Le brainstorming : méthodes, règles et conseils

Modifié le : 17.10.2023 11:57

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Conseils & astuces

Qui pourra dire le contraire ? Les réunions longues, épuisantes et inefficaces sont le lot quotidien dans de nombreuses entreprises. En plus, elles conduisent rarement à des résultats satisfaisants, en particulier lorsque de nouvelles idées doivent être développées pour l'entreprise. Le temps de travail de toutes les personnes présentes coûte cher à l'employeur, et suscite parfois l'agacement des participants. Vous pensez néanmoins que beaucoup de cerveaux sont nécessaires pour produire de bonnes idées ? Ce n'est qu'en partie vrai. Les personnes réussissent généralement mieux à développer des idées lorsqu'elles sont isolées. Afin que leur travail cérébral aboutisse, il leur faut néanmoins les conditions de travail adéquates. Sur cela vient également se greffer la dimension personnelle. Certains jours, la concentration n'est pas au rendez-vous et les idées peinent à accoucher. La collaboration avec les collègues et le fait de pouvoir s'enrichir mutuellement doivent donc être vus comme une aubaine. Mais même dans ce genre de situations, trouver des solutions innovantes ne se fait pas sur commande. Et si vous vous trompiez ?

Laissez-vous convaincre du contraire et soyez précurseur dans le développement de nouvelles approches. Avec les bons conseils et règles pour un brainstorming réussi, vous pouvez laisser libre cours à votre créativité et proposer plus facilement de nouvelles idées auxquelles personne dans votre entreprise n'avait songé auparavant. Nous vous résumons ici comment procéder et ce que vous devriez plutôt éviter lors des brainstormings. Si vous cherchez des alternatives à la méthode du remue-méninges, vous frappez également à la bonne porte.

Alex Faickney Osborn, spécialiste de la publicité, auteur et fondateur d'une agence de publicité à New York, a développé la méthode du brainstorming pour agir contre les réunions inefficaces et élaborer des solutions de manière créative. Désormais répandu, et devenu indispensable dans tous les bureaux, ce processus est né de l'idée de base « utiliser le cerveau pour attaquer un problème ». Cette technique créative appelée brainstorming a été mentionnée pour la première fois en 1942 dans le livre d'Osborn How To Think Up. Environ 80 années plus tard, un grand nombre de créatifs et de chercheurs utilisent toujours cette approche intemporelle pour résoudre des problèmes avec créativité. La méthode du brainstorming convient également dans le cadre du développement de produits, en plus d'assouplir les structures et les flux de travail enracinés. C'est donc un remède tout aussi efficace contre l'aveuglement professionnel. Si la méthode du brainstorming est intemporelle, ses processus, ses règles et ses spécifications le sont tout autant afin que son application mène réellement au succès recherché.

Vous travaillez en groupe pour trouver une solution à un problème identifié au préalable. Diverses personnes sont invitées à cette réunion, y compris des non-spécialistes. Au cours du brainstorming lui-même, toutes les pistes de réflexion introduites par les participants sont les bienvenues. Pendant toute la séance, une personne tient le rôle d'animateur. L'animateur commente et supervise la réflexion en restant neutre. La récolte d'idées est le processus le plus important du brainstorming. Un flipchart ou un whiteboard peuvent par exemple servir à visualiser et à développer tous les commentaires. Après le brainstorming, on analyse et évalue les suggestions faites puis on crée une liste exploitable de solutions prometteuses.

Première règle du brainstorming : s'abstenir de toute critique

Les commentaires critiques, désobligeants ou négatifs n'ont généralement pas leur place dans une collaboration. Cela est néanmoins monnaie courante dans de nombreuses entreprises et donc en général peu remis en question. Dans le processus de brainstorming en particulier, critiquer des idées est fatal, même lorsque cela prend la forme d'un retour respectueux. Et même si vous pensez personnellement que votre collègue a raison en affirmant « ça ne peut pas fonctionner », la critique n'a absolument pas sa place au cours d'une séance de brainstorming. Et ce, pour une bonne raison. Lorsque vous utilisez cette méthode, une atmosphère de travail décontractée et ouverte est de mise. La critique peut être perçue comme négative et freiner la créativité de toute l'équipe. D'autre part les idées soi-disant irréalistes et absurdes sont souvent un terreau tout à fait fertile pour l'émergence de révélations ingénieuses. Assurez-vous que la « règle de l'absence de critique » ne soit pas enfreinte afin de ne rien rejeter prématurément toute idée semblant peu conventionnelle ou irréaliste. Vous passerez sans cela à côté de grandes choses.

