Conseils pour une meilleure culture de réunion

Deux femmes et un homme se tiennent à une table de conférence. L'une des femmes présente quelque chose sur l'écran.

Il vous est certainement déjà arrivé de vous réunir avec des collègues afin de discuter d'un certain sujet. Pendant la discussion, le groupe aborde un sujet après l'autre. Après un certain temps, tout cela vous semble peu constructif, et vous n'êtes même pas sûr de connaître le véritable objectif de cette discussion. Les minutes s'écoulent ainsi, jusqu'à ce que votre calendrier vous rappelle votre prochain rendez-vous. À la fin de la réunion, lorsque tout le monde quitte la pièce, personne ne sait exactement quelles mesures doivent être prises ni qui doit les mettre en œuvre.

Si vous vivez régulièrement la même chose ou une expérience similaire, cet article est fait pour vous, car dans ce cas, cela signifie que la culture des réunions de votre entreprise a grand besoin d'être optimisée. Nous expliquerons en détail ce qui fait le succès d'une bonne culture des réunions et vous montrerons comment faire pour rendre ces réunions plus efficaces. Si vous respectez les consignes suivantes, vous remarquerez vite une différence. Peut-être vos réunions deviendront-elles alors moins fatigantes que vous le pensez. Mais tout d'abord, nous allons vous expliquer pourquoi les réunions sont si importantes en règle générale.

Peut-être avez-vous passé presque toute une journée dans des salles de réunion. Et même s'il s'agit de réunions virtuelles se déroulant à votre bureau, les e-mails s'accumulent sans pitié dans votre boîte de réception. Vous devez donc non seulement les lire, mais également y répondre le plus vite possible. À la fin de votre longue journée de travail, vous avez mal à la tête, ainsi que l'impression de n'avoir accompli que peu de choses. Être exposé à un véritable marathon en termes de réunions n'est pas seulement une source de stress. Cela a également une mauvaise influence sur votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et de plus, ce n'est pas très efficace. Lorsqu'elles sont bien préparées et que certaines règles essentielles sont respectées, les réunions présentent toutefois d'énormes avantages.

Organiser des réunions est une bonne chose et cela s'avère efficace. Toutefois, il arrive souvent que le nombre de réunions ne soit pas maîtrisé et que ces dernières soient mal structurées. Lorsqu'elles sont organisées de manière ciblée, elles peuvent toutefois faciliter la communication et être source d'efficacité. En effet, lorsque ces réunions se déroulent dans un cercle restreint, c'est l'occasion pour les personnes présentes d'échanger toutes les informations nécessaires et de trouver les solutions adéquates avec les collaborateurs concernés, même les solutions plus complexes. Si des mesures ont été définies à cette occasion, tous les participants le savent et tous se sont mis d'accord sur les personnes devant les mettre en œuvre… et aussi sur le délai à respecter. En fin de compte, tout le monde pourra utiliser ses capacités, tout le monde aura le même niveau de connaissances et les procédures ultérieures seront clairement définies. Toutefois, pour qu'une réunion soit réussie, la ponctualité des participants ne suffit pas.

La culture des réunions et la forme qu'une réunion doit avoir sont des éléments qui dépendent de chaque entreprise. Pour être en mesure de profiter des avantages que recèlent les réunions efficaces, vous pouvez réfléchir aux idées suivantes et vous demander lesquelles vous appliquez consciemment. En effet, certains aspects vous paraîtront peut-être familiers. Cependant, il se peut qu'ils n'aient pas été mis en œuvre de manière suffisamment rigoureuse.

Définir au préalable le but et l'objectif des réunions

Les différents objectifs des réunions : il faut toujours se demander pourquoi on organise des réunions. C'est en effet en se basant sur cet élément que l'on peut prendre les dispositions nécessaires et décider de leur déroulement. Par exemple, on peut organiser un rendez-vous totalement informel. C'est par exemple le cas lorsqu'un supérieur hiérarchique informe son équipe des dernières nouveautés en date. D'autres rendez-vous seront quant à eux organisés dans le but de prendre des décisions ou d'effectuer des présentations pour lesquelles chacun devra se préparer.

Soyez conscient de votre objectif : la définition de l'objectif à atteindre pendant un temps imparti est également étroitement liée à une culture des réunions réussie. Cet objectif doit être d'ores et déjà clairement mentionné dans l'invitation. Le jour de la réunion, cet objectif doit servir de fil conducteur de la discussion.

