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Une femme est assise à une table de conférence et écoute un homme qui présente quelque chose sur un écran.

Techniques de présentation : comment réussir ses présentations

Contenu :

La plupart d'entre nous ont déjà fait des présentations à l'école. En fonction de la voie qu'elles ont choisie, certaines personnes y sont confrontées pendant toute leur formation. Pour un grand nombre d'entre nous, les présentations font partie du quotidien professionnel. Les présentations sont souvent source de malaise ; en effet, parler devant plusieurs personnes n'est pas chose aisée. Dans l'idéal, les présentations doivent captiver l'auditoire et lui transmettre des informations de manière sophistiquée. À l'aide des conseils et astuces suivants, vous apprendrez à vous préparer de manière efficace, à avoir confiance en vous le jour de la présentation et à convaincre votre auditoire.


La bonne préparation

Pour commencer, il faut bien se préparer afin de ne pas avoir de mauvaises surprises le jour de la présentation. Vous serez ainsi paré à toutes les éventualités. Même si l'on a parfois l'impression que certains ont un talent inné pour la présentation, cette impression est due à une préparation optimale et minutieuse. Faire une bonne présentation, ça s'apprend !
Une présentation comporte plusieurs étapes. Le traitement du contenu est bien entendu l'élément central de la préparation, mais tous les éléments annexes sont tout aussi importants, sinon plus. Si vous n'arrivez pas à attirer et à garder l'attention du public, même la meilleure présentation ne vous servira à rien. Travailler de manière organisée est un avantage, et pas seulement pour les présentations. Lisez notre article sur l'auto-organisation au bureau.


Déterminer les informations clés


Tout d'abord, le plus important : la préparation du contenu relatif au thème et la longueur de la présentation sont la base de toute présentation. À ce stade, il faut déjà tenir compte du public cible de la présentation. Cela signifie qu'il faut définir ce groupe cible, et adapter la préparation du sujet et le choix des termes en conséquence. Il est en outre important de connaître l'objectif de la présentation. Est-elle de nature purement informative ou doit-elle être comprise comme une invitation ou comme une instruction de travail ? Les participants doivent-ils poser des questions, une discussion doit-elle s'ensuivre, ou n'est-ce pas le but ici ? Il faut réfléchir à tout cela au préalable pour pouvoir ensuite réagir avec professionnalisme.

L'important, c'est de se concentrer sur l'essentiel. L'auditoire a une durée d'attention limitée. Si vous vous éloignez trop du sujet, son attention se détournera de votre présentation. De plus, vous devez absolument éviter les structures de phrases complexes ainsi que les phrases à rallonge. Si vos phrases sont déjà difficilement compréhensibles à l'écrit, elles le seront encore moins à l'oral.

Une conception structurée

Les présentations doivent avoir une structure claire, afin que l'auditoire puisse assimiler et enregistrer les informations qu'elles contiennent. L'introduction sert à attirer l'attention et à présenter le sujet sur le point d'être traité, par exemple à l'aide d'une histoire courte et pertinente. Vous pouvez aussi commencer par exposer une thèse ou formuler une question clé qui fera l'objet d'une confirmation, d'une infirmation ou d'une réponse à la fin de la présentation. Différents points peuvent être traités au cours de la présentation, en suivant une structure logique. Le passage d'un point à l'autre doit s'effectuer de manière fluide. Si possible, il faut éviter de « passer du coq à l'âne ». La personne chargée de la présentation se transforme en animateur qui doit captiver le public et lui donner l'impression que chaque point est au moins aussi intéressant que le précédent.

En fonction de la longueur de la présentation, il peut arriver que certains auditeurs laissent leur esprit vagabonder et perdent le fil. La fin de la présentation doit ramener ces personnes dans la réalité. La conclusion répète de manière courte et concise les informations essentielles afin que les messages clés restent gravés dans la mémoire des auditeurs.