Deuxième règle du brainstorming : rassemblez autant d'idées que possible

Vous avez maintenant l'impression que ce n'est pas la qualité qui compte, mais la quantité ? Vous êtes complètement dans le vrai et à la fois non. Dans la première phase du brainstorming, chaque idée est en effet qualitative sans être encore évaluée en termes de faisabilité. Il se peut qu'elle soit abandonnée à un stade ultérieur, mais elle aura peut-être contribué d'une autre manière à la résolution du problème, par exemple en inspirant l'équipe. Suggérez donc au groupe tout ce qui germe dans votre esprit sans exception. Laissez les têtes « bouillir », mais laissez de côté l'ambition et la compétition. Il ne s'agit pas de qui fait la meilleure proposition ou a le plus d'idée, mais plutôt de faire participer chacun pour aboutir à la solution. Ici, il en ressort qu'un nombre de propositions élevé engendre un meilleur résultat. Alors, foncez et laissez les idées jaillir.

Troisième règle du brainstorming : rebondir sur les idées exprimées

Chiper des idées est toléré dans le brainstorming – ou mieux formulé : laissez-vous inspirer par les idées déjà exprimées. Voilà pourquoi au cours de cette méthode, toute idée aussi fantaisiste soit-elle a une raison d'être incontestable. Développez les idées et rapprochez-vous ainsi de votre solution pas à pas. Laissez s'exprimer les participants réservés car ils ont en général un don spécial : ils observent très précisément et ont la capacité de bien analyser ce qui est dit, c'est pourquoi ils proposent souvent des suggestions précieuses et novatrices.

Quatrième règle du brainstorming : toute idée est la bienvenue, aussi farfelue ou absurde soit-elle

Ce point est si important qu'une règle spécifique méritait d'exister. Aucune pensée n'est trop folle et aucune idée trop absurde lorsque vous souhaitez trouver des solutions créatives à votre problème. Lors du brainstorming, soyez un penseur transversal et fantasmez sans limites. Pour être innovant et explorer de nouvelles voies, les frontières de l'esprit doivent être franchies et dissoutes. Osez sortir des sentiers battus et laissez libre cours à vos pensées.

Première phase : la récolte des idées

Tous les participants émettent des idées qui pourraient être utiles à l'accomplissement de leur mission. La personne responsable de l'animation se charge de collecter toutes les idées et de les rendre visibles pour le groupe. Il rappelle si nécessaire les règles à suivre.

Deuxième phase : les idées sont groupées et structurées

Les idées sont classées avec l'aide de l'animateur. Pour ce faire, des thèmes peuvent être créés sous lesquels les suggestions similaires ou thématiques appropriées doivent être organisées, évidemment en toute neutralité. Il est indispensable au cours de cette phase fr ne pas créer de catégorie « non réalisable » car l'évaluation des idées n'a lieu qu'à la phase suivante.

Troisième phase : toutes les idées sont évaluées

Le moment fatidique est arrivé. Certaines idées ou même des clusters entiers sont épinglés. Le moment est venu de trouver dans la masse les propositions les plus sensées et de les filtrer en conséquence. Cette étape peut se faire en grand comité ou avec un groupe réduit de participants. Cela peut conduire à des discussions plus ou moins importantes. À la fin, l'animateur résume à nouveau les résultats et tous les participants doivent être d'accord et au clair sur les points les plus importants.

