Zelfmanagement: de beste methodes voor tijdmanagement

Wet van Edward: als u deadlines nodig heeft op productief te werken

Bent u iemand die plots productiever wordt, wanneer de deadline dichterbij komt of de druk nodig heeft om zelfs nog maar met de opdracht te beginnen? Dat bent u een goed voorbeeld van de wet van Edward. Die gaat ervan uit dat u steeds meer moeite doet om een opdracht tot een goed einde te brengen naarmate de deadline nadert. Nauw daarmee verbonden is de zogenaamde wet van Parkinson, die stelt dat u er langer over doet om een opdracht te voltooien, als u er meer tijd voor krijgt. Hoe meer tijd u krijgt, des te meer tijd heeft u nodig. Maar hoe nipter de deadline, des te groter de stress. En dat moet u vermijden. Door uzelf bewust worden van dat principe, heeft u al een grote hindernis uit de weg geruimd. Verbeter uw zelfdiscipline en gebruik methodes voor tijd- en zelfmanagement om al niet eerst in de val te trappen.

SMART-principe

Doelen stellen is het begin van elk voornemen. Die zijn namelijk het vertrekpunt voor alle andere projecten of opdrachten. Geschikte doelen definiëren is echter helemaal niet zo simpel als u misschien denkt. Veel mensen stellen zichzelf doelen die volstrekt onrealistisch en bijgevolg uitermate demotiverend zijn. Soms zijn ze ook nog eens zo slordig geformuleerd dat niemand precies weet waar hij naartoe moet werken. Het gevolg: er ontstaat onenigheid over de vastgelegde prioriteiten en in de samenwerking. Belangrijke hulpmiddelen worden verspild en de werksfeer kan er eveneens onder lijden. Om dat te vermijden, moet u op enkele zaken letten.

Wilt u de juiste doelen formuleren en zo een duidelijke structuur geven aan uw dagelijkse werkleven? Het SMART-principe voor zelfmanagement helpt u daarbij. De volgende stappen brengen u dichter bij uw doelen:

• S, van specifiek:

  wees bij de doelstelling zo concreet mogelijk om foute interpretaties te vermijden.



• M, van meetbaar:

  definieer de kwantitatieve en kwalitatieve maatstaven, zodat uw doel voor iedereen duidelijk is.



• A, van acceptabel:

  doelen moeten voor ambitie zorgen en leuk zijn om na te streven. Dan geven alle personen in kwestie het beste van zichzelf.



• R, van realistisch:

  onhaalbare doelen zijn frustrerend en nooit echt nuttig. Blijf dus realistisch. Doelen zijn immers geen visioenen.



• T, van tijdgebonden:

  Maak de doelen bindender door deadlines te stellen. Ook voor subdoelen moeten duidelijke doelstellingen worden gedefinieerd.

Paretoprincipe

Als u op kantoor nauwelijks de opdrachten kunt bijhouden, loopt u al snel het risico om het overzicht te verliezen. Misschien helpt u dan de afdeling of de klanten die luider dan de rest om hulp roepen, maar die daarom niet het meeste nodig hebben. In dat geval kunt u zich misschien niet genoeg focussen op het wezenlijke. Dat heeft dan weer een impact op de verwezenlijking van uw doel of u compenseert de verkeerde prioriteiten door overuren om de opdrachten toch nog net op tijd af te krijgen. In beide gevallen bent u de dupe.

Niet alleen, maar vooral in drukke periodes is het belangrijk om bedachtzaam om te springen met de beschikbare hulpmiddelen, ongeacht of het om geld of om uw werkuren gaat. In die context is Paretoprincipe, dat uitgaat van een 80-20-regel, geldig. Volgens dat principe is 20 procent van de ingezette hulpmiddelen voldoende om 80 procent van het potentiële succes te behalen. Die richtcijfers kunnen toegepast worden op elke mogelijke situatie.

Wat betekent dat concreet voor uw dagelijkse werkleven? Identificeer die 20 procent in uw baan en focus u eerst op de belangrijke zaken. Daarna kunt u werken aan de overige dingen, die in omvang echter veel minder zullen bijdragen tot uw succes of het behalen van uw doel.

