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Une femme est assise à un bureau et travaille sur un ordinateur.

Comment bien rédiger un e-mail ?

Contenu :

Les e-mails font partie du quotidien de beaucoup de gens, dans la vie professionnelle comme dans la vie privée. Dès que l'on allume son ordinateur le matin, les e-mails déferlent les uns après les autres. Et il faut répondre à chaque e-mail ! Cependant, de nombreux e-mails sont lus dès leur réception directement sur le smartphone, avant même que l'ordinateur n'entre en jeu. La communication par e-mail remplace les conversations téléphoniques, les courriers postaux, les newsletters, les catalogues, etc. Vous recevez et envoyez un grand nombre d'e-mails dans le cadre de votre quotidien professionnel. Dans le meilleur des cas, les messages électroniques sont toujours disponibles, ils sont rapides et centrés sur l'essentiel. Cependant, beaucoup de choses peuvent mal tourner avec les e-mails ; ils peuvent être source de mécontentement et de malentendus, qu'il est toutefois possible d'éviter. Pour ce faire, il faut être conscient de ses erreurs et rédiger correctement ses e-mails à l'avenir, en tenant compte de quelques astuces et conseils.

Pourquoi est-il si important de bien rédiger ses e-mails ? Les scientifiques ont découvert qu'il faut en moyenne 15 longues minutes pour se concentrer à nouveau sur son travail après la réception et le traitement d'un e-mail. Sachant que l'on reçoit quelques 30 ou 40 e-mails professionnels par jour, voire souvent plus, leur traitement est très chronophage. Toutes ces interruptions peuvent provoquer du stress et de l'agitation, et par conséquent limiter considérablement notre productivité. Pour être en mesure de rester productif malgré l'énorme quantité d'e-mails reçue tous les jours, vous devriez respecter différents points quant à leur rédaction.

Comment les e-mails sont-ils lus ?

Pour mettre en place un échange d'e-mails couronné de succès, la toute première étape est de savoir qui les lira, comment et avec quoi. Il fut un temps où l'on se concentrait sur le contenu des e-mails qu'on lisait, mais cette habitude appartient au passé ! En effet, les e-mails peuvent être lus à n'importe quelle heure et depuis n'importe où, à condition que l'on ait son smartphone sur soi. C'est là une caractéristique très pratique, mais cela peut aussi se révéler extrêmement contraignant.

On lit ainsi ses e-mails depuis son smartphone ou sa tablette aux arrêts de bus, dans le train, pendant les pauses, etc., c'est-à-dire dans des conditions où l'on est particulièrement distrait. Il convient donc de veiller à certaines choses pour que le message passe quand même. Il ne faut surtout pas écrire simplement ce qui vous passe par la tête. Les textes des e-mails doivent être rédigés de manière courte et concise, et ils doivent résumer l'essentiel. Vous pouvez souligner les principales informations pour qu'elles soient visibles pour le lecteur. La structure de l'e-mail est également très importante. Il doit en effet pouvoir être lu sur les petits smartphones tout comme sur les écrans d'ordinateur.

Comment rédiger un e-mail professionnel ?

Structure, attention et respect : tels sont les maîtres mots en matière de rédaction d'e-mails professionnels. Pour que votre partenaire commercial perçoive votre e-mail comme vous le souhaitez, il n'y a pas que le contenu qui compte. Le reste est tout aussi important. Pour ce faire, prenez un peu de temps et ne vous précipitez pas ; cela en vaut la peine. Parfois, cela vous permet même d'économiser du temps, car les e-mails bien rédigés et concis évitent les correspondances sans fin.

La structure des e-mails est aussi importante que leur contenu. Le texte doit être bien structuré et il doit exprimer clairement de quoi il retourne. Plus le texte est long, moins le lecteur prête attention au contenu. Il faut toujours s'adresser à son partenaire commercial avec politesse et respect, et formuler sa demande de manière à être compris le plus rapidement possible. Pour faire preuve de politesse et de respect, il ne suffit pas de trouver la bonne formule de salutation : il faut aussi bannir les fautes de frappe et éviter d'être trop bavard, tout en restant aimable. Bien souvent, les e-mails rédigés à la va-vite manquent totalement leur objectif, car leur auteur n'a pas tenu compte de ces règles de base. Il est donc absolument nécessaire de les appliquer, et cela prendra moins de temps que ce que vous pensez.