Quatrième phase : la réunion est débriefée et les idées sont mises en œuvre

Le débriefing d'une réunion signifie que les informations et les résultats importants sont résumés et envoyés aux participants. Sur la base de ces résultats, des objectifs clairs vers lesquels il faut travailler sont désormais définis. Cependant, de nombreuses équipes échouent à l'étape de la mise en œuvre.

Toute personne prenant part à la session de brainstorming est importante pour le processus de travail, et choisir le mauvais animateur pour le sujet en question peut avoir de graves conséquences.

L'animateur est responsable d'accompagner et de contrôler le processus de travail. À cette fin, il influe directement sur la manière de travailler en groupe et sur l'atmosphère qui se crée. Il transmet, renvoie et résume. Une attention particulière doit être portée à l'annonce et au respect des règles de brainstorming. De plus, l'animateur doit s'assurer que les étapes de travail et le planning sont respectés et que chacun dans le groupe lorsque c'est à son tour de parler. Dans une animation réussie, les opinions des personnes silencieuses sont prises en compte tout comme les commentaires des personnes actives. Impliquer activement les personnes discrètes et ralentir les dominants du groupe sans les offenser peut constituer un réel défi. Cela suppose de bonnes connaissances humaines. De la sensibilité et de l'empathie sont également requises pour l'évaluation des idées.

Vous l'aurez compris : l'animation est une tâche délicate qui s'accompagne de beaucoup de responsabilités. En effet, l'entreprise ou le dirigeant comptent au final sur des résultats. Il ne faut pas perdre de vue que tous les participants consacrent leurs temps de travail à la réunion de brainstorming et que sa tenue concerne souvent des questions importantes ou de grandes décisions. Il s'agit donc d'un investissement qui doit au final porter ses fruits afin que le meilleur objectif puisse être atteint. Pour ce faire, un principe de base important doit être respecté : l'animateur de la réunion doit rester neutre. Si l'animateur est choisi dans votre propre équipe, sa double casquette peut rapidement conduire à un conflit d'intérêts et impacter le résultat. Pas question d'envisager le chef pour cette fonction. Cela empêcherait éventuellement des employés d'exprimer des idées inhabituelles ou de s'impliquer dans le processus de travail par souci de réputation, fidèles à la devise « mieux vaut ne pas attirer l'attention plutôt que l'attirer négativement ».

Pour une bonne collaboration axée sur les objectifs, il convient de confier l'animation à une personne qui ne tire aucun avantage ou inconvénient du résultat à élaborer. C'est pourquoi on s'en remet volontiers à des personnes externes pour effectuer le choix de l'animateur, mais ce n'est pas une obligation.

Certaines idées qui peuvent sembler prometteuses au début ne sont pas réalistes lorsqu'on y regarde de plus près. Souvent les conditions nécessaires à leur mise en œuvre ne sont pas indiquées au départ, par exemple les ressources financières. On peut également être face à des idées hors de propos. Or, dans le processus de brainstorming, toutes ces suggestions doivent être traitées de manière constructive. Nous vous expliquons maintenant comment gérer ces idées et comment les utiliser de façon pertinente et sans mécontenter personne :

Accordez de la valeur à chaque idée avant de la passer au crible, même si vous savez très bien que sa mise en œuvre est irréaliste, parce que comme évoqué plus haut, chaque suggestion est utile pour le processus.

Restez tenace et demandez des explications détaillées de chaque proposition. Cela déclenche en effet un processus passionnant par lequel l'idée se développe davantage ou alors se détruit d'elle-même.

Demandez des explications sur les conditions nécessaires pour une mise en œuvre réussie. Lorsqu'elles n'existent pas et que la personne qui fait la suggestion le constate par elle-même, vous pouvez mentionner la perspicacité de la personne sans réduire sa motivation.

Rappelez l'objectif lorsque vous sentez qu'il a été perdu de vue. De cette manière, les personnes présentes peuvent de nouveau coller au sujet d'origine. Les idées non pertinentes pourront ainsi être rejetées sans émotion.