ABC-analyse

Het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden is meestal verre van eenvoudig. Met behulp van de ABC-analyse, die aanleunt bij het Paretoprincipe, deelt u uw opdrachten op in drie categorieën. Zo kunt u de focus leggen op opdrachten en projecten die voor u en het bedrijf van groter belang zijn. Die opdeling in drie categorieën kent u misschien uit het beheer van hulpmiddelen of de verkoop, waar ABC-analyses een courante tool zijn om zinvolle klassengrenzen voor de materiaalvoorraad en klanten te definiëren. De indeling in klassen en categorieën is enkel zinvol als er op een verschillende manier moet worden omgesprongen met de categorieën. Dat is het geval bij de opdeling van uw opdrachten in categorieën. U kunt prioriteit geven aan opdrachten, ze aan anderen doorgeven en delegeren, uitstellen of volledig van uw lijst schrappen.

De ABC-analyse toepassen is relatief eenvoudig en toch doeltreffend. Zet uw huidige opdrachten op een rijtje en deel ze in de volgende categorieën in:

• A-opdrachten

  hebben een hoge prioriteit, omdat ze essentieel zijn om belangrijke doelen te behalen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer uw opdracht moet voltooid worden om op tijd te kunnen leveren aan de belangrijkste klanten.



• B-opdrachten

  mag u pas na de A-opdrachten doen of u moet ze delegeren. Ze hebben een gemiddelde prioriteit, zoals een antwoord sturen naar een kleinere klant die om uitleg vraagt, wanneer u net bezig bent met zijn levering. Het antwoord kan ook verstuurd worden door een collega of een assistent en misschien zelfs wachten tot de volgende dag.



• C-opdrachten

  zijn niet belangrijk voor het behalen van uw doelstelling, maar komen wel vaak voor in uw dagelijkse beroepsleven. U kunt ze weigeren of delegeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om het bijwonen van een business event, wat geen rechtstreekse invloed heeft op het verloop van projecten die relevant zijn voor de doelstelling.

Zeker na vele jaren dienst dreigt het risico op bedrijfsblindheid: u bent ervan overtuigd dat u weet wat belangrijk is, maar u heeft uw prioriteiten al een hele tijd niet meer op een rijtje gezet. En zelfs al heeft u de belangrijkste opdrachten geïdentificeerd, dan nog vindt u het misschien niet altijd gemakkelijk om u aan de volgorde te houden. Zodra u uw opdrachten heeft opgeschreven en gevisualiseerd, denkt u na over uw oorspronkelijke prioriteiten, prent u zich de belangrijke opdrachten nog beter in en schept u een bindende basis.

De Eisenhowermethode

Dankzij de ABC-analyse weet u voortaan welke opdrachten belangrijk zijn. Vaak speelt echter de tijdsdruk, dat wil zeggen de dringendheid van opdrachten, een belangrijke rol in het dagelijkse beroepsleven. Mensen hebben namelijk de gewoonte om zich eerst over dringende aangelegenheden te bekommeren, zonder na te denken of de opdracht wel degelijk van belang is voor het behalen van het eigenlijke doel. U loopt het risico om uw lijst met prioriteiten snel weer te vergeten. Bij de Eisenhowermethode deelt u opdrachten in op basis van beide eigenschappen: hoe belangrijk ze zijn en hoe dringend. Door die opdeling beschikt u in totaal over vier categorieën om al uw opdrachten te rangschikken. Doorgaans wordt bij de Eisenhowermethode een coördinatenstelsel gebruikt, waarbij de x-as het belang voorstelt en de y-as de dringendheid. Plot de kwadranten volgens de vermelde categorieën:

• Categorie A:

  belangrijke en dringende opdrachten moeten onmiddellijk afgewerkt worden en mogen niet uitgesteld worden. Die opdrachten zet u in links bovenaan in het coördinatenstelsel.



• Categorie B:

  belangrijke, maar minder dringende opdrachten moeten weliswaar uitgevoerd worden, maar pas na de opdrachten van categorie A. Ze worden links onderaan ingedeeld.



• Categorie C:

  opdrachten die onbelangrijk zijn, maar wel dringend moet u aan anderen delegeren. De C-opdrachten staan rechts bovenaan in het coördinatenstelsel.



• Categorie D:

  onbelangrijke opdrachten die geen haast hebben hoeft u niet uit te voeren, maar kunt u gewoon afwijzen. Alle opdrachten van deze categorie belanden rechts onderaan en vervolgens in de prullenbak.

Als u de Eisenhowermethode voor het eerst toepast of als u een visueel persoon bent die alles liefst voor zich ziet, dan kunt u de kwadranten op losse A4-papieren schrijven en ze in de juiste volgorde op de grond uitspreiden. Schrijf uw opdrachten ook op aparte papieren en leg ze per categorie op de kwadranten. Later en met een beetje oefening kunt u de categorisering intuïtief en spontaan gebruiken.