Créer des documents et des notes

Les personnes peu expérimentées ont particulièrement tendance à préparer des notes trop volumineuses et à rester littéralement « scotchées » à ces supports pendant leur présentation. Il faut à tout prix éviter cela. Il est conseillé de ne pas noter de phrases complètes, mais de se contenter de mots-clés. Ainsi, vous ne serez pas tenté de lire votre texte et vous ne transmettrez pas une quantité d'informations excessive à votre public. Il est recommandé de noter les mots-clés, voire de faire des schémas, sur des petites fiches que vous pourrez garder en main ou ranger pendant la présentation. Évitez de remplir des feuilles de format A4, car cela deviendrait vite illisible.

Choisir une technique de présentation

En fonction du type de présentation et du nombre de participants, différentes techniques de présentation peuvent s'avérer efficaces. Si le caractère de la présentation est purement informatif, et que cette présentation comprend beaucoup de chiffres, de dates et de faits, il est très recommandé de l'illustrer par des images, à l'aide d'un programme tel que PowerPoint. S'il s'agit d'une présentation interactive avec atelier, comme un brainstorming, il est conseillé d'avoir recours à un flipchart, afin d'encourager directement la participation du public. Voici ce qui s'applique en principe : que vous optiez pour PowerPoint, pour un flipchart, pour un tableau d'affichage ou pour un whiteboard, l'emploi d'au moins une de ces méthodes rend la présentation plus intéressante.
Si votre présentation se déroule dans le cadre d'une réunion pendant laquelle vous serez assis, la meilleure option est la présentation PowerPoint. Étant donné qu'il est difficile de s'exprimer par gestes lorsqu'on est en position assise, pensez éventuellement à utiliser un pointeur laser. Notre article sur les techniques et méthodes à employer pendant les réunions vous propose d'autres conseils et astuces intéressants.

Une méthode éprouvée, mais traître : les diapositives PowerPoint

Utiliser PowerPoint et des programmes de présentation semblables conjointement avec un ordinateur portable ou un PC… Voilà un grand classique en matière de moyens de présentation. Il est clair que PowerPoint est un moyen pratique pour les présentations et les exposés. Toutefois, il convient de respecter certains critères pour qu'une telle présentation soit réussie. Nous avons tous déjà assisté à une présentation PowerPoint comportant des diapositives de très mauvaise qualité.
Vous trouverez ci-après quelques conseils de base pour une présentation réussie :

  • Si possible, évitez les présentations standard. Le logo de l'entreprise, les numéros de page, la date et le lieu ne sont pas forcément pertinents pour votre public.
  • Incorporez des vidéos, des animations et des enregistrements audio. Cela conférera une certaine dynamique à votre présentation, qui sera ainsi plus variée. C'est un avantage, surtout pour les présentations plus longues.
  • Exprimez-vous librement au lieu de lire des phrases entières, rédigées au préalable.
  • Rédigez des informations courtes, captivantes et lisibles. Au lieu de faire figurer beaucoup d'informations et de mots sur une même diapositive, optez plutôt pour un plus grand nombre de diapositives.


Flipchart, whiteboard, rétroprojecteur : la présentation devient interactive

En fonction des locaux dans lesquels la présentation se déroulera, vous aurez la plupart du temps au moins une de ces options à votre disposition. L'avantage principal de ces médias, c'est qu'ils attirent l'attention de l'auditoire, car ils rendent la présentation plus active ; celle-ci se fera peut-être même avec l'intervention du public. Chaque moyen employé a ses avantages et ses inconvénients.

Les flipcharts sont idéaux pour noter des observations pendant la présentation, ce qui confère à cette dernière une certaine spontanéité et une certaine dynamique. Il est vrai qu'une fois écrit, le texte ne peut plus être effacé, mais cela vous laisse tout de même la possibilité de revenir aux idées et aux notes mentionnées précédemment. De plus, il est possible de séparer les pages et de les accrocher au mur de manière à ce qu'elles soient visibles.

Les whiteboards remplacent de plus en plus les tableaux classiques. En effet, comme les tableaux, les whiteboards offrent la possibilité d'effacer et de réécrire rapidement les différentes notes. D'autres fonctionnalités rendent toutefois les whiteboards très pratiques. Ainsi, vous pouvez y apposer des feuilles de travail, des posters, etc. à l'aide d'aimants ou de bande adhésive ; vous pouvez faire des dessins plus précis en employant non pas de la craie, mais des crayons de couleur. Il faut noter qu'en raison de leurs dimensions, les flipcharts et les whiteboards conviennent surtout aux présentations et aux exposés destinés à des petits groupes de moins de 30 participants.