Partagez vos sentiments lorsqu'une idée n'est pas du tout cohérente de votre point de vue. Vos émotions ne sont pas anodines, car elles expriment votre ressenti. On évite de cette façon tout amalgame entre l'évaluation et la personne elle-même pour un feed-back plus neutre.

Faites une place pour les bonnes idées du futur. Parfois, le moment n'est pas venu de mettre en œuvre une certaine idée, qui semble néanmoins géniale. La raison peut être, par exemple, l'épuisement du budget annuel, l'absence de ressources humaines, le lancement d'un nouveau produit sur le marché ou d'autres mesures plus importantes. Consignez précieusement ces idées géniales. Il serait dommage d'en perdre la trace.

Clarifiez le thème avant de commencer la séance.

La raison peut être, par exemple, l'épuisement du budget annuel, l'absence de ressources humaines, le lancement d'un nouveau produit sur le marché ou d'autres mesures plus importantes. L'invitation à la réunion doit déjà montrer quel est l'objectif et quelle question vous allez aborder ensemble.

Énoncez les règles.

Les quatre règles décrites ci-dessus sont obligatoires et constituent la base essentielle de chaque séance de brainstorming. Assurez-vous avant de commencer que toutes les personnes présentes sont informées des procédures et de la conduite à adopter et rappelez les participants à l'ordre lorsqu'ils enfreignent ces règles.

Expliquez la procédure.

Le mot « brainstorming » est utilisé de manière tellement galvaudée que son sens original, ses règles et son processus peuvent ne pas être clairs pour tout le monde.

Choisissez la taille et la composition de groupe adéquates.

Plus vous mélangez l'équipe, plus les propositions seront variées. Conviez donc les collègues des autres départements et services. De cette façon, vous ne laissez aucune place à l'aveuglement professionnel et créez une diversité qui peut définitivement enrichir la récolte d'idées. Deux personnes suffisent déjà pour constituer une équipe de brainstorming. La règle est : autant que nécessaire et aussi peu que possible.

Communiquez des délais clairs.

Vous risqueriez autrement de vous enliser complètement dans ce processus créatif. Prévoyez au moins 30 minutes pour la phase de la récolte d'idées. L'évaluation des propositions dure en principe entre 30 et 60 minutes.

Resserrez les rangs de l'équipe.

Avant de commencer, créez une base solide de confiance et une atmosphère de travail agréable pour les personnes présentes. Les activités de team building sont idéales dans cette optique et n'ont pas besoin d'être longues. Après avoir brisé la première glace, les gens se sentent beaucoup plus à l'aise pour proposer des idées inhabituelles ou folles sans être regardés de travers ou devoir s'inquiéter des conséquences possibles. Même si les règles sont claires pour tout le monde, cela ne veut pas dire que les gens les ont déjà intégrées.

Vous savez de quoi il retourne maintenant. Mais comme le brainstorming ne conduit pas toujours au résultat souhaité, certains aiment dire que cette méthode est inefficace. D'où cela vient-il ? Même si vous avez plus ou moins assimilé tous les points, vous n'êtes pas à l'abri d'erreurs ou de mauvaises conditions, soit parce que vous vous contentez de compromis, soit parce que la méthode n'est pas entièrement exécutée correctement. Nous allons donc maintenant vous dévoiler un aperçu pratique et vous expliquer les erreurs les plus récurrentes qui peuvent être observées lors du brainstorming :

Brainstormen ne signifie pas « réfléchir ensemble ».

Si vous devez recueillir de nouvelles idées en équipe, mais que cela se fait sans animateur, sans règles claires, sans objectifs et sans limites de temps, vous ne pouvez pas parler de brainstorming. Vous êtes loin de la méthode originale lorsque, par exemple, cinq personnes s'assoient autour d'une table et discutent passionnément de chaque proposition émise. Au final, vous n'atteindrez pas non plus l'objectif souhaité.

Ne faites aucun compromis en matière d'animation.

Il est encore moins question de faire l'impasse dessus. L'animateur est et reste l'outil essentiel du processus de brainstorming, car il dirige la réunion, évite les discussions interminables et inclut toutes les personnes présentes. Il vaut mieux reporter la session que se lancer dans la tâche avec une animation inexistante ou inappropriée.