Définissez concrètement vos attentes : si la réunion requiert une préparation de la part des participants, ou si quelque chose doit être élaboré, il convient de le définir clairement au préalable. Essayez d'éviter les formules courantes comme « Update » ou « Review » et essayez de rester le plus concret possible. Plus vous serez concis, mieux les participants comprendront de quoi il retourne. Si ces conditions sont réunies, le travail s'effectuera plus rapidement.

Élaborer un ordre du jour et une structure pour les réunions

Organisez votre ordre du jour en fonction de l'objectif : une fois l'objectif clairement fixé, il convient de réfléchir dans une prochaine étape aux points à aborder afin d'atteindre ledit objectif. Faites une liste des différents points à aborder pendant la réunion. Vous pouvez également déjà définir les différents responsables et la durée prévue pour chaque point de la réunion. Par conséquent, cela signifie également que certains sujets ne seront pas abordés dans le cadre de cette réunion. Ce dernier point doit absolument être respecté. En effet, ce n'est pas le moment d'aborder des sujets secondaires : il faut se concentrer sur les sujets importants pour l'atteinte de l'objectif. Les sujets moins pertinents peuvent être simplement notés afin d'être à nouveau abordés dans un autre contexte.

Visualisez ces points : en règle générale, l'ordre du jour est mis à la disposition de tous les participants. Le fait de définir ensemble et au préalable les points à l'ordre du jour peut s'avérer efficace. Dans tous les cas, l'ordre du jour doit être abordé et visualisé au tout début de la réunion. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours à des documents préparés ou aux flipcharts. Diverses possibilités s'offrent à vous ici. Il peut également être judicieux de ne définir l'ordre du jour qu'au début de la réunion, avec les participants. Vous pouvez aussi soumettre votre proposition à l'équipe et y réfléchir ensemble. La manière idéale de procéder dépend des conditions-cadres dans lesquelles la réunion se déroule.

Comme le montre cet exemple, toutes les réunions n'ont pas besoin d'être inscrites à l'ordre du jour officiel : si, tous les lundis, chaque membre de l'équipe est tenu de présenter une brève mise à jour de la situation aux autres membres, la tâche est on ne peut plus claire. Le nombre de points à aborder dans l'ordre du jour dépend fortement du type de réunion, du contenu de cette dernière et des personnes présentes. Si votre supérieur hiérarchique doit vous informer sur des sujets importants et sensibles, il aura certainement élaboré un ordre du jour. Il ne vous en fera toutefois pas forcément part lorsqu'il vous invitera à participer à la réunion en question.

Gestion du temps : rythme et durée des discussions

la pause-déjeuner

Toujours envoyer des invitations avec rappels : cette démarche peut se révéler particulièrement utile si certains collègues oublient régulièrement de se rendre aux réunions. Lorsque l'on a beaucoup à faire, on est vite confronté à ce genre de problème. La fenêtre pop-up qui s'affiche alors est bien visible. Les collaborateurs sont ainsi informés sur la réunion à venir, même sur leur smartphone.

Débuter et clore les réunions dans les temps : voilà un autre sujet somme toute banal, mais très important pour un grand nombre d'entre nous. Il n'est pas rare que les réunions professionnelles durent plus longtemps que prévu. Cela peut avoir un lien avec la culture de l'entreprise. Toutefois, il s'agit d'une mauvaise habitude qui a souvent tendance à s'imposer et que les nouveaux collègues prennent rapidement. Lorsqu'une réunion commence dans les temps, cela montre toutefois à toutes les personnes présentes que leur temps est précieux et que ce bien précieux est traité avec respect… et ce, dans l'intérêt de tous. De plus, les réunions sont souvent prolongées lorsque les objectifs n'ont pas été clairement définis, lorsque la réunion n'a pas été bien organisée au préalable ou lorsque l'ordre du jour n'est pas respecté. Bien entendu, il peut aussi arriver que certains points imprévus soient abordés pendant une réunion ou que ces derniers ne gagnent en importance qu'au cours de la discussion. Si cela arrive, c'est génial ! En effet, les réunions sont aussi là pour ça. En cas de doute, ne prolongez pas la réunion indéfiniment ! Il vaut mieux se réunir une nouvelle fois.

