Scrum-methode voor Agile Project Management

Agile projectmanagementmethodes stellen een team in staat om grotere projecten op een zelfstandige en flexibele manier te realiseren. In plaats van het resultaat centraal te stellen in de planning zoals in klassiek projectmanagement, vormen tijd en inspanning de basis van projectplanning in agile projectmanagement. Pas nadat een team een vast tijd- en kostenkader heeft gedefinieerd, kan het beslissen welke resultaten binnen dit kader realistisch zijn. Door deze aanpak beantwoordt het team de vraag "Wat kunnen we bereiken?" in plaats van "Wat moeten we bereiken?". Agile projectmanagement helpt dus om realistisch te plannen en deadlines te behalen.

Bij agile werken moeten de tijd en het werk van de individuele teamleden zo efficiënt mogelijk worden gebruikt. Als een project georganiseerd is volgens de normen van agile management, moet elk lid van het team altijd geconcentreerd aan een opgave werken totdat deze voltooid is.

Scrum is waarschijnlijk de meest gebruikte methode voor agile projectmanagement. Veel teams zullen de basisprincipes dus al kennen. Scrum deelt het project op in zogenaamde "sprints": afzonderlijke ontwikkelingsfasen waarin aan een deelaspect van het project wordt gewerkt, tot deze afgerond is. Sprints zijn normaal gesproken beperkt tot 30 dagen en mogen niet worden verlengd. Na een sprint volgt een terugblik waarin het team het voltooide werk en de gebruikte methodes en tools beoordeelt. Wat werkte wel en wat niet? Waar zit ruimte voor verbetering? De taakverdeling en vooruitgang worden op een speciaal daarvoor gemaakt "Scrum Board" genoteerd. Er bestaan natuurlijk ook digitale oplossingen.

De voorwaarde voor een vlekkeloze samenwerking van een Scrum-team is een vast georganiseerde teamstructuur. Binnen het team zijn er twee vaste rollen te vervullen: Scrum-Master en Product Owner. De Scrum-Master regelt de interne communicatie, verdeelt taken en zorgt ervoor dat sprint-termijnen worden nageleefd. De Product Owner houdt de eisen van klanten en leidinggevenden in het oog en corrigeert indien nodig de koers als het team deze eisen uit het oog dreigt te verliezen. Bij grotere projecten kan het gebeuren dat de klant zelf een Product Owner aanstelt die in het team moet worden geïntegreerd. Om Scrum te laten slagen, moeten de teamleden flexibel en interdisciplinair werken. Specialisten concentreren zich zoveel mogelijk op hun vakgebied, maar moeten kunnen bijspringen als het op een ander gebied moeilijk wordt.

Een Scrum-team komt één keer per dag samen voor de "Daily Scrum", een zo kort mogelijke dagelijkse vergadering waarin de teamleden vertellen waar ze op dat moment aan werken, hoe het werk vordert en wanneer de taak naar verwachting afgerond zal zijn. "Dailys" mogen niet langer dan 15 minuten duren en zijn puur informatieve meetings. Discussies moeten worden vermeden – er wordt alleen gediscussieerd in planningsvergaderingen en retrospectieven. Werken volgens de Scrum-methode zorgt voor een duidelijke werkverdeling. Met de Scrum-Master is er altijd iemand in het team die ervoor zorgt dat elk teamlid zijn of haar talenten optimaal benut. Dit voorkomt stilstand en verhoogt de efficiëntie van het team. De vastgelegde tijdsintervallen van de sprints voorkomen dat de teamleden zich in deelgebieden van het project "vastbijten" en drijven de projectontwikkeling voortdurend van mijlpaal naar mijlpaal.

Het feit dat de duur van de sprints vooraf bepaald is, kan anderzijds snel een valkuil worden. Kunnen mijlpalen niet zoals gepland worden bereikt, dan moeten sprints in het ergste geval worden verlengd. Vooral onervaren teams kunnen snel de weg kwijtraken met een ontoereikende projectplanning en vervolgens tijd en energie steken in het ontwikkelen van nieuwe plannen. Bovendien is er binnen het sprintmodel weinig ruimte voor flexibele beslissingen. Als er onverwacht nieuwe taken opduiken, kan hiermee pas in de volgende sprintfase worden begonnen.

Veel teams willen profiteren van de voordelen van Scrum, maar vinden niet alle deelaspecten van het systeem zinvol voor hun situatie. Gedeeltelijke integraties van Scrum worden "ScrumButs" genoemd omdat ze "Scrum, maar..." zijn. Welke Scrum-aspecten worden geschrapt, hangt af van de vereisten en de grootte van het team. Kleine teams zien er bijvoorbeeld vaak van af om de functie van Scrum Master permanent in te vullen. Teamleden zijn hierdoor gedwongen om hun taken in overeenstemming met de rest van het team zelf te kiezen en moeten sprintdeadlines zelfstandig naleven. Andere populaire ScrumBut-aanpassingen zijn flexibele sprintlengtes of het afschaffen van de "Dailys" ten gunste van wekelijkse meetings.

Door ScrumBut valt de Scrum-Community uit elkaar. Sommigen beschouwen Scrum als een open systeem dat door elk team aan de individuele eisen kan worden aangepast, terwijl anderen de noodzaak om Scrum aan te passen zien als een symptoom van dieperliggende problemen in het team. Een goed functionerend team, zo luidt het argument, zou probleemloos en efficiënt moeten kunnen werken met een onveranderde Scrum. In elk geval moeten wijzigingen aan Scrum-principes gebaseerd zijn op ervaring. Alleen degenen die met hun team al uitgebreid met Scrum gewerkt hebben, kunnen echt beoordelen of een ScrumBut-oplossing zinvol is. Het is daarom de moeite waard om een volledige Scrum uit te proberen op een paar kleinere projecten voordat wijzigingen in het systeem worden doorgevoerd.