Nous recevons et écrivons un grand nombre d'e-mails dans le cadre de notre quotidien professionnel. Il est donc important de rester bref et de se concentrer sur l'essentiel. Très souvent, on reçoit des e-mails qui ne sont ni importants ni intéressants. Les situations typiques qu'il convient d'éviter sont les suivantes :

  • Les listes de diffusion : souvent, les e-mails sont envoyés à un grand nombre de personnes. Cette méthode est incroyablement pratique, mais peut vite dégénérer, surtout lorsque chaque destinataire « répond à tous ». C'est la raison pour laquelle, lorsqu'on répond à un e-mail, il faut faire particulièrement attention et n'envoyer cette réponse qu'aux personnes pour lesquelles le contenu est réellement pertinent.


  • Les correspondances interminables : les e-mails s'écrivent et se lisent rapidement. Leurs réponses sont elles aussi censées être rapides. En revanche, si l'e-mail suscite des questions et qu'il en résulte une longue correspondance, il vaut mieux décrocher le téléphone et en discuter de vive voix. Conseil : Il est tout à fait pertinent de résumer par e-mail les sujets abordés par téléphone. Tout le monde reçoit ainsi les mêmes informations et l'on évite les malentendus.


  • Les distractions : les journées de travail sont longues et parfois, on a besoin d'une pause. Pendant cette pause, on peut écrire un e-mail à son collègue, par exemple pour lui raconter une blague, pour alimenter les rumeurs ou pour lui envoyer la toute dernière vidéo mettant en scène des chats. Toutefois, la plupart de ces e-mails ne sont que des distractions pour votre collègue et l'interrompent dans son travail. Faites plutôt une pause ensemble et échangez lorsque le moment vous convient à tous.

L'e-mail parfait, étape par étape

Pour que votre message électronique soit perçu par votre destinataire comme vous le souhaitez, nous vous conseillons de procéder étape par étape, afin d'éviter les erreurs. Si vous respectez la bonne procédure, vos échanges d'e-mails seront toujours ce qu'ils sont censés être : efficaces, rapides et ciblés.

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Étape 1 : La bonne adresse e-mail

Utiliser la même adresse e-mail est important à deux niveaux : premièrement, utiliser des adresses différentes pourrait perturber le destinataire. Pour la communication professionnelle, il est préférable d'utiliser exclusivement son adresse e-mail professionnelle. Deuxièmement, l'adresse électronique du destinataire est également importante, car vous devez toujours savoir exactement à qui vous écrivez votre e-mail et sélectionner ou taper correctement son adresse.

Conseil : Si vous envoyez votre e-mail à plusieurs personnes, prêtez attention à l'ordre des destinataires, et pas seulement en ce qui concerne les formules de salutation. La saisie des adresses e-mail doit également respecter la hiérarchie.
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Étape 2 : Un objet pertinent

La ligne d'objet doit être particulièrement soignée, car il s'agit de la première chose que le destinataire de l'e-mail remarquera. En règle générale, c'est en observant la ligne d'objet qu'on décide si l'on va lire et répondre à un e-mail tout de suite ou si on s'en occupera plus tard. C'est pourquoi l'objet doit être formulé de manière à ce que le destinataire puisse deviner l'objectif de l'e-mail à l'aide de quelques mots seulement.

Évitez d'employer des phrases complètes et concentrez-vous plutôt sur quelques mots-clés significatifs. Par exemple, une ligne d'objet comportant le message « Demande de réunion le 03/12 à 15 h au sujet de XXX » peut être résumée plus clairement : « Réunion : sujet XXX, 03/12, 15 h ».

Voici ce qui s'applique en principe : plus c'est bref, mieux c'est. Un coup d'œil doit suffire pour comprendre l'objet de cet e-mail. Si la discussion dure longtemps et que le sujet change au cours de la conversation, il faut également adapter la ligne d'objet en conséquence et l'actualiser.

Par ailleurs, les longues phrases ne sont pas les seules à manquer leur objectif. Il faut également éviter les annonces trop générales. Les objets tels que « Urgent ! », « Une question » ou « Information » doivent à tout prix être évités. Il vaut mieux dire ce qui est urgent, de quoi il s'agit ou révéler l'information.

