Orde, netheid en hygiëne op de werkplek: tips voor elke bureautafel
Inhoud:
De werkplek, of u nu in het bedrijf zelf of van thuis uit werkt, is een deel van uw werkroutine. Intussen is de bedrijfsblindheid echter al dermate gevorderd, dat u de omgeving waarin u werkt helemaal niet meer waarneemt. Zelfs als een schoonmaakbedrijf regelmatig het kantoor van u en uw collega's poetst, is het nog steeds belangrijk om zelf op orde, netheid en hygiëne aan uw eigen bureautafel te letten. Zo maakt u niet alleen het werk van de schoonmaakhulpen, maar ook dat van uzelf eenvoudiger. Houd de stofdoekjes en het schoonmaakmiddel dus paraat. Hier volgen een heleboel tips voor meer orde en netheid op uw werkplek.
Voordelen van een schoon kantoor
Hygiëne op de werkplek is meer dan alleen een welzijnsfactor, hoewel het zogenaamde hygge-gevoel op het werk, een Deens concept, een belangrijk doel is voor vele werknemers. Dat is natuurlijk mooi meegenomen. Maar een ordelijk, gesorteerd archief, een nette bureautafel waarop alles zijn plaats heeft en schone, stofvrije lucht op kantoor helpen u daarnaast beter na te denken.
Ten eerste is uw werkruimte met bureautafel de plaats waar u met uw knowhow, uw concentratie en uw creativiteit goede en degelijke prestaties wilt leveren. Hier verdient u tenslotte uw geld. Besteed dus voldoende aandacht aan deze belangrijke plek! Wanorde en vuil leiden af en zijn niet echt bevorderlijk voor uw motivatie bij het werken. Bovendien maakt u geen goede indruk op anderen, als uw werkplek er onverzorgd en onhygiënisch uitziet. Denk aan wat uw belangrijkste klant zou zeggen, als die spontaan zou langskomen. Wat zou die te zien krijgen? Ontdekt hij misschien een dikke stoflaag op uw beeldscherm of valt zijn oog op de grote chaos in uw archief? Wat zou hij dan over uw werkwijze denken? Inderdaad, de beoordeling van uw prestaties zou er waarschijnlijk onder lijden. Netheid en orde hebben ook echt een impact op uw manier van werken. Als u geen tijd moet verdoen met zoeken, omdat alles netjes opgeruimd is, bent u simpelweg productiever. Als u uw werkmiddelen en kantooruitrusting onderhoudt, moet u ze minder snel vervangen, zodat u op die manier kosten kunt besparen. Bovendien verbetert u de luchtkwaliteit op kantoor en heeft u minder last van ziektekiemen als u op hygiëne let.
Vraagt u zich nu af hoe u voor meer orde en netheid op uw werkplek kunt zorgen? Hier krijgt u de antwoorden.
Tips om te zorgen voor orde en netheid op kantoor
Vaak is het helemaal niet zo simpel om te beginnen aan uw 'nette werkplek'-project, zeker als de chaos zich al verspreid heeft naar elke hoek. Om te vermijden dat het een mission impossible wordt en om ervoor te zorgen dat u uw werkplek uiteindelijk doet blinken als een spiegel, leggen we u stap voor stap uit hoe u te werk kunt gaan.
Plan een opruimdag, liefst met uw collega's
Voor de orde aan de eigen bureautafel is iedereen zelf verantwoordelijk, tenzij u uw werkplek deelt, omdat u aan desksharing. De wanorde beperkt zich echter meestal niet tot de eigen werkplek. Hoe opgeruimd of schoon gemeenschappelijke ruimtes zijn, hangt af van elke gebruiker. Wie in een studentenhuis heeft gewoond, weet maar al te goed dat dit waar is. Op kantoor is dat in principe niet anders. Het gaat daarbij vaak om gemeenschappelijke kasten en kantoorbenodigdheden die elke keer op een andere plek liggen. Neem voor uw missie een paar uur of een hele werkdag de tijd. Als u uw voornemen echt ernstig neemt, dan betrekt u ook meteen uw collega's en leidinggevende. Een gezamenlijke opruimdag biedt namelijk enorme voordelen en is des te leuker in team. Op het einde moet er natuurlijk een beloning zijn. Ook erg motiverend: maak op voorhand foto's van uw kantoor en vergelijk ze met het eindresultaat. Waarschijnlijk zal u verbaasd staan.Mest uw bureautafel, schuiflades en kasten uit
Over de weken en jaren heen kunnen de spullen zich opstapelen op kantoor. Denk aan briefjes met notities, reclameflyers of andere documenten en dingen die u eigenlijk niet meer nodig heeft. Bijgevolg stapelt alles zich op in uw archief of verstoft het in een vergeten hoekje van uw kantoor. Aantrekkelijk of ordelijk is dat in ieder geval niet en gestructureerd nog minder. Misschien bent u al zo gewoon geraakt aan dat uitzicht, dat de wanorde u helemaal niet meer opvalt. Bekijk alle documenten, kasten en schuiflades zonder uitzondering, zelfs als u ze er ordelijk vindt uitzien. Trouwens: planten op kantoor zijn enkel mooi en goed voor de luchtkwaliteit op de werkvloer, als ze niet verwelkt zijn. Hebben uw groene vingers het laten afweten, neem dan bij het opruimen de verwelkte blaadjes weg en verwijder het afgestorven groen. Dode planten zijn niet meer dan triestige stofvangers.Wees ook niet bang om de decoratie of de schrijfwaren op uw bureautafel tot een minimum te beperken. Een individuele werkplek is een goede zaak, maar als die vol foto's en decoratie staat, is dat te veel van het goede. En 15 verschillende balpennen heeft u waarschijnlijk ook niet nodig op uw bureautafel. Kies bewust wat mag blijven en wat moet verdwijnen. Let er bij uw keuze op wat u echt blij maakt en wat beslist uit uw zicht moet verdwijnen. Al de rest kunt u terugbrengen naar de centrale voorraad voor kantoormateriaal of met uw collega's delen. Werp weg wat u niet meer nodig heeft en let er daarbij op om het afval goed te sorteren. Opgelet: vergeet niet om gevoelige documenten door de papierversnipperaar te halen, voordat u ze wegwerpt!
