Les meilleures astuces pour une réunion récurrente réussie

De rendez-vous en rendez-vous : le quotidien au travail de nombreuses personnes se résume à une succession de réunions, si bien qu'il ne reste plus de temps à consacrer au travail opérationnel et aux tâches quotidiennes. Qu'elles requièrent une présence physique ou virtuelle, les réunions sont un grand facteur de stress au bureau. Rien d'étonnant dans ces conditions qu'une réunion récurrente ne jouisse pas d'une très bonne réputation. L'organisation de réunions sous forme de rendez-vous récurrents comporte néanmoins de gros avantages et devient rapidement un outil précieux de collaboration lorsque la préparation est bien menée en amont. Car il faut dire que les sujets abordés lors d'une réunion récurrente sont souvent d'une importance capitale pour les équipes. Vous apprendrez ici ce qui est important dans le déroulement d'une réunion récurrente, afin que vous puissiez vous aussi profiter de l'échange.

D'une part, il faut dire que les salariés d'aujourd'hui passent trop de temps assis en réunion. La cadence et la durée des réunions récurrentes sont rarement axées sur les besoins réels des projets. Dans les phases intenses et agitées, la nécessité d'une bonne coordination est évidemment plus élevée que dans la période plus calme de suivi du projet. Néanmoins, les réunions continuent de se dérouler de manière habituelle. C'est-à-dire que c'est la routine et non pas le besoin qui dicte le cadre des réunions. L'aveuglement professionnel refait surface et laisse des traces.

Par ailleurs, les réunions récurrentes sont rarement organisées avec efficacité et sont de fait perçues comme une perte de temps. Cela commence souvent par une définition absente ou vague de l'objectif de la réunion, mais la composition de l'assemblée joue aussi un rôle. Il arrive trop souvent que des personnes participent à une réunion récurrente, alors qu'elles ne peuvent apporter qu'une modeste contribution ou ne sont pas concernées par la plupart des sujets. Quelquefois, le problème réside dans la préparation ou la taille générale de l'assemblée : Plus il y a de participants, plus le défi est grand. Il suffit de plus que le timing ne soit pas respecté pour que le mécontentement gagne le groupe à juste titre.

Tout cela est à la fois peu motivant et onéreux, car ce précieux temps de travail gaspillé engendre des frais élevés. D'autre part, on retrouve souvent dans toutes sortes de réunions récurrentes des participants stressés dont le premier réflexe est d'ouvrir leur ordinateur portable pour s'adonner à d'autres tâches. Le nombre élevé de réunions oblige en outre de nombreux participants à prolonger leur journée de travail, car ils leur restent autrement trop peu de temps pour effectuer leurs tâches. Finalement, dans les réunions et notamment celles qui sont récurrentes, la parole est abondante, mais le passage à l'acte est plus rare. Cela ne doit toutefois pas être une fatalité.

Comme dans toutes les choses de la vie, une bonne mise en œuvre est décisive pour une réunion récurrente réussie. Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous dévoilons ci-après un grand nombre de conseils et d'informations, afin que votre réunion récurrente soit efficace et soit un soutien pour votre travail.

Les raisons d'une réunion récurrente inefficace peuvent être multiples. Échangez avec les participants à propos des problèmes et trouvez des solutions ensemble. En termes de planification de réunion récurrente, il est recommandé de ne pas faire cavalier seul, mais au contraire de laisser les autres y participer de manière démocratique. Vous en serez soulagé et augmenterez la probabilité que votre réunion récurrente devienne un rendez-vous privilégié par tous, car il facilite considérablement le travail quotidien. Comme vous le savez, si vous donnez aux autres la possibilité de participer, ils se sentiront pris en compte et montreront automatiquement plus de motivation pour prendre leurs responsabilités.