Conseil : Si votre échange est long, vous pouvez supprimer les divers RE : RE : RE :. Par contre, il ne faut pas raccourcir le corps de texte des e-mails précédents. Conservez toujours la totalité de votre conversation, au cas où vous deviez vérifier quelque chose.
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Étape 3 : Adopter les formules d'appel et de salutation adéquates

Même si vous manquez de temps et que l'e-mail que vous rédigez est très court, veillez toujours à garder une certaine structure. En l'occurrence, cette structure requiert une formule d'appel polie et adaptée. Si l'e-mail ne comporte aucune formule d'appel, le ton donné est complètement différent. Le destinataire aura alors l'impression de ne pas être important et de ne pas recevoir le respect qui lui est dû. Lorsque l'on rédige des e-mails professionnels, il n'est pas toujours évident de trouver les bonnes formules d'appel et de salutation. Voici quelques conseils qui vous éviteront certaines maladresses :

  • Il vaut mieux être trop poli que pas assez. Nous vous conseillons d'adapter votre formule d'appel en fonction de votre degré de familiarité avec le destinataire de l'e-mail. En principe, la formule classique « Madame, Monsieur » est une valeur sûre. Les nuances telles que « Bonjour » ou « Cher/chère » sont acceptables pour les destinataires que l'on connaît bien. Ne gardez les « Salut » informels que pour vos collègues ou vos amis.
  • Utilisez le nom du destinataire. Si vous connaissez le nom du destinataire, vous devez obligatoirement l'utiliser. La formule classique « Madame, Monsieur » ne doit être utilisée que si l'e-mail s'adresse à un grand nombre de personnes ou si l'on ne connaît pas le destinataire de l'e-mail. Il vaut mieux investir un peu de son temps dans la recherche afin de pouvoir s'adresser directement au destinataire. Plus la formule employée est générale, moins vous avez de chance de toucher quelqu'un. Important : orthographiez correctement les noms !
  • Respectez l'ordre des destinataires. Si l'e-mail est adressé à plusieurs personnes, il convient de s'adresser aux destinataires en respectant l'ordre hiérarchique. Commencez par la personne ayant la fonction la plus élevée, puis procédez de manière structurée. Si votre e-mail s'adresse à plusieurs personnes occupant des postes de même niveau, vous pouvez les classer par ordre alphabétique. L'ordre d'envoi sera ainsi compréhensible et personne ne se sentira lésé. Traditionnellement, pour les personnes occupant la même place dans la hiérarchie, on s'adressera d'abord aux femmes, puis aux hommes. Chacun peut décider de conserver ou non cette approche.
  • Destinataires inconnus. Que faire si l'on ne connaît pas le destinataire de l'e-mail ? Dans ce cas, on optera pour la formule générique « Madame, Monsieur ».
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Étape 4 : Une brève introduction

L'introduction d'un e-mail peut avoir plusieurs objectifs :

  • On peut s'adresser au destinataire en adoptant une approche personnelle, et poser des questions sur ses vacances, sa famille, etc., ou commencer par un commentaire ou un compliment.
  • On peut aborder le sujet dès l'introduction et expliquer de manière courte et concise de quoi il est question.
  • Les premières lignes sont utilisées pour se présenter. C'est par exemple le cas dans les lettres de motivation.


    • La suite dépend fortement de la relation personnelle que l'on entretient avec le destinataire ainsi que de l'objectif que l'on souhaite atteindre. S'il s'agit par exemple d'une demande urgente, cela vaut la peine de l'aborder immédiatement. Gardez à l'esprit qu'il est toujours bon de se référer directement au destinataire ou de partager quelque chose que vous avez vécu ou dont vous avez discuté avec lui. Cela permet de souligner votre lien avec cette personne et de montrer que vous lui portez de l'intérêt. Votre destinataire, se sentant valorisé et important, assimilera votre e-mail de manière d'autant plus positive, et y répondra en conséquence.

