Le savoir-être professionnel : ce que vous devez prendre en compte

Modifié le : 27.05.2024 09:58

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Conseils & astuces

Quand vous entendez « bonnes manières », vous pensez inévitablement à des règles d'usage très exagérées et à une table finement dressée avec des couverts en argent ? Vous n'êtes certainement pas seul dans ce cas. Néanmoins, le savoir-vivre n'est pas seulement réservé aux repas pris en société. Il est requis dans tous les domaines de la vie, dont le travail, bien sûr.

Les rencontres entre personnes peuvent apporter leur lot de problèmes, parce que les manières de chacun sont entièrement soumises à une dynamique personnelle. Vous avez sûrement déjà commis des erreurs sans vous en apercevoir ou vous avez peut-être manqué d'en faire. Et vous n'aviez pourtant pas de mauvaise intention. Cependant, lorsque les choses tournent mal, votre carrière peut en pâtir. Il existe heureusement quelques outils simples pour éviter cette situation. Être suffisamment informé sur les usages en vigueur au bureau vous aidera à développer un sixième sens pour éviter les faux pas absolus dans le monde professionnel. Cela pourra vous éviter de mauvaises surprises. Donnez donc l'exemple et prenez des précautions. Nous vous dévoilons ici tout ce qu'il faut savoir sur le savoir-être dans le monde professionnel.

La plupart des gens associent la notion de « bonnes manières » à des règles d'usage strictes afférentes au comportement à table. « Ne surtout pas faire mauvaise impression » est le mot d'ordre, et ce, même si vous devez relever le défi de saisir les bons couverts pour chaque plat parmi la rangée d'ustensiles créatifs disposée à côté de votre assiette. À l'origine, la véritable motivation des nombreuses recommandations en termes de comportement était autre que de donner aux gens un ensemble complexe de règles de bienséance à table. Adolph Freiherr von Knigge était loin d'imaginer qu'on l'associerait plus de 200 ans plus tard au savoir-vivre à table lorsqu'il a écrit son ouvrage Über den Umgang mit Menschen (« À propos des relations avec les gens ») au XVIIIe siècle. siècle. Il se considérait comme un écrivain qui soutenait l'éducation du peuple et il souhaitait surtout promouvoir une bonne entente entre toutes les classes sociales. En ce concentrant sur le savoir-être dans la vie professionnelle, nous nous rapprochons en fin de compte de son idée originale. Après tout, pourquoi se priver de règles de conduite claires si elles peuvent aider à éviter les malentendus et les situations désagréables au bureau ?

La politesse comme ligne de conduite comportementale

Assimilez ce que cela signifie d'être poli avec les autres. Si être poli n'est pas dénué de sens pour vous et est vécu comme la base de votre relation avec autrui, vous ne pouvez pas beaucoup vous tromper. Gardez toujours à l'esprit ce qui pourrait être désagréable pour les autres et ajustez votre comportement en conséquence. Vous vous éviterez ainsi beaucoup d'ennuis. Si vous êtes perçu comme une personne polie et courtoise, vos faux pas éventuels vous seront rapidement pardonnés voire ignorés. Votre savoir-vivre ne pourra entacher votre popularité. Bien au contraire.

Comment saluer vos interlocuteurs dans le bon ordre

Les femmes en premier ? Erreur ! Il existe un principe de base essentiel pour les salutations au bureau : la position prime sur le sexe. Si vous rencontrez plusieurs personnes à la fois et les saluez, vous ne devez pas serrer la main de la stagiaire avant celle du chef de service. Assurez-vous de donner la priorité aux personnes âgées par rapport aux plus jeunes et ne saluez les femmes avant les hommes que dans des cas spécifiques. Les conférences ou les réunions avec un grand nombre de participants vous confronteront à la rencontre de nombreuses personnes simultanément. Dans ce cas, appliquez cette règle tant qu'elle est réalisable et qu'elle semble naturelle. Personne n'attend de vous de faire cinq fois le tour de la table.

