Workshop plannen: hier moet u op letten

Bij het plannen van een workshop is het niet altijd mogelijk om gelijkgestemden te vinden. Als u als freelance moderator werkt, heeft u waarschijnlijk geen contact met de deelnemers voordat de workshop begint. HR-managers en projectmanagers beschikken daarentegen over gekwalificeerde collega's in het bedrijf. Profiteer van deze kennis! Medewerkers beschikken meestal over insider-kennis die van pas kan komen als u een workshop plant. Zorg ervoor dat de vaardigheden van de deelnemers elkaar op een zinvolle manier aanvullen. Hoe meer competenties u afdekt, hoe minder u het risico loopt om belangrijke punten over het hoofd te zien. De grootte van het team moet echter wel in een gezonde verhouding staan tot het uiteindelijke aantal deelnemers. In het ideale geval zijn er voor elk teamlid vier tot zes deelnemers. Houd rekening met de sympathieën en antipathieën van de teamleden. Zijn er in het verleden strubbelingen geweest tussen twee potentiële deelnemers, denk er dan goed over na of u beide uitnodigt tot uw team. Daarentegen kan een team meestal goed omgaan met verschillende meningen over een onderwerp. De beste ideeën ontstaan immers vaak uit levendige discussies.

Voordat u het inhoudelijke deel bespreekt, moet u grofweg bepalen hoeveel deelnemers u voor de workshop wilt uitnodigen. De 'ideale' grootte van een workshop bestaat niet, maar in principe zijn workshops met minder dan vijf of meer dan veertig deelnemers lastig te managen en genereren ze relatief weinig nuttige kennis. Op dit punt is een doelgroepsanalyse zinvol. Vraag uzelf af welke leeftijds- en hiërarchische groepen zullen deelnemen aan de workshop en welke interesses deze deelnemers hebben. Het thema van de workshop moet elke deelnemer persoonlijk raken en sommige deelnemers moeten beslissingsbevoegdheid hebben, zodat wat ontwikkeld is direct kan worden geïmplementeerd. Een exacte deelnemerslijst heeft u hierbij nog niet nodig, maar u moet wel in staat zijn om de inhoud en methodes af te stemmen op uw doelgroep.

De inhoud van uw workshop plant u het beste van grof naar fijn: bepaal welke kernvragen moeten worden bewerkt en werk op die basis steeds verder tot in de details. Begin de planning van de inhoud met een uitgebreide brainstormsessie. Hierbij is het handig om teamleden te hebben die bekend zijn met het probleem en hun kennis kunnen inbrengen. Bij de brainstorming moeten de belangrijkste problemen worden gedefinieerd. Workshoptijd is kostbaar: behandel alleen de thema's waarover alle deelnemers het honderd procent eens kunnen worden. Bedenk vervolgens hoe u een narratief kunt opbouwen tussen de themagebieden om een rode draad te creëren die uw deelnemers door de workshop zal leiden. Uit de praktijk is gebleken dat het goed werkt om met een "open" thema te beginnen en naar het einde toe concreet te worden. Als tijdens de brainstormsessie blijkt dat teamleden experts zijn over een bepaald onderwerp, overweeg dan om hen keynote speeches te laten geven. Binnen maximaal vijf minuten kunt u zo alle workshopdeelnemers op een gelijk kennisniveau brengen.

Een workshop zijn bedoeld om kennis te genereren, niet om kennis over te dragen. Op elke keynote speech moet een oefening volgen. Gebaseerd op de voordracht worden er tijdens die oefeningen nieuwe benaderingen ontwikkeld. De meeste oefeningen kunnen in principe worden ingedeeld in een van drie benaderingen:

Discussies leiden snel tot bruikbare resultaten, maar zijn minder geschikt om deelnemers te activeren. De meeste discussiemethodes zijn bedoeld om bestaande groepsformaties te doorbreken, zodat deelnemers in dialoog gaan. Zonder de externe opdracht zouden ze het thema niet in detail hebben besproken. Interactieve groepstaken vereisen veel uitleg: de opdrachten en vragen moeten nauwkeurig en begrijpelijk worden geformuleerd. De deelnemers moeten een uitgebreide inleiding krijgen in het verloop van het spel, zodat alles soepel kan verlopen. Als dit binnen uw mogelijkheden ligt, is groepswerk de beste optie om ideeën voor oplossingen te genereren en trage workshops levendiger te maken.

Educatieve spelletjes kunnen begrip creëren voor problemen en empathie voor de betrokken personen. Als u uw deelnemers uit hun schulp kunt lokken en hun remmingen kunt doorbreken tenminste. Maar voor het geval dat uw deelnemers al snel onwillige spelers blijken te zijn, moet u voor elk gepland spel een "Plan B" klaar hebben liggen.

Als u een op de minuut nauwkeurig tijdschema opstelt, heeft u op de dag van de workshop meer controle en kunt u op tijd reageren als discussies de tijd dreigen te overschrijden. Kleine tip: denk bij de planning van het schema in schooluren. Een beproefde basis is het dubbele uur: 90 minuten werk, gevolgd door 15 minuten pauze. Met een langere middagpauze en ombouwpauzes kunt u in een achturige dag vier eenheden inplannen. Meer dan deze vier dubbele uren plant u beter niet in. Na vier eenheden van 90 minuten zijn de meeste deelnemers niet meer geconcentreerd of klaar voor discussie. Bereid voor de zekerheid nog een alternatief plan voor. Als de deelnemers moeite hebben met een oefening of het schema overschrijden met een verhitte discussie, kunt u daarmee vol vertrouwen van koers veranderen zonder het programma te verstoren.

Logistieke zaken moet u ook vroegtijdig opnemen in de planning. Hoelang hebben de deelnemers nodig om van de workshoplocatie naar de kantine te lopen? Is het mogelijk om in de ruimte een koffiebuffet in te richten? Welke apparatuur staat er in de ruimte? Welke apparatuur moet u zelf meebrengen? Als u al een idee heeft, hoelang de opbouw zal duren, moet u dit tijdskader alvast opnemen in de planning. Dit biedt zekerheid, vooral als er technische problemen optreden.