    Conseil : Évitez les formules standard. Si vous les employez, votre destinataire se désintéressera immédiatement de votre e-mail.
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Étape 5 : Une partie principale claire

Ici aussi, il est important de procéder de manière structurée. Avant de commencer à écrire, vous devez toujours réfléchir aux informations que vous allez mentionner et dans quel ordre vous allez les présenter. Si on écrit sans réfléchir et que l'on est trop bavard, l'e-mail sera la plupart du temps beaucoup trop long. L'objectif d'un e-mail est d'en dire beaucoup avec peu de mots. Vous pouvez procéder comme suit :

  • Collecter des informations :avant de commencer à écrire, il faut d'abord se demander quelles informations doivent être communiquées, et dans quel ordre. Si les informations se rapportent à différents sujets, il est conseillé d'écrire un e-mail par thème, même si vous vous adressez à un seul destinataire. Si vous abordez différents sujets dans un même e-mail, vous risquez de perdre le fil de la conversation si votre échange devait s'avérer plus long. De plus, les e-mails sont souvent archivés par thème ou par projet. Ceux qui abordent différents sujets sont donc difficiles à classer. Par conséquent, il arrive fréquemment que des informations pertinentes soient perdues.
  • Se concentrer sur l'essentiel : une fois les informations collectées, le texte est formulé de manière à ce qu'il ne contienne que les aspects réellement importants. Mentionner des informations générales, c'est bien. Toutefois, cela n'est réellement pertinent que si ces informations servent à comprendre l'e-mail. Vous pouvez écrire les termes ou les phrases particulièrement importants en gras afin qu'ils soient perçus comme essentiels même en survolant le texte.
  • Adopter la bonne structure : les e-mails doivent être formulés et structurés de manière à bien se faire comprendre avec peu de mots. Il n'y a rien de pire qu'un corps de texte long et sans paragraphes. En effet, le lecteur perdra alors le fil et ne percevra pas bien les informations. En effet, le lecteur risque de perdre le fil et de ne plus distinguer les différentes informations. Les énumérations sont idéales pour aborder les différents points et pour ne pas tout mélanger. Les énumérations facilitent également la lecture des e-mails sur les smartphones. De plus, cela permet au destinataire de répondre aux questions point par point. Lorsque vous avez recours aux énumérations, vous n'avez pas besoin de rédiger de longues phrases. Des mots-clés ou des phrases courtes suffisent amplement.
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Étape 6 : Une conclusion réfléchie

Lorsque vous prenez congé du destinataire, il est conseillé de recourir à des formules de conclusion aimables et polies. La plupart de ces formules sont générales, mais elles peuvent aussi se référer au contenu de l'e-mail.

Exemples pouvant être utilisés dans (presque) toutes les situations :

« Nous restons à votre disposition pour toute question relative à notre offre. »

« Je suis heureux de vous rencontrer prochainement dans le cadre de notre réunion. »

« En espérant recevoir de vos nouvelles. »

« Je vous souhaite un bon week-end/de bonnes vacances/une bonne soirée »
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Étape 7 : Une salutation polie

Quelle que soit la durée de votre correspondance, la formule de politesse doit figurer dans chacun de vos e-mails. Il vaut mieux s'habituer tout de suite à toujours utiliser une formule de salutation polie. En effet, chaque e-mail que vous rédigerez doit comporter cette formule. Lorsqu'on prend congé de quelqu'un avec respect, cela exprime l'estime que l'on a envers cette personne. Il ne faut toutefois pas exagérer avec la politesse. Les formules trop pompeuses n'ont pas leur place dans les e-mails professionnels, sauf en politique et dans la diplomatie.

Si on est créatif ou que l'on souhaite l'être, la formule de salutations peut être personnalisée. « Cordialement » convient à toutes les situations, mais elle n'est pas particulièrement créative. Si la formule employée est un peu plus personnelle, cela laissera au destinataire une impression positive qu'il ne faut pas sous-estimer.

On utilisera alors des formules comme « Au plaisir de vous rencontrer », ou encore « Bien cordialement ». Vous pouvez faire part de vos souhaits, comme « Je vous souhaite un bon début de semaine » ou encore « Je vous souhaite de bonnes vacances ».