Nommer un gardien du temps (ou time keeper) : lorsque les réunions durent plus longtemps, on charge souvent un membre du groupe de surveiller le temps qui passe. En effet, il est difficile de respecter le temps imparti lorsqu'on est en pleine discussion. Vous pouvez signaler la prochaine interruption 5 à 10 minutes avant la fin de la réunion ou avant la pause. Cela vous donnera la possibilité de mettre en place une conclusion pertinente ou de dresser un bilan de la réunion. Pour les groupes plus importants, cette tâche peut être effectuée par l'animateur. Celui-ci sera alors non seulement chargé de diriger la réunion, mais aussi de respecter les délais impartis. Mais nous y reviendrons plus tard.

Repenser la durée des réunions : mais comment fixer au mieux la durée d'une réunion ? Si vous avez un ordre du jour, réfléchissez au temps que vous consacrerez à chaque thème. Prévoyez également une certaine marge en termes de temps. Pour les longues réunions, comptez aussi les pauses. La somme constitue la durée totale de la réunion. De nombreuses entreprises aiment organiser des réunions d'une durée standard de 30 ou 60 minutes, et ce, quel que soit le sujet abordé et quel que soit le nombre de participants. La durée des réunions est surtout fixée de manière standard lorsqu'elles sont organisées régulièrement. Toutefois, l'idéal serait de toujours remettre cela en question et d'y réfléchir.

Remettre en question le rythme des dates récurrentes : la durée des réunions régulières n'est pas le seul aspect devant être remis en question. Il faut aussi revoir le rythme auquel ces réunions sont organisées. Il est vrai que nous, les humains, nous avons nos petites habitudes. Toutefois, il faut aussi parfois adapter quelque peu son rythme aux différentes discussions, par exemple lorsque les circonstances changent. Ainsi, il peut être efficace de se réunir régulièrement avec un collègue ou avec le supérieur hiérarchique au début d'une formation, puis d'espacer ces réunions au fur et à mesure qu'une certaine routine s'installe. Restez donc ouvert aux changements. Il peut être pertinent d'impliquer les autres participants dans le choix de la fréquence.

Définir le groupe de participants

Définir le groupe de participants en fonction de l'objectif :le rôle des participants est déterminant. En règle générale, vous pouvez déterminer qui participera à la réunion et qui assurera le succès de la réunion, en fonction de l'objectif à atteindre. Par exemple, s'il s'agit d'une réunion d'équipe dont l'objectif est de mettre à jour ses connaissances mutuelles ou de prendre des décisions en commun, il convient d'inviter tous les membres du service en question.

Laissez les participants décider s'ils souhaitent ou non participer aux réunions : les réunions ne devraient jamais être considérées comme une contrainte. On peut imaginer que les employés motivés et engagés montreront automatiquement de l'intérêt pour les réunions les concernant. Les opinions peuvent toutefois diverger sur ce point en fonction des valeurs vécues et de la culture d'entreprise.

Mettre en place des participations facultatives : cette mesure peut donner une plus grande liberté de décision à vos employés ou à vos collègues. Par exemple, il suffit parfois qu'un collègue du service se concerte avec ses autres collègues et qu'il représente les sujets et les opinions des autres. Si, dans votre entreprise, la participation aux réunions relève d'ores et déjà du bon vouloir des employés, ce point sera peut-être moins important.

Acceptation ou refus d'invitation : comment garantir la participation

Prévoyez un délai suffisamment long : il est parfois impossible d'éviter les réunions à court terme. Cela doit toutefois rester exceptionnel. En effet, il n'est alors plus possible de travailler de manière structurée. Pour les réunions planifiables à long terme, communiquez le plus vite possible les dates à vos collègues, même si vous n'avez pas encore pris toutes les dispositions nécessaires au sujet des réunions.