Les supérieurs hiérarchiques sont contre-productifs pour le processus de brainstorming.

Après tout, les employés se soucieront toujours de la façon dont leur performance sera évaluée lorsque le patron les regarde. D'une part, cela engendre une pression notable et d'autre part, on risque la lutte pour la meilleure idée lorsque quelqu'un de l'étage exécutif est présent. En d'autres termes, cela ralentit le processus créatif, car la pression inhibe, c'est bien connu. D'autre part, des suggestions ingénieuses pourraient même ne pas être exprimées par peur qu'elles paraissent trop saugrenues pour l'entreprise.

Ne vous laissez pas duper par des évaluations trop hâtives.

Pourquoi ce point doit-il si souvent être répété ? Justement parce qu'il est si difficile de s'y tenir ! L'évaluation est un comportement naturel et humain et il n'y a généralement pas de mauvaise intention derrière. En conséquence, les commentaires sont spontanés et irréfléchis, mais ils affectent le processus de recherche d'une solution.

Évitez à tout prix le brainstorming

si la décision a été prise en arrière-plan depuis longtemps ou si quelqu'un d'autre en porte la responsabilité. Les participants pourraient s'en trouver mécontents et démotivés si des idées brillantes, pourtant plausibles, sont rejetées après coup. La motivation et le plaisir au travail sont des facteurs importants pour un bon climat social dans l'entreprise. Ils peuvent avoir un impact significatif sur son succès. À la suite de telles situations et dans le pire des cas, vous pouvez perdre l'enthousiasme et l'engagement de vos employés — une tendance qui peut difficilement être inversée.

Ne terminez jamais un brainstorming sans parler de l'avenir.

Attribuez des lots de tâches spécifiques et définissez les étapes suivantes. Dans l'idéal, chaque participant se voit remettre un résumé. Votre idée aura beau être géniale, si la mise en œuvre échoue, par exemple parce qu'il n'y a pas de débriefing ou parce que les étapes suivantes ne sont pas claires, le processus aura été vain.

En règle générale, le brainstorming a lieu en groupe, mais vous pouvez tout aussi bien utiliser cette méthode en tant qu'unique participant. Respectez à cet effet les recommandations suivantes :

Choisissez le lieu adéquat. Trouvez un endroit calme où vous pourrez travailler sans être dérangé ou installez-vous dans la nature si cela vous inspire. Un changement de lieu peut encourager votre créativité et vous ouvrir de nouvelles perspectives. Quel que soit le lieu de votre brainstorming : vous devez vous y sentir bien.

Évitez les distractions inutiles causées par votre smartphone ou le désordre sur votre bureau. Si vous avez encore du mal à vous concentrer, voyez si quelques exercices de concentration pourraient vous aider.

Fixez-vous des délais clairs, sinon vous risquez de vous perdre dans les différentes étapes. Sans animation, vous devez vous structurer seul.

Notez toutes les idées, sans exception, et laissez également l'évaluation de côté pour cette étape. Une autre solution est de dessiner une carte mentale.

Accordez-vous de courtes pauses afin de maintenir vos performances intellectuelles. Découvrez comment les pauses peuvent vous être bénéfiques.

Pour finir, évaluez et évitez d'être trop dur avec vous-même. Comme dans un groupe, toute idée émanant de ce processus vous servira et vous mènera au but.

Un brainstorming avec soi-même a des avantages et des inconvénients. D'une part, vous êtes plus efficace seul et au moins aussi créatif qu'en groupe, d'après certaines études. Le coût pour l'entreprise est aussi incontestablement plus faible. De plus, vous pouvez choisir librement votre moment — par exemple, en fonction de votre courbe de performance personnelle. D'ailleurs, vous en apprendrez plus à ce sujet dans l'article équilibre entre vie professionnelle et vie privée. D'autre part, vous devez être en mesure de libérer du temps pour un processus aussi intensif, car brainstorming est synonyme de travail intellectuel éprouvant. En groupe, en présence d'un animateur, et avec un rendez-vous fixe, il y a non seulement un engagement, mais c'est aussi probablement plus amusant. Il se peut que vous ne soyez pas du tout du genre créatif et que vous profitiez énormément de l'échange en groupe. Quoi qu'il en soit, chaque personne dispose de qualités propres.