Important : En français, on emploie une virgule à la fin de la formule de politesse si celle-ci ne comporte pas de verbe. Il faut toujours laisser une ligne vide entre la formule de politesse et le nom et/ou la signature.
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Étape 8 : Une signature professionnelle

En règle générale, les e-mails professionnels comportent une signature. En fonction des dispositions légales en vigueur, celle-ci doit contenir certaines informations, et notamment :

  • le nom complet (avec titre de civilité),
  • le poste occupé au sein de l'entreprise, le métier,
  • le nom de l'entreprise,
  • les coordonnées de l'entreprise (adresse, e-mail, téléphone, site Web),
  • le tribunal d'enregistrement compétent,
  • le numéro de l'entreprise,
  • les noms des gérants (en fonction du type d'entreprise).


    • En général, la signature comporte également le logo de l'entreprise. Il faut tenir compte du fait que de nombreux destinataires n'autorisent pas automatiquement les fichiers images. La signature doit donc être attrayante même sans logo. Les liens de renvoi sur les réseaux sociaux sont également très appréciés.
    En ces temps de cyberattaques et de vols d'informations, la protection des données est un sujet très important. Cela peut également apparaître dans la signature de l'entreprise.

    Conseil : Lorsque vous rédigez un e-mail, vous n'avez pas besoin d'employer la mention « PS ». Le « PS » date de l'époque où les lettres étaient rédigées à la main. Il évitait de recommencer le courrier en cas d'informations manquantes. Ce problème ne se pose pas avec les e-mails puisqu'ils peuvent être modifiés à tout moment.
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Étape 9 : Les pièces jointes

Si possible, nous vous conseillons de renoncer aux pièces jointes, car elles sont souvent ignorées par manque de temps. Toutefois, il arrive qu'elles soient indispensables. Dans ce cas, on respectera trois principes essentiels :

  • Se référer à la pièce jointe dans l'e-mail. N'envoyez pas de pièces jointes dont l'objectif et l'utilité ne sont pas clairs, ou du moins si ces deux aspects ne sont pas clarifiés dans l'e-mail. Renvoyer aux pièces jointes attire en outre l'attention du destinataire, ce qui lui permet de ne pas les oublier.

  • La taille du fichier doit être aussi petite que possible (jusqu'à 5 Mo), étant donné que les boîtes de réception ont un espace de stockage limité. De plus, comme on utilise souvent son smartphone pour lire ses e-mails, le téléchargement d'un gros fichier peut gaspiller un grand volume de données et prendre beaucoup de temps.

  • Avant d'envoyer votre e-mail, vérifiez que la pièce jointe a bien été ajoutée et que vous avez sélectionné les bons documents.

    • Conseil :Lorsque vous envoyez des documents, faites attention au format. Le format PDF garantit une bonne présentation. Les formats des programmes Office peuvent éventuellement parvenir au destinataire sous une forme modifiée.
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Étape 10 : La vérification

Afin d'envoyer un e-mail la conscience tranquille, vous devriez procéder à une dernière vérification.

  • Coordonnées : les données du destinataire sont-elles correctes ? Votre propre signature est-elle correcte ?

  • Relecture : supprimez les fautes de grammaire, d'orthographe et de frappe !

  • Format et contenu : le texte est-il clair et bien structuré ? Peut-on reconnaître de quoi il s'agit et ce qui est important ? L'objectif de l'e-mail est-il clair et le destinataire comprendra-t-il s'il doit y répondre et quelle réponse l'expéditeur attend-il de lui ?

  • Pièce jointe : y a-t-il une pièce jointe ? La pièce jointe ajoutée est elle correcte ?


    • Si la réponse est « oui », vous pouvez envoyer votre e-mail. Si votre requête est particulièrement importante ou urgente, il est conseillé de demander au destinataire de confirmer la réception et/ou la lecture de l'e-mail. Ceci afin d'avoir une preuve que la personne concernée a bien lu l'e-mail et que c'est maintenant à elle d'agir.

Pour résumer : les choses à faire et à ne pas faire lorsqu'on communique par e-mail

Pour s'assurer d'une bonne communication par e-mail, il convient de respecter certaines règles. Dans le pire des cas, il suffit de quelques petits problèmes de structure pour que le lecteur ne comprenne pas l'objectif de l'e-mail.