L'utilisation d'un rétroprojecteur offre deux avantages de taille : premièrement, un plus grand nombre de participants pourra voir la projection, et deuxièmement, la personne chargée de la présentation ne sera pas obligée de tourner le dos à son public pour rédiger des notes, ce qui renforcera le contact avec son auditoire.

Intégration active du public

Si votre présentation porte sur le budget annuel, cette méthode sera sans doute difficilement applicable. Si toutefois votre présentation a un certain potentiel de participation, il existe des techniques permettant d'intégrer le public à la présentation, de le faire réfléchir et d'attirer davantage son attention. Vous pouvez ainsi, par exemple, utiliser un tableau à épingler : le public est prié de noter ses pensées, ses idées et ses propositions sur des petites fiches, qui seront alors fixées sans problème au tableau à épingler et qui pourront être combinées à souhait. Ce concept peut bien entendu être mis en œuvre à l'aide d'un whiteboard, d'aimants ou de film adhésif.

Obtenir le succès escompté en combinant différentes techniques

Dans le cadre d'une présentation, combiner différents médias est une excellente idée. Les présentations PowerPoint peuvent par exemple devenir plus attrayantes si vous combinez les diapositives virtuelles avec un flipchart ou un whiteboard. Cette manière de procéder très diversifiée vous permet de capter l'attention du public et de vous épanouir sur un plan personnel.

Est-il possible d'envisager des présentations sans PowerPoint et sans flipcharts ?

Si vous ne pouvez pas utiliser PowerPoint ou les flipcharts pour renforcer votre présentation, par exemple à cause des locaux, des moyens techniques ou pour d'autres raisons, vous n'êtes bien sûr pas obligé d'y avoir recours. Il convient toutefois d'accorder une attention toute particulière à la complexité et à la longueur de la présentation. Des phrases bien structurées et simples, un langage imagé, l'illustration par des histoires sont particulièrement importants ici, car cela permettra au public de suivre la présentation sans bénéficier d'une aide visuelle. De plus, cette méthode est conseillée pour les présentations de moins de 30 minutes.

Le polycopié : bénédiction ou malédiction ?

Dois-je distribuer des supports de présentation imprimés ou non ? Cette question mérite réflexion. D'un côté, remettre à son auditoire un résumé des points principaux de la présentation peut être un plus. D'un autre côté, s'ils sont distribués au mauvais moment, les polycopiés peuvent nuire à l'attention de l'auditoire. Si vous souhaitez distribuer des supports de présentation, vous devez donc bien réfléchir aux points suivants au préalable : Quelles informations doivent figurer sur mon polycopié ? S'agit-il d'un résumé de ma présentation ? Est-ce une incitation à se pencher davantage sur le sujet ? Contient-il un exercice à faire pendant la présentation ? Quand dois-je distribuer mon polycopié ? Apporte-t-il un plus à ma présentation ou détourne-t-elle l'attention de mon auditoire ?

S'exercer encore et encore

Vous avez terminé votre présentation, préparé vos documents et choisi votre tenue vestimentaire. Vous devez maintenant vous exercer. Mieux vous connaîtrez votre présentation, moins vous serez dérouté par les imprévus. Il faut répéter sa présentation oralement le plus souvent possible et l'assimiler. Si possible, entraînez-vous devant un public (votre partenaire, votre chien ou votre reflet). Lorsque vous vous serez exercé à l'oral plusieurs fois, une routine se mettra en place. Cette routine sera un atout précieux lorsque vous ferez votre vraie présentation. Si vous êtes en mesure de faire votre présentation sans regarder vos diapositives, vos notes ou vos documents, cela signifie que vous êtes suffisamment préparé. Bien entendu, il ne s'agit pas d'apprendre toute votre présentation par cœur. Si toutefois vous êtes bien préparé et que vous vous êtes bien exercé, vous aurez confiance en vous et ne ressentirez aucune gêne vis-à-vis du public. Et c'est précisément là que réside le secret d'une présentation réussie : si vous vous exprimez avec assurance et de manière convaincante, le public sera captivé même si vous faites quelques petites erreurs.
Conseil : exercez-vous avant d'aller vous coucher. En effet, lorsque vous dormez, votre cerveau traite les impulsions qui lui sont transmises pendant la journée.