Les cartes de visite — comment bien les utiliser

Lors d'évènements, de salons ou de réunions, vous accumulerez rapidement diverses cartes de visite en main. Suivez les règles en ayant vos propres cartes prêtes à l'échange à tout moment. Les cartes de visite reçues ne devraient pas se retrouver automatiquement dans votre poche sans leur avoir accordé l'attention appropriée. Notamment quand il s'agit de contacts importants, il est bon de tenir brièvement la carte entre vos mains, de la regarder et de remercier son propriétaire. Il va de soi que vous n'êtes pas obligé de les scruter en détail, mais si vous ne le faites pas entièrement, vous signalez inconsciemment que vous n'êtes pas intéressé. De plus, cela vous permet de retenir le nom du détenteur.

Retenir la civilité et le nom

C'est un sentiment inconfortable que de ne plus se souvenir du nom ou de la civilité d'une personne. Certes, lorsque vous côtoyez beaucoup de collègues, se souvenir de tous n'est pas aisé, surtout si vous êtes une nouvelle recrue dans cet environnement. Si lors d'un évènement on vous propose le tutoiement à une heure tardive, les choses peuvent se compliquer. Mais cela fait partie de votre job.

Notre conseil : lorsque vous établissez de nouveaux contacts, répétez de suite leur nom plusieurs fois dans votre tête tandis que vous serrez la main. Vous stimulez ainsi votre mémoire des noms. Vous pouvez en outre demander une carte de visite et enregistrer le contact sur votre téléphone portable immédiatement après. Si vous avez une mauvaise mémoire des noms, le simple fait de les saisir et de les enregistrer vous aidera à vous en souvenir. Le simple fait de le saisir et de l'enregistrer vous aidera à vous souvenir du nom en question.

L'usage du smartphone en société

À propos du smartphone : pour beaucoup de gens, utiliser son portable en toute circonstance est devenu un automatisme inconscient, mais ce réflexe n'est pas particulièrement bien accueilli en société. Au lieu de cela, concentrez votre attention sur l'environnement dans lequel vous vous trouvez. Placer le smartphone de manière démonstrative sur la table n'est pas non plus approprié lors d'un déjeuner d'affaires, en plus d'être contraire à toute forme de politesse. Si vous attendez un appel urgent, informez à l'avance votre interlocuteur que vous devrez prendre un appel et remerciez-le de sa compréhension lorsque vous vous retirez brièvement pour décrocher. Pour ce faire, veillez néanmoins à vous lever et à quitter la pièce. Si vous procédez ainsi, personne ne vous en tiendra rigueur.

L'omniprésence de l'ordinateur portable

Outre la manie du smartphone, un autre comportement insidieux contraire aux bonnes manières fourvoie de nombreux employés. Que ce soit chez le client ou lors d'une réunion interne : l'ordinateur portable prend systématiquement place sur la table, suivi de près par le smartphone, et puis est immédiatement ouvert. Or, lorsque vous êtes en réunion avec d'autres personnes, vous devez concentrer votre attention sur eux. Si vous vous consacrez en marge à d'autres tâches, on pourra vous reprocher de ne pas être indispensable à la réunion.

Soyez ponctuel

Le manque de ponctualité chronique est malheureusement monnaie courante dans de nombreuses entreprises, mais ne devrait pas devenir un automatisme. Brisez cette tendance et montrez l'exemple. En arrivant constamment en retard, vous envoyez le message suivant : votre temps est plus important que celui de vos collègues. Le temps dans le milieu professionnel est le bien commun précieux de tous. Utilisez-le avec respect et faites-en sorte d'être ponctuel. Vous ne servez ainsi pas seulement votre réputation, c'est aussi la base fondamentale pour des réunions fructueuses et une culture de discussion réussie dans les entreprises.