La méthode de la pire idée possible

Ne vous inquiétez pas, il ne s'agit pas ici de faire le poirier, mais d'inverser votre raisonnement. Le fait de trouver quelles idées ou solutions possibles ne peuvent en aucun cas fonctionner vous aidera. Tout le groupe est ainsi conduit hors de sa zone de confort et contraint de changer de perspective. Cette approche peut vous donner de nouvelles façons de penser que vous n'avez même pas envisagées auparavant. Avec cette méthode, le pessimisme et la pensée du pire des cas sont de mise.

Le brainwriting

Voulez-vous éviter les commentaires critiques qui empêchent l'équipe de développer de nouvelles idées et bloquent le processus ? Vous souhaitez de plus encourager les collègues timides à coopérer ? Dans ce cas, laissez les personnes coucher toutes leurs idées sur du papier. Notées sur des feuilles A4 ou sur des pense-bêtes de taille moyenne, elles sont ensuite échangées au sein du groupe. De cette façon, l'équipe complète et développe habilement les idées sans que personne ne se sente embarrassé ou que les mêmes personnes prennent la parole.

Le brainswarming

Cette méthode est similaire à celle du brainwriting et poursuit le même objectif, à savoir inclure les personnes silencieuses dans le groupe à parts égales. Cependant, pendant le brainswarming, toutes les suggestions sont écrites sur des pense-bêtes et rassemblées sur un tableau à épingler, un whiteboard ou flipchart. Les idées sont ensuite discutées et développées conjointement. S'ensuivent un regroupement et une évaluation de toutes les propositions notées.

La méthode 6-3-5

Avec cette approche, vous obtiendrez des tas d'idées inhabituelles en très peu de temps. Six personnes reçoivent chacune une grande feuille de papier. Chaque feuille est divisée en un tableau avec trois colonnes et six lignes. Les six personnes ont maintenant la possibilité d'écrire trois idées dans la première ligne des trois colonnes de votre feuille dans le temps imparti. Ensuite, les idées sont transmises afin qu'une autre personne présente puisse développer ou compléter ce qui a été écrit. L'opération a lieu cinq fois en respectant les contraintes de temps. L'avantage : vous pouvez récolter un grand nombre d'idées en peu de temps en évitant que certaines personnes monopolisent la parole tandis que d'autres restent en retrait. Cependant, ce processus rigide peut constituer un véritable défi, par exemple en raison des rythmes de travail ou bien pour des questions de compréhension.

La pensée latérale

Cette méthode peut être notamment utile lorsque vous êtes coincé dans un goulot d'étranglement créatif et ne pouvez pas vous en libérer. Sortez résolument des sentiers battus pour dépasser les limites de votre esprit. Exagérez et rebattez les cartes, que cela vous semble réaliste ou non. Ne laissez pas les limites actuelles, la technique, et les possibilités légales ou sociales vous limiter. Dans ce processus, tout ce qui peut favoriser votre créativité est permis.

Par exemple, quel serait le visuel de votre produit si les acheteurs du pays de destination avaient assez d'argent pour se l'offrir ?

La méthode du brainstorming et les techniques associées peuvent certainement représenter une grande valeur ajoutée en termes de récolte d'idées et apporter du renouveau dans les structures figées. Cependant, les utiliser ne garantit pas que vous et tous les autres participants déborderez de créativité. Un processus de brainstorming est épuisant et exigera beaucoup d'efforts de votre part. Préparez-vous personnellement à ces phases de travail exigeantes en vous assurant de dormir sereinement la veille, de manger sain ou de faire une microsieste peu de temps avant. Vous mettrez ainsi toutes vos chances du côté de la réussite.