Open kantoor: overzicht van de voor- en nadelen

Een open kantoor is een van de meest toegepaste kantoorinrichtingen, omdat het concept gekenmerkt wordt door het efficiënte gebruik van de ruimte en optimale omstandigheden voor teamwork. Maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. We zullen u laten zien wanneer open kantoren zinvol zijn, welke voordelen ze voor uw bedrijf hebben en hoe u met mogelijke nadelen kunt omgaan.

Hoe een open kantoor ingericht moet worden, staat niet precies vast. In principe verstaan we hieronder een grote kantoorruimte waarin minstens tien personen werken, meestal op een oppervlakte van 300 tot 400 m² of meer.

De bureautafels hoeven niet op een bepaalde manier gerangschikt te worden, maar intussen bestaan er wel talloze concepten voor open kantoren waarop u zich kunt baseren bij de inrichting. Tegenwoordig is het bijvoorbeeld belangrijk dat alle medewerkers zonlicht op hun werkplek hebben. Verder is het nuttig om de ruimte in zones in te delen, die afzonderlijke afdelingen gericht kunnen gebruiken.

Open kantoren moet u vooral overwegen als uw medewerkers continu dingen met elkaar moeten afspreken. In enkele afdelingen moeten de werkzaamheden voortdurend op elkaar afgestemd worden en transparant zijn, waarbij enkel digitale managementsystemen niet voldoende zijn.

Vaak is de keuze tussen open kantoren en individuele kantoren ook een kwestie van budget en de beschikbare oppervlakte. Intussen is er een groot aanbod aan organisatorische maatregelen en maatregelen voor de inrichting, waarmee u het lawaai in een open kantoor tot een minimum kunt houden (bijvoorbeeld scheidingswandsystemen, cubicles of ruimte-in-ruimte-oplossingen). Er bestaan verschillende mogelijke inrichtingen voor open kantoren:

Het basisidee van open kantoren is om een simpele en directe communicatie en samenwerking te stimuleren. Als uw bedrijf een open werkcultuur met een platte organisatiestructuur heeft, dan zou dit soort kantoor een geschikte oplossing voor u kunnen zijn. Vooral als de collega's ook in een home-office werken en elkaar maar zelden zien, kan een open kantoor efficiënt zijn om de tijd samen op kantoor zo efficiënt mogelijk als team te benutten. Daarnaast bieden open kantoren nog andere voordelen.

Open kantoren hebben duidelijk minder ruimte nodig dan individuele kantoren, wat de huur- en bedrijfskosten vermindert. U kunt de kantoorruimte zoveel mogelijk tot in de hoekjes gebruiken en de werkplek met een paar tricks ruimtebesparend inrichten.

Ook kunt u medewerkers op een andere plaats zetten, bijvoorbeeld voor projecten – helemaal zonder moeite, wat wel het geval geweest zou zijn als u de individuele kantoren moest omvormen. Een open kantoor voorkomt ook ongebruikte ruimte, bijvoorbeeld als medewerkers ziek zijn of als er plaatsen onbezet zijn.

Omdat er in een open kantoor geen scheiding is door deuren zoals in individuele kantoren, wordt het wij-gevoel in het team versterkt. Zaken worden sneller op elkaar afgestemd en korte gesprekken tussendoor bevorderen een persoonlijkere sfeer. Nieuwe medewerkers integreren zich daardoor sneller in het bedrijf.

De betere communicatie is een van de hoofdargumenten voor een open kantoor: samenwerken in een open kantoor brengt niet alleen gemakkelijker gesprekken op gang, maar maakt het ook mogelijk om zaken snel op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld door bijval of oogcontact. Dankzij deze probleemloze interacties is het niet alleen gemakkelijker om informatie te delen, maar het heeft ook nog andere voordelen:

Een open kantoor inrichten kan op veel verschillende manieren: zo kunt u bureautafels, ruimteverdelers enz. flexibel plaatsen. Zijn er nieuwe projecten van start gegaan of wilt u de samenwerking in het team verbeteren? Dan is dit misschien het moment om hiervoor alle elementen opnieuw te schikken.

