Amélioration des réunions virtuelles

Aujourd'hui, tout le monde connaît le concept du télétravail. Pour diverses raisons, travailler depuis chez soi est une alternative pratique au travail au bureau. Les réunions virtuelles sont un élément central du télétravail. En effet, bien que tout le monde ne soit pas réuni à un même endroit, les réunions s'avèrent tout de même nécessaires. En effet, les offres sont nombreuses et certaines sont plus intéressantes que les autres. Le recours aux appels vidéo est certes très utile pour les réunions, mais il est également source de défis. Vous pensez qu'il est difficile de garder l'attention des participants lors d'une réunion « classique » au bureau ? Dans ce cas, vous atteindrez rapidement vos limites lors d'une réunion virtuelle. Il existe toutefois quelques conseils et astuces qui pourront vous aider. Ils vous permettront d'améliorer vos prochaines réunions en ligne, de les rendre plus efficaces et ainsi d'augmenter vos chances de succès.

Réunion en ligne, réunion virtuelle, appel vidéo, conférence vidéo… Tous ces termes décrivent un même concept. Au lieu d'être assis tous ensemble dans une salle et de s'entretenir face à face, de suivre des présentations, etc., il s'agit ici de participer à ces événements par le biais d'un terminal doté d'un accès Internet et d'une caméra. Ce qui est pratique, c'est que ces réunions numériques peuvent avoir lieu à tout moment et depuis n'importe où, à condition d'avoir à sa disposition un accès Internet et l'appareil qui convient. Il est ainsi possible de rester en contact à tout moment avec ses clients, partenaires commerciaux et collègues, sans avoir à les rencontrer en personne. Cette manière de procéder a un gros avantage comparé aux conversations téléphoniques, car les partenaires peuvent se voir malgré la distance, ce qui facilite grandement l'échange et la compréhension. De plus, les réunions en ligne peuvent inclure un grand nombre de participants originaires des quatre coins du globe. C'est d'ailleurs pour cela que l'on parle aussi de vidéoconférences.

De nombreux fournisseurs proposent des logiciels d'appels vidéo. Certains logiciels de vidéoconférence doivent être installés sur l'appareil, d'autres fonctionnent avec un navigateur et peuvent être utilisés sans que les participants aient à l'installer ou à se connecter. Quel que soit le programme pour lequel vous optez, vous devez absolument apprendre à utiliser votre logiciel avant de commencer votre conférence virtuelle.

Le plus grand défi des réunions en ligne est de garder l'attention du public. Les participants ne sont pas tous réunis dans la même pièce et tous n'ont pas allumé leur caméra la plupart du temps. Il est donc fort probable que nombre d'entre eux ne seront pas toujours concentrés, voire même qu'ils ne seront pas présents physiquement, à certains moments du moins. Pour éviter que les participants s'adonnent à d'autres activités, comme diviser leur écran pour surfer sur Internet, les réunions virtuelles doivent être organisées en fonction d'une stratégie active. Cela signifie qu'il faut bien se préparer, bien réfléchir aux sujets que l'on souhaite aborder et à la manière dont on souhaite présenter ses contenus, afin de captiver son auditoire et de l'intégrer à la présentation.

Si vous devez effectuer une présentation pendant la réunion virtuelle, nous vous conseillons de lire notre article consacré à ce sujet. Il contient de nombreux conseils et astuces qui vous aideront à réussir votre présentation. Il faut toutefois tenir compte du fait qu'il est impossible d'établir un contact visuel avec les participants, car ils se trouvent tous dans des pièces différentes. Ce genre de réunion est sujet à certaines restrictions au niveau technique. Toutefois, les réunions en ligne ont un avantage : elles peuvent être partagées grâce à l'écran. Ainsi, tous les participants peuvent voir de quoi il retourne et suivre la réunion. Il est vivement conseillé de prendre en compte cette fonctionnalité pratique lorsque vous préparez votre matériel.

Si de nombreux collaborateurs font du télétravail, il peut arriver que le nombre de réunions virtuelles échappe à tout contrôle. Pour éviter cela, il faut se demander très précisément pourquoi cette réunion en ligne est organisée, qui doit y participer et combien de temps cette réunion doit durer. Ainsi, cela vaut par exemple la peine de présenter une espèce d'ordre du jour, afin que les participants sachent quel sujet sera abordé et combien de temps la réunion durera. En effet, il ne faut pas que les participants aient l'impression que la réunion aurait très bien pu être résumée en un simple e-mail.

Le choix de l'animateur constitue un autre point essentiel. Il est conseillé de désigner une personne chargée de diriger le déroulement de la réunion, afin que cette dernière se déroule autant que possible sans heurt. Bien entendu, il est possible d'animer sa propre discussion, mais cela peut engendrer des situations stressantes. C'est pourquoi il vaut mieux désigner une personne chargée de faire respecter l'ordre établi. Cette personne décidera ainsi qui parle à quel moment. Elle sera aussi chargée de remédier aux éventuels problèmes techniques. On peut ainsi se concentrer uniquement sur la présentation des contenus. Il faut également penser à octroyer à l'animateur tous les droits d'administrateur nécessaires afin que celui-ci ait un accès illimité à tous les niveaux de la réunion virtuelle.