ALPEN-methode

Verzet u dagelijks een berg werk op kantoor? De zogenaamde ALPEN-methode is een populaire tool om een zinvol plan op te stellen. Met deze tijdmanagement-methode is het een eitje om uw werkdag beter te structureren, aan deadlines te denken en eindeloze overuren te vermijden. Zo gaat u te werk:

• A, van alles op een rijtje zetten:

  uw to-dolijst moet u 's ochtends maken, meteen nadat u aan uw bureautafel bent gaan zitten. Denk goed na over wat er die werkdag moet gebeuren en houd rekening met alle opdrachten die moeten worden afgewerkt. Vergeet de taken niet waarvan u denkt dat ze niet veel tijd in beslag zullen nemen, zoals e-mails beantwoorden, telefoontjes plegen of uw kantoorplanten water geven. Denk ook aan de tijd die u nodig heeft om geplande meetings voor te bereiden en te evalueren. Elke opdracht, hoe klein dan ook, wordt ingecalculeerd en opgeschreven.



• L, van lengte inschatten:

  als u alle opdrachten heeft verzameld, berekent u vervolgens de duur van de aparte punten op uw to-dolijst. Het voordeel: u kunt al van 's ochtends inschatten of u alles op één werkdag kunt voltooien en u stelt tijdlimieten, die u kunnen motiveren om efficiënt te werken. Probeer realistisch te blijven. Als u uit ervaring al vermoedt dat een meeting zal uitlopen, plan die extra tijd dan mee in. Bereken daarna de totale tijd die u nodig heeft om alle geplande opdrachten af te werken. Misschien merkt u zo dat u op die dag niet alles wat op uw lijst staat, zult kunnen doen. Hoe u daarmee kunt omgaan, wordt in de volgende punten uitgelegd.



• P, van problemen incalculeren:

  plan op voorhand onvoorziene omstandigheden mee in. De dag verloopt immer niet altijd zoals u het zich 's ochtends heeft voorgesteld. Door problemen in te calculeren bent u voorbereid en kunt u beter omspringen met verrassingen. Als vuistregel geldt: gun uzelf een spelingsruimte van 40 procent en plan niet meer dan 60 procent van uw werkuren in.



• E, van essentie bepalen:

  voor de meeste werknemers is er altijd nog wel iets te doen op kantoor, want doorgaans krijgt u meer opdrachten dan voorzien voor uw dagelijkse werktijd. Met glijdende werktijden kan het extra werk af en toe worden opgevangen, maar het is niet de bedoeling dat u voortdurend langer op kantoor blijft dan uw normale werkuren. Uw work-life-balance zal er baat bij hebben. Wat helpt? Beslis welke opdrachten echt belangrijk zijn en zeker vandaag moeten worden afgewerkt. De ABC- en de Eisenhowermethode kunnen u daarbij helpen.



• N, van nagaan of het gelukt is:

  vat op het einde van uw werkdag samen welke opdrachten zijn voltooid, of de geplande tijd voldoende was en of er nog punten op uw to-dolijst moeten worden afgewerkt. Laat u niet ontmoedigen als de methode niet meteen het gewenste resultaat, namelijk een optimaal tijdmanagement, oplevert. Doe verder en herhaal de ALPEN-methode enkele weken lang. Als die uitdaging u lukt, bent u al een grote stap dichter bij uw zelfmanagement-doel.

GTD-principe

Getting Things Done, vrij vertaald 'werk gedaan krijgen', biedt u een overzicht van alle opdrachten en sorteert ze in een individueel organisatiesysteem dat met veel meer rekening houdt dan de prioriteit van to-do's alleen. Volgens David Allen hebben alle opdrachten een invloed op de concentratie bij het werken, zelfs als ze een lage prioriteit hebben. Dat u iets als onbelangrijk heeft bestempeld voor het behalen van uw doelstelling, wil immers niet zeggen dat u er niet meer over nadenkt. Dat is perfect normaal, maar het leidt u af en het slorpt hulpmiddelen op. U kunt het GTP-principe zowel in uw beroeps- als in uw privéleven toepassen als zelfmanagement-methode om voor meer efficiëntie te zorgen. Pas daarvoor de vijf onderstaande stappen toe:

Stap 1: Schrijf alles meteen op

, zodra het bij u opkomt, hoe banaal de gedachte ook is. Gebruik voor elke aparte to-do een ander vel papier of notitieblaadje. Verzamel die vellen vol ideeën, afspraken of opdrachten in een zogenaamde verzamelbak. Dat kan bijvoorbeeld een sorteerbak of een ander fysiek organisatiesysteem zijn. Digitale oplossingen zijn ook een optie. Als u het GTD-principe voor het eerst toepast, schrijf dan uw huidige opdrachten neer op aparte vellen papier en plaats ze in de verzamelbak.