  • À faire : être bref et en venir au fait

On ne le répétera jamais assez : les e-mails doivent être rédigés de manière courte et concise. Comme pour les présentations manquant de structure (cf. notre article sur les bonnes techniques de présentation), les e-mails trop longs lassent très vite le groupe cible. C'est pourquoi il faut réfléchir au préalable à ce que l'on souhaite dire et à la manière dont on va transmettre le message pour qu'il soit le plus compréhensible possible.
N'utilisez pas trop de termes étrangers et spécifiques. On a tendance à penser qu'utiliser ce genre de termes est un signe de professionnalisme et que cela donne l'impression que l'on connaît son sujet. En réalité, la plupart du temps, ces termes ne font que dérouter le destinataire.
Les abréviations constituent également un sujet délicat. En cas de doute, il vaut mieux écrire les mots et les phrases en entier afin que le destinataire n'ait pas à jouer aux devinettes ni à devoir demander des informations supplémentaires. Ce n'est pas parce que l'on connaît un sujet que l'interlocuteur le connaît lui aussi.

  • À faire : être aimable et poli

Dans la communication écrite, il est particulièrement important d'adopter un ton poli, aimable et respectueux. En effet, les paroles écrites sont sujettes à de nombreuses interprétations. Pour empêcher tout malentendu, il faut donc veiller à employer des expressions polies, mais sans s'écarter du sujet. En cas de doute, utilisez des formules neutres pouvant être perçues comme positives.

  • À faire : appliquer de la structure et de l'ordre

    • Les e-mails doivent respecter une certaine structure. Notre guide étape par étape vous aidera à rédiger vos e-mails professionnels rapidement et de manière compréhensible. Les principes suivants s'appliquent :

  • Construire une structure claire ;
  • Utiliser des phrases courtes (pas de phrases à rallonge !) ;
  • Utiliser des caractères gras et italiques ;
  • Faire des paragraphes (mieux valent trop de paragraphes que pas assez) ;
  • Faire des énumérations et des listes ;
  • Utiliser des formulations simples.


  • À faire : insérer des liens
    • Les liens peuvent être très utiles. Par exemple, si l'on parle de quelque chose qu'on a découvert sur Internet ou si l'on souhaite corroborer ses arguments en se référant à un article, un lien peut être très utile. Il évite d'avoir à tout répéter dans le texte de l'e-mail. Par contre, trop de liens ne feront que dérouter et décourager votre interlocuteur. Il convient donc d'y avoir recours uniquement si cela profite au lecteur.

  • À faire : établir un lien personnel

    • Établissez un lien personnel avec le destinataire. Si ce lien existe déjà, soulignez-le. Si possible, adressez-vous au destinataire en l'appelant par son nom. L'introduction peut aussi contenir une question personnelle ou se référer à des activités communes. La formule de salutation peut être adaptée au destinataire. Bien entendu, il ne faut pas y recourir à outrance. Toutefois, si votre e-mail est rédigé sur un ton légèrement familier, cela le rendra d'autant plus amical, et permettra d'instaurer une ambiance positive.

  • À ne faire pas faire : adopter un ton ironique et mettre des émoticônes

    • Dans certaines conversations, recourir à l'ironie peut être bien vu, voire détendre l'atmosphère. Par contre à l'écrit, elle est quasiment imperceptible et prête souvent à confusion. Si vous souhaitez miser sur la légèreté avec une blague, adressez-vous plutôt directement à vos collègues.

    Les émoticônes n'ont pas non plus leur place dans la correspondance professionnelle. Même si vous souhaitez être aimable, n'oubliez pas que vous vous adressez à un environnement professionnel et que vous devez agir en conséquence. Il est vrai que les smileys, émojis et émoticônes sont extrêmement appréciés, mais ils donnent aussi l'impression que le sujet n'est pas pris au sérieux. Ici aussi, le principe suivant s'applique : mieux vaut en faire part à vos collègues qu'à vos partenaires professionnels ou à vos clients.

  • À ne pas faire : laisser les émotions dicter le ton de l'e-mail

    • Vous connaissez sûrement cette situation. Qui n'a jamais lu un e-mail à la va-vite pour ensuite y répondre sous l'influence d'émotions négatives, et regretter le ton employé quelques minutes plus tard ? Pour éviter qu'une réponse rédigée rapidement soit mal comprise, il faut prendre du temps pour assimiler ce qui vient d'être lu et pour réfléchir à cette réponse. Parfois, prendre quelque peu ses distances peut faire des miracles. Si la situation le permet, cela vaut parfois la peine de méditer là-dessus et d'y revenir le lendemain. En effet, la situation sera alors différente, on sera plus calme et plus à même de régler le problème ou le conflit en restant neutre.