Le jour de la présentation

La préparation s'est très bien passée, vous savez à présent ce que vous allez présenter, à qui et avec quels outils. Il s'agit ici de mettre en œuvre ce qui a été prévu au préalable. En fonction de votre niveau de routine en la matière, cette journée particulière débutera lorsque vous prendrez votre petit-déjeuner (vous trouverez ici quelques conseils nutritionnels adaptés à une journée au bureau). Elle continuera par le choix de votre tenue (vous devez vous sentir à l'aise !) et se terminera par les questions de votre auditoire.
Une fois arrivé sur le lieu de la présentation, passez en revue les points suivants :

  • Si vous avez opté pour un moyen de présentation électronique, vérifiez que celui-ci fonctionne bien avant de commencer votre présentation afin de pouvoir résoudre les éventuels problèmes techniques en toute tranquillité. Il vaut mieux apporter une seconde tablette ou un second ordinateur portable pour être paré à toute panne.
  • Si vous utilisez votre ordinateur personnel, désactivez tous les programmes d'arrière-plan afin d'éviter l'apparition de popups ou de messages qui pourraient perturber votre présentation.
  • Si vous utilisez des flipcharts, des whiteboards, etc., vérifiez si le local comporte les fournitures nécessaires à l'écriture ; vérifiez aussi le réglage de la hauteur et le positionnement du support.
  • Si vous vous servez d'un micro, vérifiez d'abord sa capacité de fonctionnement et son volume sonore.
  • Si vous effectuez votre présentation en position assise, veillez à choisir une bonne place d'un point de vue stratégique, une place vous permettant de garder un œil aussi bien sur votre public que sur d'éventuelles diapositives.


À quoi dois-je veiller lorsque j'effectue ma présentation ?

Bien entendu, il est utile de se demander au préalable comment organiser sa présentation et de relever les points auxquels il convient de veiller. Pendant la présentation, il faut toutefois rester décontracté et ne pas se poser de questions sur sa gestuelle, ses expressions faciales, la position des mains, etc. Si vous vous posez ce genre de questions, non seulement vous perdrez en naturel, mais également en concentration. En effet, vous ne serez plus concentré sur l'essentiel, à savoir l'information et le message à faire passer.
La règle d'or est donc d'agir de manière naturelle. Si vous n'êtes pas habitué à insister sur la gestuelle et à sourire continuellement, ne vous forcez pas. En effet, le public le remarquerait tout de suite. Cela ne vous empêche pas de garder certaines informations clés en tête et d'en tenir compte pendant la présentation.
Conseil : ne vous demandez pas ce que les gens pensent de vous. En effet, en règle générale, votre public vous regardera surtout si vous avez quelque chose d'intéressant à raconter.

  • Contact visuel Le contact visuel est important, car il permet d'établir un lien avec le public. Ne vous cachez pas derrière vos documents, ne fixez pas vos notes, sinon, votre auditoire vous échappera rapidement. Il ne s'agit toutefois pas de fixer les participants dans les yeux, car la plupart des gens s'en retrouvent incommodés après quelques instants seulement. Laissez votre regard passer d'un participant à l'autre, établissez un lien, et très important, ne vous laissez pas déstabiliser par certains participants visiblement plus préoccupés par eux-mêmes.

