tout le lieu où se jouent les décisions importantes et porteuses d'avenir. Une salle de réunion parfaitement équipée et accueillante est la botte secrète de toute société. Pour son aménagement, un design chic combiné à une fonctionnalité technique élevée joue un rôle essentiel, car une atmosphère de travail agréable et des équipements multimédias complets sont le socle de la réussite des négociations clients et des réunions en interne. Il n'est pourtant pas rare que l'aménagement de cette salle ne soit pas à la hauteur de sa mission et de son importance. Les équipements ne sont pas toujours au rendez-vous, il arrive que la salle soit peu accueillante et que l'acoustique et l'éclairage ne soient pas non plus adéquats.

C'est la raison pour laquelle, le choix de la salle et les équipements doivent être mûrement réfléchis. Tous les locaux de l'entreprise ne conviendront pas forcément pour remplir cette fonction. Posez-vous quelques questions en amont, afin d'estimer rapidement si la pièce que vous envisagez d'aménager fera une bonne salle de réunion ou de conférence :

• Quels sont les atouts de la pièce ?
• La salle est-elle facilement accessible ?
• La salle a-t-elle la bonne taille ?
• Dispose-t-elle de prises électriques et de connexions au réseau ?
• L'éclairage est-il adéquat ?
• Peut-on obscurcir la salle ?
• L'acoustique convient-elle ? La salle est-elle située dans une zone calme ?
• Y a-t-il des sanitaires à proximité ?

Ces questions permettent de détecter rapidement les points faibles de la salle envisagée. Si vous répondez clairement oui à toutes ces questions, vous avez trouvé la salle de réunion idéale pour votre entreprise et vous pouvez d'ores et déjà réfléchir à son aménagement.

Nous vous donnons des conseils pratiques sur la manière d'aménager vos salles de réunion. L'objectif est de créer un environnement qui favorise la concentration, stimule la créativité et optimise l'ambiance de travail.

Les 7 conseils essentiels pour une salle de réunion idéale

Lorsque vous choisissez les éléments indispensables d'une salle de réunion, gardez bien à l'esprit quels évènements s'y dérouleront. Y aura-t-il des vidéoconférences régulières ? La salle accueillera-t-elle de grandes assemblées ? L'espace doit-il offrir une intimité particulière en raison des sujets sensibles qui y seront abordés ? La salle sera-t-elle utilisée pour des formations et des présentations ? Tous ces aspects sont à prendre en compte pour son aménagement. Si vous êtes en pleine réflexion sur l'aménagement de vos salles de réunion, vous trouverez ci-dessous de nombreuses sources d'inspiration.

Ni trop clair, ni trop obscure, avec une température de couleur adaptée : tel doit être l'éclairage de votre salle de réunion. Dans le cas contraire, les participants auront vite une sensation de paupières lourdes et leur concentration baissera. Les signes de fatigue se manifestent souvent durant les réunions, mais ils résultent en réalité beaucoup plus de l'éclairage que des thèmes abordés. Il est bien connu que la lumière agit sur notre rythme biologique. Mieux vaut ne pas faire d'économies en matière d'éclairage pour le cas où les réunions s'éternisent ou si la salle doit accueillir des formations. L'idéal est qu'elle dispose de fenêtres et de stores pour moduler la lumière et éviter tout éblouissement. Dans les petites pièces, des ampoules avec lumière du jour permettent de reproduire un éclairage naturel. Les plafonniers-LED et les luminaires suspendus conviennent en revanche à merveille pour les grandes salles. Vous souhaitez en savoir davantage sur l'éclairage idéal sur le lieu de travail ? Notre article sur le thème de l'éclairage au bureau est fait pour vous.