La tenue adaptée pour le bureau

La tenue est un sujet pertinent qui permet de tirer des conclusions sur vous en tant que personne, et pas seulement lors des entretiens de recrutement. Votre style vestimentaire doit être soigneusement étudié et toujours refléter votre compétence et votre professionnalisme. Il doit de plus être en phase avec votre position dans l'entreprise. Si tous les autres membres de votre équipe viennent travailler en chemise, vous ne devez retirer votre costume et votre cravate que pour les occasions spéciales. Par ailleurs, votre style vestimentaire ne doit pas être trop osé. En tant que femme, et même si votre silhouette vous le permet, évitez les jupes courtes ou les décolletés plongeants car c'est par votre travail que vous souhaitez convaincre, n'est-ce pas ?

Recevoir correctement les visiteurs

Organisez la réception de vos visiteurs de manière aussi agréable que possible. Donnez-leur toutes les informations nécessaires à l'avance, telles que les possibilités de stationnement sur le site et l'enregistrement dans les locaux de l'entreprise. Allez chercher vos invités à la réception, guidez-les à travers le bâtiment et assurez-vous qu'il y ait de quoi les restaurer. Sachez que vous représentez votre employeur et que votre comportement est essentiel pour l'idée que les visiteurs se feront de l'entreprise.

Observez une distance lorsque vous parlez

Lorsque les gens parlent, ils semblent trouver automatiquement la distance appropriée entre eux. Des études ont montré que cette évaluation est programmée et déterminée culturellement. De plus, il y a des personnes qui, naturellement et sans arrière-pensées, ont tendance à entrer en contact avec leur environnement par le toucher. Elles se tiennent souvent assez proches de leur interlocuteur de manière désagréable et sont assez tactiles. Or le contrôle est de mise. Vous devez toujours garder une distance suffisante pendant les conversations, en particulier dans un contexte professionnel. Même un contact tactile inconscient au niveau des épaules ou du haut des bras peut être perçu comme un geste déplacé. En maintenant une distance professionnelle, vous êtes sûr de ne pas commettre d'erreur.

Restez professionnel, même sous le feu des compliments

Vous vous entendez très bien avec votre collègue dans la vie de tous les jours et appréciez la nouvelle robe qu'elle porte aujourd'hui ? Si vous pensez que vous pouvez ainsi montrer vos compétences en tant que gentleman, faites preuve de réserve en ce qui concerne les compliments qui ciblent l'apparence ou d'autres caractéristiques personnelles de vos collègues. Il est préférable de conserver vos éloges et vos bons commentaires pour les objectifs atteints ou d'autres réussites professionnelles. Même si vous voulez juste être poli, il peut être extrêmement inconfortable pour votre collègue d'être abordé au sujet de son apparence.

Montrez vos compétences sans jouer des coudes

C'est une attitude légitime si vous voulez faire carrière et êtes ambitieux. Mais, vouloir être au centre de l'attention et briller devant les autres ne justifie pas d'oublier vos bonnes manières. En particulier si vous occupez un poste de direction, vous devez montrer le bon exemple. Pour ce faire, il existe quelques règles simples. Laissez les autres parler et n'interrompez personne, même si vous êtes d'un autre avis. Au lieu de dénigrer la performance des autres, prenez la défense des collègues les plus faibles. Vous n'en grandirez que plus. Êtes-vous félicité pour le succès d'un projet dont vous êtes responsables avec d'autres collègues ? Intégrez-les à cette réussite et partagez cette reconnaissance.

Un retour critique doit être constructif et privé

Certes, il peut arriver que l'on s'énerve sans retenue sur certains collègues. Votre côté émotionnel ne doit cependant pas nuire au climat social de l'entreprise ni à votre carrière. Essayez de respirer profondément et d'affronter la situation avec professionnalisme. Si quelque chose ne s'est pas bien passé, votre homologue mérite un retour objectif, dont vous devez lui faire part lors d'une entrevue individuelle. Essayez de toujours trouver des termes constructifs.