  • Présentation et voix Comme cela a déjà été mentionné, le naturel est d'une importance capitale. Que vous soyez debout ou assis, si vous manquez de naturel, votre public le remarquera et en sera peut-être même incommodé. Dans tous les cas, cela détournera votre auditoire de l'objectif de la présentation. Il faut toutefois veiller à certaines choses. Si vous avez tendance à trop bouger pendant les présentations, si vous faites les cent pas, que vous gesticulez trop, etc., vous pouvez profiter de la phase de préparation pour réfléchir à la manière dont vous intégrerez ce besoin de bouger à votre présentation. Par exemple, si vous avez l'habitude de trop gesticuler, vous pouvez tenir quelque chose dans vos mains, comme un stylo ou vos petites fiches. Vous pouvez aussi vous tenir au pupitre. N'essayez pas de trop réprimer votre gestuelle et vos expressions faciales naturelles, car cela accaparerait votre esprit pendant la présentation. Vous penseriez alors sans cesse à la position de vos mains, au fait de trop bouger ou non, à votre sourire, etc., et vous perdriez de vue l'essentiel, c'est-à-dire votre présentation. Que vous soyez debout ou assis, tenez-vous droit afin d'afficher votre confiance en vous. La posture est un élément essentiel lorsqu'il s'agit de juger une personne dans son ensemble.
    La voix humaine est un instrument puissant pouvant être utilisé de manière ciblée pour fidéliser l'auditoire. La voix reflète la confiance en soi. En se préparant de manière ciblée, il est possible d'éviter de parler avec une voix tremblotante. En principe, les voix graves sont perçues comme agréables par les auditeurs. Avec l'excitation, la voix devient plus aiguë. Si votre voix naturelle est un peu plus aiguë que la moyenne, il est d'autant plus important de baisser un peu le timbre de votre voix. Ici aussi, il convient de rester naturel ; sinon, vous perdrez en sincérité. Adaptez également le volume de votre voix en fonction des circonstances. Si vos auditeurs s'agitent et qu'ils commencent à chuchoter entre eux, parlez moins fort. Vous verrez que le public réagit à ce changement.


  • Vitesse d'élocution et pauses Votre manière de vous présenter ne dépend pas seulement de votre voix, mais également de votre manière de parler. Plus le sujet est complexe et plus le nombre d'informations contenu dans votre présentation est important, plus il convient de parler lentement et de manière réfléchie. Il faut donner à son public la possibilité d'assimiler ce qui a été abordé avant de passer au point suivant. Lorsqu'on est nerveux, on parle souvent beaucoup plus vite qu'à l'ordinaire. C'est la raison pour laquelle il faut s'attaquer à ce problème et penser au fait que, même si on maîtrise un sujet, celui-ci est peut-être totalement nouveau pour l'auditoire.
    Lorsqu'elles sont bien utilisées, les pauses facilitent la compréhension. Donnez à votre public le temps de réfléchir et d'observer la diapositive PowerPoint ou toute autre notice, image ou autre. Les pauses peuvent aussi être utilisées pour souligner de manière efficace ce qui vient d'être dit.

Poser des questions pendant la présentation

Il convient de réfléchir à la manière dont il convient de traiter ce sujet avant de commencer la présentation. En principe, il s'agit de décider si ce genre de questions est souhaitable ou non. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez indiquer poliment que les questions ne pourront être posées qu'après la présentation ou une fois qu'un bloc thématique particulier aura été traité. Le fait de poser des questions pendant la présentation peut surtout paraître déroutant lorsqu'on n'a pas l'habitude des présentations. Dans ce cas, il est fréquent qu'on perde le fil de la présentation, car on est confronté à une situation inconnue et imprévue.

Comment débuter une présentation ?

L'introduction représente la partie essentielle d'une présentation. Le public doit être captivé dès le début. Lorsqu'on perd l'attention de son auditoire, il est très difficile de la reconquérir. Il faut donc éviter les phrases classiques telles que « Bonjour, je suis XY, je suis responsable de… et je vais aborder avec vous tel sujet aujourd'hui ». Réfléchissez à ce qui pourrait intéresser votre public. Commencez votre présentation par une histoire, une anecdote, un exemple intéressant et commencez votre présentation par un début plein de vie et de rythme. Faire une pause avant de commencer la présentation est aussi très efficace. Arrêtez de parler pendant quelques secondes, attirez l'attention de vos auditeurs puis recommencez à parler.

Comment captiver mon public ?