Une table de réunion de haute qualité ne doit bien sûr manquer dans aucune salle de réunion. Elle doit être une invitation à s'asseoir et offrir assez de places assises sans encombrer la pièce. Le choix de la table est en effet crucial, d'autant plus si vous y recevez votre clientèle et vos partenaires. Prenez votre décision en tenant compte des éléments suivants :

La bonne taille

Pour l'achat d'une table de réunion, tenez compte non seulement de la taille de la pièce, mais aussi du nombre maximal de participants. Les tables rectangulaires ou en forme bateau conviennent à merveille pour les salles longues et étroites, tandis que les tables de réunion rondes et ovales sont idéales pour les petits espaces. L'essentiel est de permettre le contact visuel de tous les participants durant la réunion. Les tables en forme de trapèze offrent une flexibilité particulière. Le cas échéant, les éléments de la table peuvent être réorganisés, combinés individuellement et agrandis en un temps record. Gardez à l'esprit que la taille de la table conditionne le nombre de participants à vos réunions. En outre, chaque personne doit bénéficier d'assez d'espace pour installer un ordinateur portable, garder des documents à portée de main et poser une boisson.

Le style adéquat

Design, élégant, classique ou intemporel ? Une table de réunion peut très bien représenter l'entreprise avec son identité visuelle. La table de réunion doit refléter la qualité de vos produits, votre sérieux et souligner la réussite de votre société. La table trône en général au centre de la pièce. En tant que pièce maîtresse, elle revêt par conséquent souvent un rôle représentatif. Si vous comptez accueillir votre clientèle dans cette salle et y mener des négociations avec vos partenaires, optez impérativement pour du mobilier de haute qualité.

Le matériel adapté

Lorsque vous investissez dans une table de réunion, optez pour une facture de haute qualité qui demande néanmoins peu d'entretien. De ce point de vue, le bois et le métal conviennent parfaitement. Les tables de réunion réalisées dans ces matériaux sont non seulement résistantes, mais également peu exigeantes en termes d'entretien. D'autre part, pour rappeler à vos partenaires votre professionnalisme et votre sérieux, privilégiez les coloris épurés. Évitez les surfaces brillantes ou en verre, celles-ci peuvent perturber la concentration. En réfléchissant la lumière, elles risquent d'éblouir les participants. Sans oublier qu'une table en verre devient rapidement inesthétique à cause des traces de doigts et des taches qui sautent immédiatement aux yeux.

Ce qui vaut pour la table de réunion est aussi vrai pour les sièges de réunion : certains points sont à respecter et le design ne fait pas tout. Les sièges à quatre pieds doivent offrir une posture assise optimale et confortable, afin de préserver la santé des participants.

L'effet ergonomique

L'ergonomie est un critère essentiel pour le choix des sièges de bureau. Les sièges à quatre pieds pour salles de réunion doivent préserver particulièrement le dos et offrir une assise confortable. Un bon rembourrage, un dossier ergonomique, si possible également réglable, sont les propriétés que vous devez rechercher pour le mobilier d'assise de votre salle de réunion. Découvrez-en davantage sur le thème de l'aménagement ergonomique du poste de travail.

Un design approprié

Le design revêt une importante capitale si vous devez recevoir régulièrement des personnes d'importance dans votre salle de réunion. En plus d'être confortables et ergonomiques, vos sièges de réunion doivent non seulement préserver le dos, mais aussi attirer les regards. En fonction de vos goûts, un revêtement en cuir ou en tissu haut de gamme, ou encore un cadre chromé peuvent permettre de vous démarquer.

La fonctionnalité

Si votre salle de conférence est équipée pour une grande assemblée, les sièges empilables sont un choix judicieux, car ils sont particulièrement peu encombrants tout en étant confortables.

Également pratiques : les systèmes de tables modulaires et les packs complets proposant table de réunion et sièges sont des solutions individuelles qui exploitent parfaitement l'espace. De plus, la table et les sièges sont parfaitement assortis.