Gebruik organisatiesystemen
Nu schept u, alleen of met het hele team, weer orde in de chaos. In dat proces kunt u het kantoor herstructureren en inrichten op een manier die uw werk ten goede komt, voor zover die mogelijkheid bestaat. Hang bijvoorbeeld whiteboards of prikborden omhoog, waarop u relevante informatie van en voor het team verzamelt. Hier kunt u bijvoorbeeld de status van verschillende projecten bijhouden of ideeën op een overzichtelijke manier neerschrijven. U kunt er ook een aanwezigheidslijst ophangen, zodat iedereen weet wanneer een collega op zakenreis is.Persoonlijk en regelmatig gebruikt schrijfmateriaal hoort thuis op een centrale plaats waar u gemakkelijk aankunt. Dat kan bijvoorbeeld een verrijdbare ladeblok direct naast of onder uw bureautafel zijn. Gebruik zeker een inzet voor schuiflades om vaak gebruikte benodigdheden zoals balpennen of usb-sticks in te sorteren. Als alternatief kunt u een ladebox op uw bureautafel gebruiken.
Papier, notities of catalogi sorteert u thematisch of per project, liefst centraal en op een plaats waar uw collega's er ook aan kunnen. Daarvoor heeft u de keuze uit verschillende opbergsystemen zoals brievenbakjes, klemmappen of hangmappensystemen. Een uitermate vernuftige manier om verschillende ordners te sorteren en te bewaren zonder daarbij het overzicht te verliezen, zijn zogenaamde draaibare ordnerzuilen met meerdere verdiepingen. Gebruik gestandaardiseerde markeringen, kleuren en duidelijke plaatsen voor gemeenschappelijk werkmateriaal, zodat elk teamlid snel alles vindt. Als iemand ziek of op vakantie is, kunnen zo alle documenten zonder veel moeite teruggevonden worden.
Zorg voor minder paperassen
Wilt u van de gelegenheid gebruikmaken om uw papierstapel in de toekomst zo klein mogelijk te houden, of beter nog om de overvloed aan briefjes helemaal verleden tijd te maken? Na het sorteren en archiveren van de documenten kunt u natuurlijk meteen overschakelen op een digitale manier van werken. In de overgangsfase scant u alle notities op papier in, stelt u die online beschikbaar via een app of applicatie en werpt u de papiertjes vervolgens weg. Later maakt u enkel nog digitale notities. Zo reduceert u uw papierafval aanzienlijk in de toekomst. Helemaal in de zin van zero waste. De voordelen beperken zich echter niet tot het milieuaspect. Dankzij de digitalisering heeft u voortaan alles meteen ter hand, zelfs op elke lastminute-zakenreis. Bovendien bespaart u na verloop van tijd veel plaats op kantoor en zal u het gemakkelijker krijgen om uw werkplek op orde te houden.Hygiëne en netheid op kantoor: zo blinkt uw bureautafel
U heeft intussen orde geschept. Nu gaat u een stap verder en laat u uw bureautafel glanzen. Hygiëne gaat echter om meer dan een schone, stofvrije werkplek. Het is geweten dat zich op onze handen veel ziektekiemen, bacteriën en virussen bevinden, zelfs nadat we onze handen hebben gewassen. Het is al voldoende om daarna onbewust uw gezicht aan te raken. Oppervlakken waarmee u erg vaak contact maakt, moet u daarom regelmatig zelf schoonmaken. Tot die categorie behoren uw muis en toetsenbord, uw telefoon en smartphone, maar ook uw laptop en beeldscherm. Gebruik daarvoor de juiste desinfecterende middelen en PC-reinigingsmiddelen, die voor de betreffende oppervlakken geschikt zijn. Houd verder uw microvezeldoek in de aanslag om 's ochtends een keertje over de kampioen in stofvangen te vegen: uw beeldscherm. Stof daarnaast regelmatig uw planten op kantoor af.Voor uw bureautafel gebruikt u, afhankelijk van het materiaal waarvan het oppervlak is gemaakt, een vochtige doek of een geschikte reinigingsspray, die u verdeelt en waarmee u vuil wegveegt. Dat moet u echter vaker doen dan enkel wanneer uw kopje koffie weer eens een vlek heeft gemaakt. U moet uw bureautafel regelmatig afvegen om uzelf nog beter te beschermen tegen de volgende griepepidemie.