  • À ne pas faire : ignorer les fautes d'inattention

    • Il faut absolument éviter d'envoyer des e-mails non structurés et remplis de fautes de frappe. Premièrement, ce genre d'e-mail renvoie une image négative de l'auteur et deuxièmement, il provoque le mécontentement du destinataire. En effet, le destinataire aura l'impression que l'auteur n'apporte aucune considération à cet e-mail et qu'il n'estime pas nécessaire de le structurer et de le relire avant de l'envoyer.
    En effet, un grand nombre d'erreurs, en particulier les fautes de frappe, peuvent être évitées rien qu'en prenant un peu de temps et en étant attentif lors de la rédaction. En cas de doute, demandez plutôt de l'aide à un de vos collègues, car une fois l'e-mail envoyé, il est trop tard pour corriger les erreurs. Si le destinataire a l'impression que l'on n'accorde pas suffisamment d'attention à la correspondance, cela peut donner lieu à des malentendus et à des conflits.

  • À ne pas faire : résoudre ses conflits par e-mail

    • Les conflits apparaissent même dans les meilleures relations (professionnelles). Il est difficile de les régler par e-mail. En effet, les paroles écrites laissent une place importante à l'interprétation. Il arrive régulièrement qu'un message soit mal compris parce que la formulation manque de clarté. Certains indices permettent de reconnaître le moment où il vaut mieux arrêter les longues correspondances par e-mail et décrocher son téléphone, afin d'éviter tout malentendu ou conflit :
  • Lorsque les émotions vous submergent, mais que vous n'avez pas assez de temps pour méditer là-dessus.
  • Lorsque l'échange comprend déjà un très grand nombre d'e-mails et qu'une solution n'a toujours pas été trouvée.
  • Lorsque vous communiquez avec un inconnu que vous n'arrivez pas à cerner.
  • Lorsque votre propre e-mail ou celui que vous avez reçu ne comporte plus seulement quelques mots, mais qu'il remplit plusieurs pages sur l'écran. C'est au plus tard à ce moment-là que vous devez passer à la conversation orale. En effet, ce sujet semble important pour au moins une des personnes impliquées.

E-mail type

    Pour vous donner un aperçu des points mentionnés dans le présent article, voici un modèle d'e-mail rédigé de manière brève et concise et se référant à un événement commun :

    Objet : Réunion — Début du projet — 03/12 - 10 h

    Monsieur,

    en référence à notre aimable conversation téléphonique de la semaine dernière, j'aimerais vous confirmer les informations clés de la réunion relative au lancement du projet, données que nous avons déjà abordées.

  • Sujet : Détails et lancement du projet XY
  • le 3 décembre à 10 h (durée : env. 1 heure)
  • Salle de réunion 1.2, 1er étage


    • Au total, environ 12 personnes participeront à la réunion. Notre collaboratrice, madame Martin, se chargera d'animer la séance.

    De la nourriture et des rafraîchissements sont prévus.

    Je me réjouis de vous accueillir à la réunion et reste à votre disposition pour répondre à vos questions.

    Sincères salutations,

    Mme Doris Huber

    Chef de projet

    *Signature de l'entreprise (logo, nom, adresse, coordonnées, forme juridique, numéro de l'entreprise, etc.)*

Conclusion

En fin de compte, mener des conversations téléphoniques au bureau n'est pas si difficile que cela, à condition de savoir à quoi il faut veiller. En adoptant quelques principes concernant votre posture et les expressions de votre visage, il est possible d'exercer une forte influence sur sa voix et de mettre son interlocuteur à l'aise. Si vous vous concentrez et que vous êtes à l'écoute de votre interlocuteur, votre appel sera un vrai succès. Lorsque vous téléphonez, vous devez en outre penser à vos collègues de bureau et adapter en conséquence le volume sonore de votre téléphone et celui de votre voix. Si vous suivez ces conseils, vous ne pourrez plus vous tromper, même si vous détestez téléphoner. Pour que votre prochain appel vidéo soit un franc succès, lisez notre article consacré à ce sujet en cliquant ici.