Workshopruimte inrichten: tips voor apparatuur en uitrusting

Welke uitrusting u nodig heeft voor uw workshop, hangt vooral af van de ruimtes waarin deze zal plaatsvinden. Informeer u dus eerst bij de organisator over de ruimtelijke omstandigheden. Vindt de workshop plaats in uw eigen bedrijf, dan kunt u de workshopruimte natuurlijk ook gewoon zelf bekijken. De belangrijkste factoren zijn de grootte en vorm van de ruimte: ruimtes die (zo goed als) vierkant zijn, zijn ideaal voor de meeste workshops, omdat ze niet alleen voldoende ruimte bieden voor rijen tafels en stoelen, maar ook voor groepsactiviteiten.

In krappe ruimtes kunnen vooral bij grotere groepen problemen al snel communicatieproblemen ontstaan, omdat de achterste rijen niet alles kunnen horen of zien. Tafels en stoelen moeten het beste zodanig worden geplaatst dat de deelnemers tijdens de workshop oogcontact maken en met elkaar en met de moderatoren kunnen communiceren. Een U-vormige opstelling van de tafels, die op de moderatoren gericht zijn, werkt zeer goed in de meeste situaties. Het heeft als voordeel dat kleine groepen in het midden van de tafels ongestoord kunnen werken aan een groepswerk.

Zijn de vorm en grootte van de ruimtes ongeschikt voor uw workshop, probeer dan zo snel mogelijk samen met de organisator een oplossing te vinden. Een ruimte die niet optimaal is kan het succes van een workshop behoorlijk tegenwerken.

Informeer u ook over de vaste apparatuur die in de ruimte geïnstalleerd is. Zijn er whiteboards beschikbaar en zijn er een beamer, projectiescherm en luidsprekers geïnstalleerd? Als u digitaal onderwijsmateriaal wilt gebruiken, heeft u informatie nodig over de geschikte interfaces voor video en audio, zodat u de juiste kabels en/of adapters kunt meenemen.

Vooral bij externe workshops is het belangrijk om te weten welke mobiele borden de organisator ter beschikking kan stellen. Zijn de noodzakelijke borden niet voorhanden op de locatie, dan moet u zelf een verplaatsbare uitvoering meenemen of een alternatief gebruiken.

Als u de materialen voor een workshop samenstelt, kunt u er niet omheen om een gedetailleerde lijst te maken. Zelfs ervaren workshopleiders schudden een volwaardige workshop-uitrusting niet even uit hun mouw. Maak het best van tevoren een checklist, zodat u alles nog eens kunt nakijken.

Neem vooraf de geplande oefeningen en voordrachten door en leg vast welke soorten borden u voor de workshop nodig heeft. Om de resultaten vast te leggen moet bij elke workshop minstens één whiteboard of flipchart voorhanden zijn. Als u oefeningen op het programma heeft staan waarbij presentatiekaarten worden gebruikt, heeft u bovendien minstens één prikbord of presentatiebord nodig.

Zijn de benodigde borden niet beschikbaar op de plaats van de workshop, dan moet u improviseren. Inklapbare flipcharts kunnen in de kofferbak of zelfs in de trein relatief gemakkelijk van A naar B worden vervoerd. Beschrijfbare flipchart-modellen zijn ook bruikbaar als whiteboard. Als u de neiging heeft om resultaten bijzonder gedetailleerd op te schrijven, dan moet u de flipchart bij voorkeur traditioneel met een flipoverblok gebruiken. Een moderator die steeds zijn whiteboard moet schoonwissen en de inhoud moet fotograferen, kan namelijk snel de rode draad verliezen.

Een presentatiebord of presentatiewand is moeilijker te vervangen dan een whiteboard en flipchart, maar is voor veel workshopoefeningen onmisbaar. Maar ook hier zijn er alternatieven: op gladde wanden zijn plaknotities een betrouwbare keuze. De zelfklevende briefjes kunnen meermaals opnieuw worden opgeplakt en zijn verkrijgbaar in verschillende formaten die geschikt zijn voor workshops.

De gouden regel op het gebied van workshop-uitrusting: liever te veel materiaal dan te weinig. Plan bewust hoeveel stiften, punaises of magneten u daadwerkelijk nodig heeft en neem dan minstens anderhalf keer die hoeveelheid mee naar de workshop.

Ook voor kleine onderdelen en toebehoren is het raadzaam de geplande oefeningen nog eens door te nemen. Bepaal tot in het kleinste detail welk materiaal voor welke oefening nodig is en vergeet daarbij naast het vanzelfsprekende standaardtoebehoren niet de 'vreemde eenden', zoals knutselspullen, waskrijtjes of objecten voor een grab-bag-oefening.

Naambordjes zijn een absolute must bij elke workshop waarbij de deelnemers elkaar niet kennen. Of u de deelnemers zelf hun eigen bordje laat maken of u hoogwaardige plastic bordjes wilt gebruiken, hangt af van uw voorkeur en uw verwachtingen van de workshop. Als 'professionaliteit' een criterium is, gebruikt u het best ook professionele producten.

Zorg er voor de workshop voor dat uw stiften nog voldoende inkt bevatten en dat alle benodigde kleuren voorhanden zijn. Navulbare stiften moet u voor de zekerheid voor de workshop nog eens vullen. Vergeet niet dat whiteboardmarkers indien nodig ook op flipchartpapier schrijven, maar omgekeerd kunnen flipchartmarkers whiteboards beschadigen. Plan dus liever ruim en hou de stiften gescheiden!

Een goed uitgeruste presentatiekoffer dekt de meeste gevallen. Als de koffer gevuld is, zitten er bovendien het best ook nog reservekaarten en -stiften voor deelnemers in, mocht het toch krap worden.

Om de uitgewerkte resultaten op een whiteboard te schrijven, moet het board vroeg of laat worden schoongewist om ruimte te maken voor nieuwe inzichten. Voor whiteboards in vergaderruimtes die meestal al een paar jaartjes meegaan, loont het om hoogwaardig schoonmaakmiddel mee te nemen.

Voordat u belangrijke resultaten verwijdert, moet dat wat geschreven staat natuurlijk wel worden vastgelegd. Er bestaan inmiddels enkele eenvoudige apps voor iOS en Android waarmee u snel kwalitatief hoogwaardige opnames kunt maken en archiveren. Vanwege de hogere beeldkwaliteit en accuduur gebruiken sommige coaches echter nog steeds digitale camera's. Welke beter is, is persoonlijk: het belangrijkste is dat u er snel een paar hoofdpunten of mindmaps mee kunt archiveren, voordat u de bordwisser gebruikt.

Wie PowerPoint gebruikt of video's en foto's wil laten zien, moet ervoor zorgen dat echt alles werkt op de workshopdag. Vergeet dusde kabels en adapters voor de interfaces op de presentatieplek niet en neem een reservebatterij mee voor de presenter.

Last but not least moet u nog eens naar de catering kijken. Is op dit gebied alles geregeld en zijn er tenminste warme en koude dranken voorhanden? Zorg ervoor dat servetten of keukenpapier klaarstaat, zodat u niet op zoek moet gaan, als iemand per ongeluk koffie morst.