Une petite conversation en bonne et due forme

Nous dénonçons ici l'idée reçue qui consiste à dire que les petites conversations sont banales. Lorsque vous discutez, vous risquez de faire un réel faux pas si vous ne respectez pas quelques règles de base importantes. Dans les petites conversations, essayez toujours de répandre une ambiance positive. Évitez les sujets potentiellement conflictuels ou très personnels, comme la religion ou la politique. Parlez des éléments communs du présent, comme le voyage, la chambre d'hôtel ou le programme du soir.

Lorsqu'elles sont bien menées, les conversations sur ceci et cela jouent un rôle important. Si vous brisez en premier la glace, de la sympathie peut naître des deux côtés et créer de la proximité. Lorsqu'une petite conversation est réussie, les problèmes commerciaux sont alors abordés plus facilement.

Le savoir-vivre lors des dîners d'affaires

Les petites conversations font bien sûr partie d'un dîner réussi avec les clients ou les fournisseurs. Le dîner d'affaires est une excellente occasion de mieux se connaître dans une ambiance décontractée, de bien terminer la journée et de renforcer les relations d'affaires. Les sujets difficiles sont plus faciles à aborder lors d'une soirée agréable. Néanmoins, l'ambiance aura beau être plus détendue, veillez à ne pas franchir un certain seuil professionnel. Si vous forcez trop sur la boisson, l'issue peut être embarrassante. Faites preuve de bienséance à table, respectez le personnel de service, et ne soyez pas avare sur les pourboires. Ne soyez pas avare de pourboires.

Familiarisez-vous avec les usages de l'entreprise et de la branche

Vous venez d'entrer en poste dans une nouvelle société ? Inspirez-vous de vos collègues et posez-leur des questions si certaines choses de sont pas claires. Dans les petites entreprises en particulier, les employés se saluent souvent par une poignée de main. Dans les grandes entreprises en revanche, cette habitude est plutôt mal vue. Au sein de la branche, il existe souvent des comportements spécifiques que vous ne découvrez que lors des visites des clients ou des réunions sur des salons. Restez vigilant et donnez-vous un peu de temps pour adopter les codes de votre environnement. N'hésitez pas à vous excuser lorsque cela est opportun.

Vous l'aurez peut-être deviné, les contacts commerciaux à l'étranger compliquent la situation. Il existe une règle claire pour les relations avec les collègues, clients et fournisseurs internationaux : renseignez-vous à l'avance sur les usages nationaux et préparez-vous au mieux afin d'éviter les obstacles et les contrariétés, que vous y voyagiez ou que vous receviez des visiteurs étrangers. Même si les deux parties parlent plus ou moins couramment l'anglais, les barrières linguistiques à elles seules rendent effectivement le travail en commun suffisamment complexe. Si le comportement de l'autre personne est mal interprété, le chaos est inévitable. Alors, n'imposez pas vos règles d'usage à d'autres cultures et respectez les codes qui vous sont étrangers. Votre collaboration s'en trouvera grandement facilitée. De nombreuses entreprises proposent à juste titre à leurs employés des séminaires spécifiques qui réduisent les barrières culturelles.

Les règles doivent favoriser l'entente et éviter les situations désagréables pour tous. Les recommandations en matière de savoir-être professionnel pourront vous fournir une orientation de base et fonctionneront probablement dans la plupart des entreprises. Malgré cela, vous devriez tout de même développer votre sixième sens pour les comportements de votre environnement qui font vraiment sens et pour ceux qui vous conviennent en tant que personne. Restez authentique dans vos relations avec les autres au lieu de vous demander en permanence si votre comportement était bon ou mauvais. En cas de doute, parlez-en aux autres et n'hésitez pas à vous excuser si vous avez offensé quelqu'un à votre insu. Une bonne communication est le garant d'un vivre ensemble réussi, même au bureau.