Lorsque vous choisissez la salle qui accueillera vos réunions, veillez particulièrement à l'atmosphère qu'elle dégage. Toute pièce de l'entreprise qui est vide et disponible ne fera pas forcément l'affaire en tant que salle de réunion. Il va de soi que pour les discussions courantes, une table haute placée dans la cuisine ou dans le couloir remplira parfaitement sa mission. Même de petites salles de réunions sans lumière du jour pourront convenir pour des réunions rapides. En revanche, si vous souhaitez recevoir des personnes externes, tenir de longues réunions avec une grande assemblée ou engager des processus créatifs, le choix de votre salle de réunion doit respecter certains critères. Une lumière du jour suffisante, une taille agréable et un environnement calme sont essentiels. Vous créez ainsi le cadre parfait pour des échanges constructifs, une concentration accrue et une atmosphère agréable.

Comme pour le choix du mobilier, la sobriété est de rigueur. Pour choisir les couleurs et les matériaux adéquats, tant pour le sol que pour les murs, l'idéal est de prendre conseil auprès d'un professionnel afin de créer une atmosphère de travail optimale. Dans tous les cas, les couleurs de votre salle de réunion doivent être en harmonie avec vos vos meubles de bureau.

Chaque entreprise a ses propres exigences en termes d'équipement des salles de réunion. Chaque employé a de plus sa propre méthode de travail. Si votre entreprise pratique de plus en plus les réunions hybrides, pensez à équiper la salle de réunion avec la technologie correspondante. Aujourd'hui, les interventions à distance et les conditions de travail sont excellentes, car facilitées par les moyens techniques importants et les nombreux accessoires dont disposent les salles de réunion. Devenus standard, les équipements ci-après sont axés sur l'objectif que la salle doit remplir :

Équipements techniques pour vidéoconférences

Allant de la webcam et du terminal d'audioconférence jusqu'aux systèmes de conférence fixes pour petites et moyennes assemblées, un large éventail de solutions s'offre à vous.

Auxiliaires numériques pour les présentations

L'installation d'un rétroprojecteur (par exemple fixé au plafond), d'une toile de projection ou d'un écran professionnel ne doit manquer dans aucune salle de conférence.
Les autres outils de présentation classiques, tels que les tableaux blancs, les flipcharts et une quantité suffisante en accessoires de formation doivent compléter l'ensemble.

Raccordement électrique et connexion internet dans une salle de réunion

L'alimentation en électricité et l'accès à internet sont indispensables pour assurer la fluidité du travail. Les équipements techniques et l'aménagement de votre salle de conférence requièrent en conséquence un câblage fiable. Si la pièce ne dispose pas de prises électriques intégrées au sol, privilégiez l'utilisation de protège-câbles ou de gaines de câbles afin d'éviter tous risques de trébuchements. Découvrez-en ici davantage sur le thème de la gestion des câbles.

Comment exploiter au mieux l'espace sans faire de compromis sur l'ergonomie ? C'est l'équation que vous devez résoudre pour aménager une petite salle de réunion. Les tables rondes et les sièges légers comme les sièges luges ou les tables hautes en position debout vous faciliteront particulièrement la tâche. Si la lumière du jour n'est pas suffisante, veillez à installer des luminaires pour garantir des conditions d'éclairage adaptées. Enfin, comme ailleurs, évitez de faire des compromis en matière d'équipements pour les petites salles.

Conclusion : Aménager une salle de réunion de manière optimale ? Qu'à cela ne tienne !

varie fortement d'une entreprise à l'autre, leur nombre va croissant dans la quasi-totalité des structures. Quel que soit la taille ou le secteur d'activité de l'entreprise, le choix des équipements d'une salle de réunion et un aménagement réfléchi ne sont pas à prendre à la légère. Priorisez ce thème comme il se doit pour donner une trajectoire positive aux résultats engendrés par les réunions. Découvrez-en davantage sur les éléments qui conditionnent le succès des virtuellen Meetings.

Chez Schäfer Shop, nous vous proposons des solutions complètes en termes d'équipements pour vos salles de réunion et de conférence. Vous avez besoin d'un accompagnement ou de solutions individuelles pour la planification de votre salle de réunion ? Nos architectes et spécialistes en aménagement réalisent tous vos souhaits et sont à vos côtés pour vous conseiller et vous prêter assistance ! Des informations supplémentaires sont disponibles ici.

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