Ontdek ook de meest uiteenlopende schoonmaakmiddelen voor diverse doeleinden op de werkplek.
Zo houdt u uw werkplek ordelijk en schoon
- Gemeenschappelijke regels in het team kunnen helpen om de orde in het hele kantoor te bewaren. Overleg samen over de bijdrage die elke collega moet leveren. Daartoe behoort bijvoorbeeld dat werkmateriaal altijd op zijn plaats moet worden teruggelegd of dat elk teamlid zijn eigen werkplek opruimt voor het weekend. Zet de afspraken op papier en hang ze ergens op waar iedereen ze kan zien, misschien op uw nieuwe prikbord?
- Gebruik korte schermpauzesom met een microvezeldoek over uw beeldscherm en bureautafel te vegen of om eens de hoorn van uw telefoon te desinfecteren. Zo houdt u uw werkplek schoon en hygiënisch. Bovendien vult u zo uw pauzes zinvol in.
- Ruim uw bureautafel aan het einde van elke werkdag op en blijf uw organisatiesysteem gebruiken. Denk bij elk nieuw voorwerp, nieuw vel papier of nieuwe catalogus na of u het nodig heeft en indien dat zo is, waar u het kunt archiveren of bewaren. Daarvoor moet u elke dag voldoende tijd inplannen. Wanneer u het kantoor verlaat, neemt u altijd uw vuil servies mee om het naar de keuken te brengen. Laat het niet staan tot de volgende ochtend. Wanneer u 's morgens naar uw bureautafel kijkt, wilt u zich immers goed voelen op uw werkplek.
- Maak elke avond uw prullenmand leeg en laat er zeker geen etensresten of fruitschillen in bederven. Ook fruitmanden moet u regelmatig controleren, zeker voor weekends of vakanties, anders luidt al snel het schimmel- en fruitvliegjesalarm. Let bovendien zeker op de regels over het sorteren van afval.
- Orde op de werkplek door ordelijk te werken breng structuur aan in uw manier van werken. Dat weerspiegelt zich namelijk altijd in de staat van uw bureautafel. Als u eerst aan het ene project werkt, dan plotseling van onderwerp verandert om vervolgens toch weer aan een compleet nieuwe opdracht te beginnen, dan zal uw werkplek er even hectisch uitzien. Dat is niet alleen stresserend, maar ook nog eens inefficiënt. Met behulp van verschillende methodes voor zelforganisatie kunt u voor orde in uw hoofd en aan uw bureautafel zorgen.
Conclusie: stel het niet langer uit
Een verzorgde werkplek is belangrijker voor u, uw prestaties en bijgevolg voor uw carrière dan u misschien in eerste instantie denkt. Natuurlijk hebben mensen verschillende tolerantieniveaus wat orde en netheid betreft. Voor de ene moet alles kraaknet zijn en moet er dagelijks gestofzuigd worden. Anderen nemen hun stofzuiger pas ter hand, als de stofvlokken op de grond al geteld kunnen worden. Los van de plaats die u op die schaal inneemt, is het minstens zo zinvol om evenveel aandacht te besteden aan netheid op de werkplek als thuis. Begin zeker samen met uw collega's aan dit project. Het kan zelfs een positieve invloed hebben op de werksfeer.
Dit interesseert u waarschijnlijk ook:
Met name als er een heleboel werk op u afkomt, denkt u er zelden aan om echt pauze te nemen. Korte onderbrekingen zijn echter enorm belangrijk om fouten te ...
Lees verder Work Life Balance verbeteren: onze tips en tricks
Ook al hoort u het intussen overal: work-life-balance (werk-privébalans) is echt geen modewoord. De achterliggende betekenis en relevantie voor medewerkers ...
Lees verder Individueel kantoor inrichten: de beste tips
Zwar wird das Homeoffice immer gefragter, dennoch schwören zahlreiche Angestellte noch immer auf einen fixen Büroplatz. Die Nutzung von Einzelbüros schafft ...
Lees verder