Stap 2: verwerk de notities

en maak uw verzamelbak helemaal leeg. Schep een overzicht en beantwoord de drie volgende vragen voor elke genoteerde opdracht. De laatste vraag kunt u met ja of nee beantwoorden. U legt elke notitie neer op basis van dat antwoord.

• Wat voor opdracht is het?
• Wat is de volgende stap?
• Kan ik die stap uitvoeren?

Bij een nee kunt u de opdracht behandelen in functie van de reden en ze bijvoorbeeld:

• op een lijst voor de toekomst zetten om er later op terug te komen.
• noteren om op een later weer te bekijken, als ze op een ander tijdstip relevant is. Schrijf ze dan meteen in uw agenda.
• archiveren, mocht de informatie relevant zijn op een ander tijdstip.
• weggooien, als u ze niet nodig heeft.

In de derde stap leert u hoe u moet omgaan met de opdrachten die u zelf in de hand heeft.

Stap 3: maak naar behoefte lijsten.

Als de opdracht in één keer kan worden afgewerkt in minder dan twee minuten, aarzel dan niet. Voer ze meteen uit. Voor alle andere opdrachten maakt u lijsten naar eigen goeddunken. Grotere opdrachten bestaan doorgaans uit meerdere stappen. Volgens het GTP-principe gaat het dan om een project. Denk na over welke taken u moet uitvoeren om het project te voltooien en maak er een lijst van. Doe dit voor alle complexere opdrachten, of beter gezegd projecten. Aparte opdrachten die niets met een project hebben te maken, maar wel meer dan twee minuten in beslag nemen, verzamelt u op lijsten die u per thema aanlegt, bijvoorbeeld de werkplek verfraaien of de orde op uw bureautafel bewaren. U kunt ook een lijst maken voor persoonlijke aangelegenheden, telefoongesprekken of aankopen voor kantooruitrusting. Opdrachten die u delegeert, noteert u op een wachtlijst. Maak vervolgens een overzicht met alle (project)lijsten om het overzicht te bewaren. Blader regelmatig door uw projecten, zodat u geen opdrachten vergeet.

Stap 4: kies de volgende opdracht.

Daarin speelt de context een rol. Sommige opdrachten, zoals belangrijke telefoontjes, kunt u niet overal uitvoeren of vragen heel veel tijd. Let altijd op de duur van de opdracht. Beslis op basis daarvan welke opdrachten u op dit moment echt kunt doen. Bovendien hangt het er ook vanaf hoeveel van u verlangd wordt. Als u al een lange dag achter de rug heeft en al moe bent, kiest u beter voor een opdracht waarbij u niet al te veel moet nadenken. Door die aanpak vallen bepaalde opdrachten automatisch weg. Die moeten op een ander tijdstip afgehandeld worden. Begin nu met de taak die na de vorige punten te hebben overlopen nog overblijft en de hoogste prioriteit heeft.

Stap 5: houd uw lijstensysteem up-to-date,

zodat u het overzicht houdt en uw voordeel haalt uit dit ingenieuze principe. U moet uw verzamelbak een keer per dag leegmaken en de notities in de juiste lijsten sorteren. Neem op het einde van de week altijd de tijd om de volgende punten af te handelen:

• de verzamelbak met nieuwe ideeën vullen en de opdrachten meteen sorteren in de lijsten,
• uw agenda actualiseren,
• alle lijsten overlopen en updaten,
• alle opdrachten indien nodig in andere lijsten plaatsen of navraag doen, indien ze gedelegeerd werden en u nog op een bevestiging wacht.

Aanvankelijk lijkt deze aanpak misschien heel ingewikkeld. Daarom is hij ook niet geschikt voor iedereen. Als u echter het type bent voor het GTP-principe, dan zal het u een geheel nieuwe werkwijze opleveren, op voorwaarde dat u het correct en consequent toepast.