De uitdaging is om de ruimtelijke scheiding in balans te brengen met de passende kantooruitrusting. Voor een effectief teamwork storen hoge, ondoorzichtige wanden meestal, terwijl een te open design nadelig kan zijn voor de concentratie. Enkele elementen waarmee u de ruimte slim kunt indelen zijn:

Uw medewerkers kunnen beter zien wie precies met welke taak bezig is. Daardoor kunnen ze sneller tussentijds vragen stellen en indien nodig kan een collega te hulp komen. Dit kan de teamdynamiek verbeteren en een betrouwbare bedrijfscultuur bevorderen. Ten slotte zijn medewerkers meer betrokken bij de bedrijfsprocessen en kunnen ze de processen en doelen van het bedrijf volledig begrijpen.

Het basisidee van open kantoren is om een simpele en directe communicatie en samenwerking te stimuleren. Als uw bedrijf een open werkcultuur met een platte organisatiestructuur heeft, dan zou dit soort kantoor een geschikte oplossing voor u kunnen zijn. Maar open kantoren hebben ook enkele nadelen, waarmee u rekening moet houden.

In een open kantoor is er in principe een geluidsniveau tussen 50 en 60 decibel. Geconcentreerd werken kost duidelijk meer moeite, want het is bewezen dat dit geluidsniveau de adrenaline- en stresswaarden bij de mensen verhoogt.

Conversaties, telefoongesprekken, opengaande deuren en het geluid van de printer horen allemaal bij het achtergrondgeluid. Bovendien wordt de focus beïnvloed door mensen die voortdurend langslopen. Gebruik scheidingswanden en andere elementen van geluidsabsorberend materiaal of geluiddempende vloerbedekkingen zoals tapijt.

Medewerkers zijn continu omgeven door hun collega's en kunnen zich moeilijk terugtrekken. Vooral als ze iedere werkdag vertrouwelijke conversaties en telefoongesprekken voeren, is het werk moeilijker.

In het ergste geval raken collega's gefrustreerd omdat ze geen plekje hebben om zich terug te trekken. Dit kan invloed hebben op het hele team. Creëer daarom een break-out-zone of een rustige, geïsoleerde werkplek waar uw medewerkers zich kunnen terugtrekken om geconcentreerd te werken.

Elk teamlid heeft een eigen aanpak om taken te volbrengen (of moet een aanpak tijdens het werk ontwikkelen). Medewerkers in een open kantoor kunnen het gevoel krijgen dat ze in het oog gehouden worden – ofwel door de collega's ofwel door de directie. Dit kan de eigen werkwijze belemmeren en een effect hebben op de productiviteit en motivatie.

Om een aangename werkomgeving te creëren, kunnen duidelijk geformuleerde gedragsregels handig zijn. Voorbeelden hiervan zijn om gesprekken op een normale geluidssterkte te voeren, koptelefoons voor muziek te gebruiken en gemeenschappelijke zones schoon te houden. Anderzijds kunnen deze regels ook de houding tegenover elkaar beïnvloeden: het werk van een ander hoeft bijvoorbeeld niet ongevraagde commentaar te krijgen en over meningsverschillen hoeft er niet gediscussieerd te worden om een oplossing te vinden.

In ieder geval kunnen te veel regels beperkend werken. Om succesvol met elkaar te werken is het belangrijk dat uw medewerkers de regels zinvol vinden en zich hieraan houden. Betrek het team vanaf het begin en verzamel regelmatig feedback om de regels indien nodig aan te passen.

De gedragscode houdt ook in dat u rekening moet houden met de individuele behoeften van de medewerkers en compromissen moet vinden. Daarom moeten de collega's eerlijke afspraken maken, bijvoorbeeld of het venster open of dicht mag, de verwarming hoger of lager mag en of het licht aan of uit moet zijn. Bovendien moet u ervoor zorgen dat er een gezond klimaat in het open kantoor heerst.

In open kantoren werken veel mensen in een kleine ruimte samen, waardoor bacteriën en virussen sneller verspreid raken. Er is dus meer kans dat uw medewerkers elkaar besmetten, vooral in de winter. Bovendien heerst er vaak meer stress, waardoor medewerkers vatbaarder zijn voor ziektes.

Om een hogere besmettingsgraad te beperken, voorziet u het beste luchtontvochtigers en luchtreinigers. Ze zorgen voor de ideale luchtvochtigheid en een zuivere lucht, waardoor ziekteverwekkers zich moeilijker overdragen.