Si le programme de la réunion est particulièrement vaste ou si un grand nombre de personnes y participent, il est possible de confier le rôle d'animateur à plusieurs personnes. Ainsi, une personne peut être chargée de s'occuper du chat, une autre de l'assistance technique et une troisième des documents éventuels, etc. Chacun doit se pencher à temps sur le rôle qui lui a été attribué et s'y préparer. Cela vaut également pour la personne qui attribue les différents rôles. La réunion en ligne se déroulera ainsi sans heurt, car chacun saura exactement ce qu'il doit faire.

Lorsqu'on organise une réunion virtuelle, l'idéal est de permettre aux participants de se préparer au début effectif de la réunion, d'adapter le fond, etc. Les participants devraient ainsi avoir accès à la vidéoconférence 5 à 10 minutes avant le début de celle-ci. Aucun point spécifique du programme n'est abordé pendant ces minutes supplémentaires. Les participants ont en outre l'occasion d'échanger avant la réunion, comme si cette dernière se déroulait dans une salle prévue à cet effet.

Lorsqu'il est l'heure de commencer la réunion en ligne, il faut garder à l'esprit que l'entrée en matière occupe une place importante ici, comme dans le cas des présentations et conférences « classiques ». L'orateur souhaite éveiller l'intérêt des participants et les impliquer dans la réunion dès le début, afin de capter leur attention. La réunion peut ainsi commencer par une question. Chacun devra y répondre brièvement, en fonction du nombre de participants. Si le nombre de participants est trop important, ce sondage pourrait être effectué sous forme numérique. Chacun pourrait ainsi y répondre et cela ne prendrait pas trop de temps. Ces questions initiales peuvent être personnelles ou humoristiques. Leur objectif est de briser la glace et d'attirer l'attention des auditeurs, voire même de les surprendre. Nos astuces pour une vidéoconférence réussie vous permettront non seulement de faire une bonne entrée en matière, mais aussi de bien mener la réunion dans son ensemble.

Les réunions virtuelles ne se déroulent pas dans l'ambiance stérile d'une salle de réunion, mais dans un environnement dans lequel la concentration des participants est mise à rude épreuve. Il y aura donc forcément des imprévus, ce n'est qu'une question de temps. Lorsque l'on doit faire face à un imprévu, il ne faut en aucun perdre son calme. Au contraire, le mieux est d'utiliser cette interruption à son avantage. La plupart des gens sont stressés et frustrés par les imprévus. C'est pourquoi il est conseillé, dans la mesure du possible, de se demander au préalable comment on réagirait en cas de problèmes imprévus.

Il existe un grand nombre de vidéos amusantes à ce sujet. Elles sont partagées des milliers de fois sur les plateformes de réseaux sociaux. Ces vidéos nous montrent que lorsqu'un enfant ou un animal de compagnie apparaît en arrière-plan, cela peut même avoir un effet positif sur les réunions virtuelles.

Les problèmes techniques… C'est sans doute la forme d'interruption la plus désagréable qui soit ! À ce moment-là, rire ne suffira pas à détendre l'atmosphère. Il faut réagir immédiatement et, dans la mesure du possible, remédier au problème. Problèmes de micro, vidéos pixelisées ou figées, mauvaise transmission… Il ne faut pas longtemps pour que ce genre de problèmes gâche toute la conférence.

Si un animateur a été désigné pour la réunion en ligne en question, il peut se charger des problèmes techniques. Si toutefois le problème persiste, il peut être judicieux d'interrompre la vidéoconférence ou l'appel vidéo avant que la frustration ne prenne le dessus et avant que les participants ne perdent patience. Vous pourrez alors résoudre le problème tranquillement, puis essayer de terminer la conférence plus tard.

Les réunions virtuelles sont un outil très apprécié et pratique. Elles permettent d'entrer en contact avec les clients, les partenaires et les collègues aux quatre coins du globe, et ce, à tout moment. Elles peuvent parfaitement être associées à d'autres concepts de travail modernes. Elles peuvent également constituer la base de leur mise en œuvre (c'est par exemple le cas du télétravail ou du desk sharing). Grâce à divers fournisseurs de logiciels proposant une grande variété de fonctionnalités, les réunions en ligne sont bien plus qu'une simple conversation virtuelle. Il est possible de partager des présentations et des documents, d'effectuer des travaux de groupe, de mettre en place des discussions, de faire des sondages, d'échanger par le biais de chats et bien plus encore. Ce concept pose toutefois un défi majeur. En effet, les sources de distraction auxquelles les participants sont exposés réduisent leur durée de concentration, et il est très difficile de remédier à ce problème, car il est impossible d'exercer un véritable contrôle ici. Toutefois, si on respecte certains points essentiels et si on se prépare à toutes les éventualités, les réunions virtuelles peuvent être un vrai succès, même si on a tendance à vouloir faire plusieurs choses à la fois et malgré les diverses interruptions auxquelles on sera peut-être confronté.