Desk sharing : avantages et inconvénients du bureau flexible
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Le monde du travail évolue et les modèles de travail conventionnels sont remis en question. Dans les bureaux en particulier, de plus en plus d'opportunités voient le jour depuis des années afin de donner naissance à de nouvelles idées et concepts qui sont ensuite développés et adoptés. Le desk sharing (« bureau partagé ») est l'un d'entre eux. Le concept des postes de travail partagés a émergé chez les géants de la technologie de la Silicon Valley, tels que Facebook et Google, qui pratiquent avec succès le partage de bureau depuis de nombreuses années. La scène des start-up s'est appropriée l'idée pour une bonne raison : toute source d'économies est bonne à prendre pour les jeunes entreprises. Le libre choix quotidien du lieu du poste de travail vise à accroître la flexibilité et à économiser de l'espace et des coûts. Mais comme dans tous les domaines, il existe des avantages et des inconvénients. La mise en œuvre du desk sharing doit être mûrement réfléchie. Si vous décidez de l'appliquer, il y a quelques règles à suivre pour garantir que la coopération future se déroulera sans heurts et que personne ne se sentira lésé.
En quoi consiste le desk sharing ?
Comme déjà évoqué, le desk sharing est étroitement lié à l'univers des start-up. Les petites entreprises, jeunes, et surtout, à croissance rapide, n'ont généralement pas le capital nécessaire pour offrir à chaque employé un bureau et suffisamment d'espace. Étant donné que dans un environnement opérationnel moderne, les employés travaillent à domicile, sont en déplacement ou ont des réunions avec les clients, tous les employés sont rarement au bureau en même temps. L'idée du bureau partagé est basée sur l'attribution libre des postes de travail, c'est-à-dire que chaque employé travaille là où il trouve une place libre. Bien sûr, le concept ne s'adresse pas uniquement aux petites entreprises qui n'ont pas assez d'espace. Les grandes entreprises et leurs employés peuvent exploiter le choix flexible du poste de travail.
Le desk sharing, également appelé flex office, évoque certes des économies d'espace, mais également la flexibilité. Grâce au libre choix du poste de travail chaque jour, les employés jouissent de plus de flexibilité dans leur auto-organisation et évitent que la monotonie et la routine aient raison de leur productivité et de leur motivation. Ne pas savoir où et à côté de qui vous serez assis le lendemain matin ou après la pause déjeuner peut être très excitant et passionnant.
Le desk sharing est-il pertinent ?
La pertinence du partage de bureau pour une entreprise dépend de nombreux facteurs divers, dont notamment les employés eux-mêmes. Si au moins une partie de la main-d'œuvre est toujours absente du bureau, le desk sharing peut être un concept judicieux pour éviter les bureaux et les espaces non utilisés. Dans tous les cas, la décision doit être mûrement réfléchie et suppose de s'informer sur ses avantages et ses inconvénients pour être considérée objectivement.
Les avantages du desk sharing
- Atténuation des hiérarchies Si vous décidez d'implémenter le flex office, vous devez idéalement l'appliquer à l'ensemble du personnel, y compris les cadres et les dirigeants. Cela d'une part favorise la volonté des salariés de participer et d'autre part estompe les hiérarchies. La cohésion de l'entreprise peut s'en trouver profondément stimulée.
- Économies de place et de coûts Il s'agit de l'argument principal pour l'introduction des bureaux partagés. En période de flambée des prix de l'immobilier, s'accommoder de moins d'espace peut engendrer de grandes économies, en particulier pour les jeunes entreprises. Dans le meilleur des cas, des économies de coûts réalisables grâce au flex office sont directement réinvesties dans les salaires des employés.
- Image en tant qu'entreprise et employeur Bien que le desk sharing soit basé sur un concept utilisé par les marins et les ouvriers au siècle dernier pour des raisons d'espace et de coût, il n'est devenu moderne et perçu comme innovant et prometteur il y a peu.
