Brief adresseren: zo gemakkelijk gaat het in zijn werk

In ons dagelijks leven gebruiken we voortdurend brieven om met anderen te communiceren. We gebruiken ze zo vaak dat we zouden vergeten dat er een etiquette bestaat om de brieven te adresseren. In dit artikel leggen we u uit hoe u uw brieven gemakkelijk kunt adresseren en er zeker van kunt zijn dat ze worden bezorgd.

Welke briefformaten bestaan er en hoe worden ze correct geadresseerd?

Enveloppen bestaan in verschillende formaten die afhankelijk zijn van internationale normen en lokale conventies. Hier vindt u enkele gangbare formaten en informatie over de adressering die u bij de verzending zal helpen.

DL-formaat (DIN lang):
Afmetingen: 110 x 220 mm
Adressering: het adres moet op de voorzijde van de envelop worden gezet. Het adres van de afzender kan op de voorzijde bovenaan links of op de flap worden gezet.

C5-formaat:
Afmetingen: 162 x 229 mm
Adressering: het adres wordt op de voorzijde gezet, terwijl het adres van de afzender op de voorzijde bovenaan links of op de flap staat.

C4-formaat:
Afmetingen: 229 x 324 mm
Adressering: hierbij gaat het vaak om verzendenveloppen voor documenten of grote brieven. Het adres wordt op de voorzijde gezet, terwijl het adres van de afzender op de voorzijde bovenaan links of op de flap staat.

Alle informatie om uw brieven correct te adresseren

Voor de adressering van een envelop zijn over het algemeen deze richtlijnen van toepassing:

Adres van de ontvanger:
Naam van de ontvanger
Straat en huisnummer
Postcode en plaatsnaam
Land (voor brieven naar het buitenland)

Adres van de afzender:
Uw naam
Uw straat en huisnummer
Uw postcode en plaatsnaam
Uw land (als dit een ander land is dan dat van de ontvanger)

Stempel en frankering:
Plak de postzegel bovenaan rechts op de voorzijde van de envelop en laat voldoende plaats voor de stempel.

Adresvenster:
Bij vensterenveloppen moet u er zeker van zijn dat het adres van de ontvanger goed zichtbaar achter het venster te lezen is. Voorbeelden met de juiste afmetingen vindt u in de standaard tekstverwerkingsprogramma's.

Lettertype en leesbaarheid:
Gebruik een duidelijk, goed leesbaar lettertype dat voldoende groot is, zoals Arial of Helvetica, zodat het adres zonder problemen kan worden gelezen. Controleer of uw adressering ordelijk en duidelijk leesbaar is om er zeker van te zijn dat uw brief correct wordt geleverd. De precieze regels kunnen variëren naargelang het land, de postdienst en het bedrijf. Daarom raden we u aan om inlichtingen in te winnen over de specifieke voorschriften in uw regio.

Wat gebeurt er als u uw brieven niet correct adresseert?

Als u er niet voor zorgt dat uw zending voorzien is van actuele en correcte adresgegevens, dan loopt u het gevaar dat deze haar bestemming niet bereikt. In dat geval kunt u de zending niet volgen en ontvangt u geen actuele informatie over waar ze zich bevindt. Dit kan zowel voor de afzender als voor de ontvanger erg frustrerend zijn. Zelfs als de zending haar bestemming bereikt, bestaat er nog de mogelijkheid dat ze niet op tijd bezorgd werd. In het ergste geval kan dit tot een vertrouwensbreuk leiden, zowel tussen zakelijke als tussen persoonlijke contacten. Wees daarom erg nauwkeurig bij de adressering van uw zendingen.

Vind hier de geschikte accessoires voor de verzending van uw brieven:

Conclusie

De correcte adressering van brieven is een belangrijk aspect van communicatie dat zorgvuldigheid en precisie vergt. Een goed geadresseerde brief geeft niet alleen blijk van professionaliteit, maar zorgt er ook voor dat de brief zonder vertraging en omwegen de juiste ontvanger bereikt. Neem dus de tijd om u vertrouwd te maken met de richtlijnen voor de vele verschillende formaten. Het loont de moeite!

Dit interesseert u waarschijnlijk ook