Pomodorotechniek

Verliest u zich vaak in uw opdrachten en verstrijken de uren zonder dat u ook maar een pauze genomen heeft? Geen wonder dat u 's avonds moe en opgebrand bent. Om productief, creatief en innovatief te blijven, moet u voor time-outs zorgen en uw hersenen eventjes rust gunnen. Anders loopt u na verloop van tijd risico op een burn-out. Dankzij de Pomodorotechniek blijft u gefocust bij het werken. Het is dan ook een geweldige zelfmanagement-methode. Zo gaat het in zijn werk:

houd na 25 minuten altijd 5 minuten pauze. Na 2 uur, 4 cycli dus, gunt u zich in totaal 30 minuten pauze tijdens het werk. Zeker bij vermoeiende bezigheden kunt u uit deze simpele methode heel veel voordeel halen. Stel een wekker in, zodat u de pauzes ook echt neemt. Klinkt dat voor u als te veel onbenutte tijd, die u zich niet kunt permitteren of die uw werkgever niet zal goedkeuren? Tijdens de pauzes hoeft u in geen geval onproductief te zijn. Hoe u uw pauzes zinvol kunt invullen en u toch ontspant, leest u hier.

Assepoestermethode

Wanneer u methodes toepast, kunnen uw eigen gewoontes roet in het eten gooien. Op een dag wilt u dolgraag iets nieuws uitproberen om uw dag optimaal in te delen, maar niet veel later geeft u op door een gebrek aan doorzettingsvermogen. Om aan die en andere hinderende patronen te werken, schrijft u al uw gewoontes op aparte papiertjes. Bekijk en beoordeel alle notities en leg ze op een van de twee stapels: op de stapel met de goede gewoontes of op die met het gedrag dat u wilt afleren.

Het effect: alleen al nadenken over welk gedrag u zelf wilt veranderen, kan een positieve werking hebben. Zelfkennis is immers het begin van alle wijsheid, zo gaat het gezegde.

Gemotiveerd blijven voor zelfmanagement

Welke zelfmanagement-methode u ook gebruikt: oefening baart kunst. Alleen door herhaling kunt u van nieuwe gedragspatronen een gewoonte maken. Als u volhoudt, zult u er niet meer over nadenken, maar de methode helemaal automatisch en intuïtief toepassen. Daarvoor kan een nieuwe werkwijze soms een uitdaging vormen en extra inspanning verlangen. Als u om te beginnen al geen motivatie heeft op het werk, is het van start gaan en volhouden des te moeilijker, maar niet onmogelijk. De volgende drie punten helpen u om gemotiveerd te blijven in uw baan of om opnieuw motivatie te vinden.

• Denk na over doelen en perspectieven:

  doelen en afspraken zijn pas duurzaam, als ze een win-winsituatie voorstellen voor alle partijen. Natuurlijk is het goed dat u zich aanpast aan de doelen van uw werkgever. Dat is in zekere mate de baan waarvoor u betaald wordt. Als uw persoonlijke doelen er echter altijd bij inschieten, is ook het financiële aspect geen stimulans. U zult het tempo bijgevolg niet lang kunnen volhouden of u moet zich dagelijks met tegenzin naar het kantoor slepen. Denk dus na over hoe het er met uw eigen doelen voorstaat of definieer ze bijvoorbeeld met het SMART-principe. Als uw persoonlijke doelen toch eens op de tweede plaats komen te staan, is het zinvol om over mogelijke perspectieven na te denken. U geraakt wel door moeilijkere periodes heen, als u licht aan het einde van de tunnel ziet.




• Vier bereikte doelen en successen:

  in tijden, waarin het ene project het andere in ijltempo opvolgt, denken velen niet eens aan de belangrijke stap om de projecten af te ronden. Nochtans is bewust afronden een belangrijk onderdeel van uw motivatie. Maak een kort overzicht van uw werk en geef uzelf en alle deelnemers een beloning voor de geleverde prestatie. Dat schept een band en draagt bij tot succesvol teamwork in de toekomst. Die samenwerking is belangrijke voor een goede werksfeer, zeker in turbulente tijden.




• Zoek een goede routine:

  geroutineerd werken betekent dat u ervaren bent in wat u doet. Dat is positief, maar kan ook verraderlijk zijn, namelijk wanneer uw werkwijze niet langer modern is en u belangrijke veranderingen niet meer herkent. Bedrijfsblindheid en verveling zijn een zware domper op uw motivatie. Als u echter rekening houdt met enkele punten om bedrijfsblindheid te vermijden, dan kunt u verandering brengen in uw vastgeroeste routines en een nieuwe wind door het kantoor doen waaien. Dat zorgt voor motivatie op het werk en meer plezier op kantoor.