- Satisfaction du personnel Une fois que vous êtes pris dans l'engrenage monotone du bureau, la léthargie et la démotivation peuvent rapidement vous envahir. Les mêmes processus de travail tous les jours, au même poste de travail, avec les mêmes voisins de table. Un agencement de bureau flexible combat cette situation. Le desk sharing contraint les employés à quitter leur zone de confort et à se confronter chaque jour à une constellation nouvelle. À première vue, cette remise à plat peut paraître écrasante pour certaines personnes introverties, mais elle ajoute une dynamique au travail quotidien et augmente ainsi la motivation des employés. Comme chacun sait, les employés motivés sont aussi des employés épanouis, car il n'y a rien de pire que de s'ennuyer au travail.
- Empathie Lorsque vous devez chercher un nouveau poste de travail chaque jour, vous avez soudainement besoin de compétences résolument nouvelles. Il se peut bien que soit assise à côté de vous une personne différente chaque jour et cela demande beaucoup d'empathie. Vous devez constamment vous adapter à une nouvelle situation de travail et à un nouveau voisin de table. La capacité d'empathie des employés est ainsi façonnée et vous apprenez à traiter avec une grande diversité d'individus et de méthodes de travail et peut-être aussi à vous bonifier à leur contact. Et le meilleur reste que si la chimie ne prend pas, vous êtes assuré de pouvoir chercher une nouvelle place au plus tard le lendemain.
- Échange d'informations Autant que puisse coûter le changement constant des voisins de table, vous pouvez également en tirer profit. Avec la conception flexible du poste de travail, les bureaux ne sont plus divisés en départements et services, et tout le monde peut parler à tout le monde. Vous apprenez ainsi à connaître les méthodes de travail, les besoins et les défis des autres services. Lorsque des employés dont les zones de travail semblent n'avoir rien en commun se mettent à collaborer parce qu'ils se retrouvent assis côte à côte, il en résulte des connexions et des approches de solutions complètement nouvelles. Des informations sont échangées, de nouvelles perspectives sont créées et des idées innovantes voient le jour.
- Créativité et flexibilité Le desk sharing insuffle une dynamique dans le quotidien professionnel. Les postes de travail sont utilisés de manière flexible par les employés en fonction de leurs besoins ponctuels. L'échange quotidien d'informations avec une grande diversité de collègues peut générer de nouvelles approches et stimuler la créativité de chacun. Les employés peuvent vivre de nouvelles expériences, découvrir de nouvelles façons de penser, et sont moins tentés de se replier sur leur zone de confort, pouvant potentiellement les conduire à un sentiment d'inertie. Le travail créatif et flexible décuple la motivation et par conséquent la productivité du personnel. Cela profite à la fois à l'éthique de travail et à la productivité de l'entreprise. Plusieurs études ont déjà prouvé que les entreprises qui appliquent avec succès le concept de desk sharing ont ensuite obtenu de meilleurs résultats économiques.
Pour les dirigeants, s'accoutumer à devoir chercher chaque jour un nouveau poste de travail peut prendre au départ un certain temps, mais ils constateront finalement par eux-mêmes que la créativité dans la réflexion s'en trouve renforcée et que les modes de travail établis sont assouplis et repensés.
Nul besoin de bureau personnel pour chacun des employés ni de cloisons de séparation amovibles entre les bureaux qui contredisent complètement l'idée véhiculée par le concept de desk sharing. De plus, il faut généralement moins de postes de travail que d'employés, car tous les employés ne sont pas tous les jours au bureau. On évite ainsi que des tables ou des bureaux soient vides pendant des jours ou des semaines. Les postes de travail existants sont toujours réellement utilisés. Les entreprises prétendent pouvoir réaliser une économie maximale de 30 % grâce au desk sharing.
Il ne faut pas non plus oublier que les petits bureaux ont besoin de moins de chauffage et de climatisation et que d'autres ressources peuvent être utilisées plus efficacement si l'espace disponible n'existe qu'autant qu'il est réellement nécessaire. Et c'est un bon point pour l'environnement. Retrouvez plus d'idées sur le thème de la protection de l'environnement et de la durabilité au bureau ici.
Une entreprise peut de cette manière donner un nouvel éclat à sa marque et à son image. Jeune, moderne et créatif, le flex office est très attractif pour la jeune génération. Il est l'indicateur qu'une entreprise est prête à créer une atmosphère de travail contemporaine et à appliquer des concepts de travail nouveaux et flexibles.