Traitement des refus : lorsqu'un collaborateur refuse de participer à une réunion, il le fait généralement pour une bonne raison. Soit il n'est pas disponible, soit il ne voit pas l'intérêt d'y participer. Il est parfois possible de clarifier la raison du refus par téléphone. Si la personne ayant refusé de participer joue un rôle essentiel dans l'atteinte de l'objectif, on peut trouver un nouveau créneau. Si vous avez l'impression que des personnes importantes ne pourront pas être présentes à votre réunion, il vaut mieux décaler la date ou organiser une réunion plus courte.
Que faire si un collègue est absent alors qu'il avait accepté l'invitation ? Oublier une réunion ou oublier d'annuler un rendez-vous important prévu à court terme… Voilà qui est loin d'être idéal ! Toutefois, cela arrive régulièrement sous l'effet du stress. Cela ne doit toutefois pas devenir une habitude. En effet, si la réunion est bien préparée, et donc, si les participants ont été judicieusement choisis, la personne absente aurait eu un rôle décisif à jouer. Il est important de rechercher le dialogue avec cette personne. En effet, cela peut lui faire prendre conscience que son absence impacte les autres participants et éventuellement le projet en question.

Pendant la réunion : animation, structure et procès-verbaux

Le rôle de l'animateur : lorsqu'une réunion est bien animée, cela contribue grandement au succès de la culture des réunions de l'entreprise. En effet, la direction de la réunion relève de la responsabilité de l'animateur. C'est lui qui présente les différents points abordés et qui structure l'ensemble de la réunion. Son rôle est essentiel, car c'est lui qui encourage l'échange entre les différents participants et qui garde toujours à l'esprit l'objectif de la réunion. Il encourage les personnes plutôt discrètes à participer et évite les longues explications ainsi que les discussions s'écartant de l'objectif recherché. L'animateur se doit de montrer de l'estime envers les participants et de rester neutre.

Faites le bon choix :les collègues ou les dirigeants ne peuvent pas toujours assumer le rôle de l'animateur à cause de leur fonction habituelle. S'il y a des conflits d'intérêts, on risque de vite passer à côté de l'objectif de la réunion. De plus, l'ambiance risque vite de se détériorer. Dans ce cas, il peut être judicieux d'avoir recours à un soutien externe à l'entreprise.

La mise en place stricte de l'ordre du jour : dans l'introduction, l'animateur définit l'objectif, fait une brève présentation des participants et introduit les informations clés relatives à l'ordre du jour. Il est en outre chargé de clarifier la tenue du procès-verbal dès le début. On peut également se mettre d'accord sur la conduite à adopter pendant la réunion. Ainsi, toutes les personnes présentes seront au fait des conditions dans lesquelles elle se déroulera. La plupart du temps, l'une de ces conditions est de fermer son ordinateur portable et de ranger son smartphone. On entre ensuite dans le vif du sujet pour passer finalement à la conclusion. La plupart du temps, cette partie ne prend que quelques minutes et résume les résultats et les accords convenus.

Les procès-verbaux, un outil pertinent : faire un procès-verbal n'est certainement pas la tâche la plus agréable qui soit, mais il s'agit d'une étape importante de la réunion. Cela permet de retenir des points forts relatifs aux résultats, à la répartition des tâches et aux rendez-vous, en particulier pour les réunions plus longues et importantes d'un point de vue stratégique. Chaque procès-verbal doit contenir des informations supplémentaires, comme le nom des participants, l'heure, le lieu, ainsi que l'objet et le but de la réunion. Le procès-verbal est ensuite mis à la disposition des participants, qui reçoivent alors tous les mêmes informations.
Considérez les participants comme des clients :les participants ont tous consacré du temps à cette réunion. Demandez l'avis des participants et demandez-leur de vous fournir un feedback suite à la réunion. Un dernier tour de table peut vous aider à avoir un aperçu de l'opinion des participants.

Peut-être que certains des points listés ci-dessus vous semblent évidents. Réfléchissez toutefois au nombre de points régulièrement mis en pratique et aux aspects réellement vécus dans votre environnement professionnel. Ce faisant, il convient bien entendu de veiller à ce que la culture des réunions de votre entreprise soit le fruit d'une interaction entre de nombreuses personnes. Parfois, les informations clés d'une culture des réunions sont clairement définies, mais elles ne sont pas mises en pratique. Pour modifier durablement une culture des réunions, il faut non seulement beaucoup de temps, mais également l'intervention d'un grand nombre de personnes. Mais ne perdez pas courage. Si quelque chose ne vous convient pas, commencez par vous analyser vous-même puis passez à l'action. Peut-être pourrez-vous convaincre d'autres collègues. Célébrez aussi les petits succès que vous rencontrerez sur la voie de l'efficacité !

La culture des réunions : comment organiser des réunions fructueuses

Les avantages des réunions