Pour les termes abstraits, utilisez un langage imagé. Si la présentation a pour thème l'écologie, vous pouvez utiliser le mot « vert ». Cela permet au cerveau humain de mieux traiter et enregistrer les termes complexes. Plus ce langage imagé sera employé pendant la présentation, plus le public sera en mesure de comprendre de quoi il retourne. C'est pourquoi il convient d'opter pour une rhétorique « pleine de vie ». Il est aussi particulièrement important de toujours garder un esprit positif. Par exemple, il faut se concentrer sur ce qui s'est bien passé au lieu de pointer du doigt ce qui n'a pas marché. Faites également attention à la manière dont vous vous exprimez et évitez les expressions familières pouvant déclencher des associations indésirables ou, au pire des cas, provoquer le désintérêt de l'auditoire.

Les histoires et les anecdotes personnelles peuvent également vous rendre plus crédible. Si, en tant qu'orateur, vous pouvez illustrer le sujet abordé en évoquant vos expériences personnelles, vous allez utiliser un autre type de langage, car vous allez parler d'une expérience vécue et non de quelque chose que vous aurez appris. Vous allez aussi construire un lien avec votre public en révélant cette information vous concernant. Les personnes présentes pourront ressentir les émotions de l'orateur, se mettre à sa place et ressentir un lien avec lui. Si vous parlez de manière à susciter l'empathie du public, il vous percevra comme étant naturel.

Comment conclure ma présentation ?

À la fin de la présentation, il convient d'atteindre un objectif en particulier, qui est de déclencher une réaction de la part du public. La conclusion doit marquer l'esprit de l'auditoire, elle doit amener les participants à réfléchir et éventuellement à agir. Bien entendu, la fin dépend fortement du type de présentation, de l'effet qu'elle doit déclencher et de ce qui suivra. Si la présentation est suivie de questions ou d'une discussion, vous pourrez relier votre conclusion aux questions adressées au public. Si l'on s'adresse à ses collaborateurs, on y intègre des instructions de travail. S'il s'agit d'une présentation à caractère informatif, la conclusion doit inviter l'auditoire à réfléchir.

Feedback, questions et suivi

Interrogez-vous au préalable sur ce qui suit votre présentation. Qu'il s'agisse d'une session de feed-back, de questions-réponses ou d'une discussion, préparez-vous à toutes les situations pour éviter les surprises.

Réagissez au feed-back de manière ouverte et bienveillante, notez les points importants et donnez toujours à votre interlocuteur l'impression que son opinion compte beaucoup pour vous. Après tout, les auditeurs doivent garder un souvenir positif de cette présentation. Si vous êtes confronté à des questions ou à un feed-back désagréables, restez calme, constructif et poli. Plus vous vous serez préparé au préalable, moins vous risquerez d'être confronté à des questions auxquelles vous ne saurez pas répondre.

Si votre présentation est suivie d'une séance de questions ou de discussion, vous devez réfléchir au préalable aux questions qui seront éventuellement posées et aux points qui devront éventuellement être clarifiés. Si l'on vous pose des questions sur vos affirmations, il est préférable de citer vos sources et de les renforcer par des arguments. Si votre présentation est suivie d'une séance de discussion, endossez le rôle d'animateur et de chef de discussion, et pensez à amener une liste de questions et d'incitations à la réflexion, afin de pouvoir inciter un public peu bavard à discuter. Mentionnez d'autres anecdotes de la vie quotidienne, essayez d'établir un lien avec vos auditeurs, et essayez de les convaincre de partager leurs expériences.

Conclusion

Faire une bonne présentation, ce n'est pas compliqué… lorsque l'on sait comment faire. La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible d'apprendre à faire une présentation attrayante. En vous préparant de manière optimale, en optant pour les bonnes techniques et en les utilisant comme il faut, vous aurez fait un pas de géant en direction du succès. Vous devez en outre avoir une élocution claire et calme, utiliser une syntaxe courte et concise et adopter un langage personnel. Ne soyez pas trop théorique ni trop abstrait, mais établissez plutôt un lien avec votre public en intégrant des histoires, des anecdotes et des expériences personnelles dans votre exposé. Si vous avez recours à une préparation structurée et de bonne qualité, vous ne serez pas déconcerté par les imprévus. Vous aborderez donc votre présentation en toute confiance. Restez naturel et adaptez-vous à votre public. Succès garanti !