Les inconvénients du desk sharing
- Dépense de temps et diminution de la productivité Le temps mis en œuvre est un facteur important dans le concept de desk sharing. Chaque matin, après chaque pause déjeuner, après chaque réunion, les collaborateurs doivent se chercher un nouveau poste de travail et l'aménager. Concrètement, cela signifie : déballer et câbler l'ordinateur portable, ajuster le bureau et la chaise de manière appropriée, etc. Le tout additionné peut entraîner une perte considérable de temps de travail — du temps dont les salariés manquent en fin de la journée — et donc impacter négativement la productivité. Après le changement de poste de travail, tout réinstaller pour pouvoir continuer à travailler comme si de rien n'était, est non seulement chronophage, mais vous courez aussi le risque de perdre le fil et de devoir tout recommencer.
- Manque de confiance entre les employés Réagir avec méfiance devant les changements est dans la nature de l'homme. Il existe sûrement des employés qui ne supporteront pas le principe du desk sharing. Surtout pour les personnalités introverties, devoir chercher constamment un nouveau poste de travail peut être un facteur de stress important. Or Le stress provoque des troubles dans l'entreprise et peut créer une atmosphère d'incertitude. Par conséquent, les employés doivent être consultés au moment de décider si le concept de bureau flexible convient à l'entreprise et doit être intégré. Réaliser une phase de test permet généralement de savoir si le desk sharing profite aux employés ou bien s'ils réagissent plus stressés et agités.
- Concurrence pour le choix du poste de travail On pourrait penser qu'entre adultes, la répartition équitable des postes de travail se ferait d'elle-même grâce au changement quotidien. Malheureusement, il n'en est rien. Dans chaque entreprise, il y aura probablement des postes de travail et des bureaux perçus comme « meilleurs » ou « moins biens ». Pour peu que l'impression s'installe que les « bons » bureaux reviennent toujours à certains employés, la concurrence lors du choix peut se faire rude.
- Cohésion d'équipe moindre L'échange d'informations avec de nouveaux collègues de différents départements peut présenter de grands avantages en termes de nouvelles perspectives et idées, mais dans le même temps, le desk sharing peut nuire à la cohésion avec votre propre service et votre propre équipe. C'est logique, puisque vous n'êtes probablement plus assis tous les jours avec les collègues qui travaillent sur le même sujet et vous ne pouvez donc pas échanger spontanément. Par conséquent, dans le cadre du desk sharing, une attention particulière doit être accordée à la pérennité de la dynamique et des échanges au sein de l'équipe et, si nécessaire, à la cohésion avec les différentes activités de l'équipe.
Bien que le desk sharing soit sensé dans l'idéal favoriser l'empathie et une meilleure collaboration entre les employés, le concept peut se retourner contre eux et certains employés peuvent se sentir lésés. Ils peuvent se sentir exclus et repoussés, ce qui à son tour engendre des tensions et des troubles dans toute l'entreprise. En particulier, les employés qui ne sont pas déterminés et sûrs d'eux risquent de perdre à plusieurs reprises à ce jeu de chaises musicales, ce qui réduira leur productivité et augmentera leur sentiment de stress.
Conseil : Si vous décidez de mettre en œuvre le concept du flex office dans votre bureau, assurez-vous d'inclure les employés et le comité d'entreprise dans cette décision. Vous voulez naturellement éviter de passer outre les personnes concernées, car cela conduit presque toujours au rejet.
Comment garantir la réussite du travail en flex office ?
Les différents avantages et inconvénients du desk sharing le montrent bien : l'aménagement d'un concept de bureaux flexibles peut apporter beaucoup à une entreprise, mais il doit être mis en œuvre correctement et nécessite l'adhésion de chacun. Ce n'est qu'alors que le succès de l'entreprise pourra se poursuivre ou même s'accroître. Le meilleur moyen de motiver tout le monde est de les impliquer dans la prise de décision. Chacun doit avoir la possibilité de faire connaître ses convictions, faire valoir ses idées et exprimer ses pensées.
Si vous parvenez à la conclusion que le desk sharing est exactement ce qu'il faut pour votre entreprise, si vous en avez discuté avec le personnel et s'il est d'accord, il est essentiel d'introduire et de mettre en œuvre des règles précises auxquelles tout le monde adhérera sans exception. Le partage de bureau est un concept très interactif qui se nourrit du fait que les personnes travaillent ensemble, se concertent et sont flexibles. Une fois que tout le monde a compris de quoi il s'agit et quelles sont les règles du jeu, il y a de fortes chances que le travail au bureau évolue pour le mieux.
Les règles du desk sharing
Des postes de travail identiques
Règle numéro un : l'équité. Tous les postes de travail doivent être conçus à l'identique. Personne ne doit avoir l'impression que l'un est meilleur que l'autre. Le sentiment de partialité ne doit pas se propager, afin que chacun puisse commencer à travailler à tout moment sans aucun souci. En plus d'une table et d'une chaise, le poste de travail doit avoir une station d'accueil, un écran et un clavier externe.Des tables et des chaises à hauteur ajustable
Les tables et les chaises doivent être identiques également, et doivent pouvoir être ajustées individuellement. Chaque employé doit en effet pouvoir utiliser chaque poste de travail indépendamment et sans que cela nuise à sa santé. Des tables et des chaises à hauteur ajustable garantissent une même utilisation du poste de travail par des personnes de différentes tailles. Pour que chacun sache faire les réglages personnels, veillez à nommer un employé qui sera responsable de la formation et des explications.De la place pour le privé
Le partage de bureau rend impossible l'aménagement individuel du poste de travail avec des objets privés. Non seulement parce qu'apporter des choses personnelles est en contradiction avec le principe du bureau partagé, mais aussi parce que le changement répétitif de poste de travail en serait d'autant plus chronophage. Il existe différentes options pour que les employés puissent ranger l'un ou l'autre objet privé sans gêner les autres. Par exemple, vous pouvez fournir un casier, un caisson mobile ou un compartiment ouvert à chaque employé.Une politique du bureau propre
Donner de l'espace disponible aux employés d'une manière différente pour les objets privés va de pair avec la politique du bureau propre. Le principe est le suivant : il faut laisser le poste de travail dans l'état dans lequel on l'a trouvé. Ne pas laisser traîner de tasse à café vides, ou autres assiettes et bloc-notes afin que le desk sharing se déroule de manière pacifique.Des casques audio pour tout le monde
Si les téléphones font partie de l'équipement de base du poste de travail, ils doivent être identiques, entre autres pour éviter les difficultés de fonctionnement. Que la communication se fasse via des téléphones fixes ou des logiciels de télécommunication, il faut veiller à ce que chaque employé dispose de son propre micro-casque, car l'hygiène sur le lieu de travail est une question extrêmement cruciale.De l'auto-organisation
Le concept de flex office nécessite beaucoup d'auto-organisation et de gestion du temps de la part des employés. Ils ne reviennent pas tous les jours au même bureau avec les documents et notes laissés la veille, ils doivent au contraire se réorganiser encore et encore. Le passage au desk sharing constitue également un moyen optimal de former les employés à l'auto-organisation. Vous trouverez ici des conseils et des astuces pour travailler de manière structurée.La protection des données
Depuis l'introduction du RGPD, la protection des données est sur toutes les lèvres. Qu'il faille protéger les données sensibles n'est cependant pas nouveau. Si votre entreprise travaille avec des données particulièrement sensibles, réfléchissez à la meilleure façon de les sauvegarder et de les stocker, par exemple dans une archive verrouillable. Informez-vous davantage sur la question de la protection des données au bureau.Conclusion
Les entreprises modernes ne peuvent échapper aux nouveaux concepts de travail. Le principe du flex office en fait partie. Ce concept est surtout intéressant pour les entreprises dont une partie du personnel travaille hors du bureau, que ce soit en raison du télétravail, des voyages d'entreprise, des réunions, etc. La nouvelle génération considère les bureaux partagés comme innovants, alternatifs et donc attractifs. Les employés travaillent plus étroitement, apprennent à se connaître et échangent plus d'informations. Le desk sharing stimule la créativité, la sociabilité et lorsqu'il est bien mis en œuvre, la productivité. Mais il comporte aussi quelques embûches dont il faut avoir conscience et discuter. Au bout du compte, le desk sharing fonctionne et réussit seulement si tous les employés sont impliqués dans le processus de décision, que leurs opinions et leurs préoccupations sont prises au sérieux et que tout le monde joue le jeu eu égard aux règles.